Sligro Food Group is met haar groothandelsactiviteiten marktleider in de Nederlandse foodservicemarkt en met 130 supermarkten ook een toonaangevende retailer. 75 jaar na oprichting is Sligro Food Group nog steeds een ambitieuze onderneming, die zich tot doel heeft gesteld om jaarlijks 10% te groeien. Als je dat wil bereiken in de competitieve foodmarkt, waarin de laatste jaren stevig wordt geconcurreerd op prijs, is efficiënt werken een absolute noodzaak. Met hulp van Docspro heeft Sligro Food Group de verwerking van hun omvangrijke stroom kostenfacturen gedigitaliseerd en verregaand geautomatiseerd. Manager Grootboekadministratie Jac Willems is enthousiast: “De mogelijkheden van deze oplossing overtreffen onze verwachtingen.”
Scannen en herkennen facturen levert steeds meer voordeel op
Jaarlijks komen bij Sligro Food Group ruim 80.000 kostenfacturen binnen. “Door de facturen te scannen en digitaal te verwerken besparen we vier FTE’s”, vertelt Jac Willems. “Dat geeft wel aan wat een enorme efficiencyslag je hiermee maakt. Maar dat is niet het enige voordeel. Je waarborgt ook de volledigheid en traceerbaarheid van de facturen. Bovendien is het systeem zo flexibel dat nieuwe toepassingsmogelijkheden – ook voor andere documentsoorten – moeiteloos kunnen worden ingepast.”
Automatisch herkennen factuurgegevens
De facturen die binnenkomen worden voorzien van een barcode en vervolgens gescand. Intelligente herkenningssoftware leest de factuurgegevens van de gescande facturen en na validatie worden deze gegevens verwerkt in FIS2000, de financiële administratie van Sligro Food Group. “Je kunt bij de inrichting van het systeem opgeven wat er moet worden herkend, en eigenlijk ging dat vanaf het begin perfect,” aldus Jac Willems. “Elke leverancier heeft zijn eigen factuurindeling, maar voor de herkenningssoftware maakt dat geen verschil. Bovendien is het een zelf-lerend systeem: elke correctie wordt onthouden en de volgende keer juist toegepast.”
Naadloze koppeling met financiële administratie
Het systeem herkent de factuurgegevens niet alleen, maar gaat er ook mee aan het werk. Jac Willems: “De herkenningssoftware is geïntegreerd met FIS2000. Het factuurnummer wordt in de administratie gecontroleerd om te zien of de factuur niet eerder is ingevoerd. Aan de hand van het bankrekeningnummer op de factuur wordt gekeken of de leverancier al bekend is en vervolgens worden de juiste gegevens opgehaald, zoals kostenplaats en kostendrager, waarmee een volledig boekingsvoorstel kan worden klaargezet. Dat gebeurt allemaal automatisch. Onze medewerkers hoeven deze gegevens alleen te valideren waarna de boekingen rechtstreeks in de financiële administratie worden ingelezen.”
Meer weten over hoe Sligro factuurverwerking voor zich laat werken?
Lees het volledige verhaal van Sligro over hoe geautomatiseerde factuurverwerking heeft gezorgd voor tijd- en kostenbesparingen.
http://www.sligro.nl