De Goudse Verzekeringen krijgt dagelijks een enorme stapel poststukken
binnen. Vroeger kwam daar veel handmatig werk bij kijken. Na ingebruikname
van een nieuwe, hoogwaardige mailroomapplicatie afgelopen voorjaar is de
efficiency flink verbeterd. Bovendien zal die nog verder toenemen. Begin 2010,
is de verwachting, wordt het moment bereikt waarop zeventig procent van de
inkomende post geheel automatisch wordt verwerkt.
De verzekeringswereld staat voor een deel synoniem aan hoge stapels papier. Dagelijks komen er bij De Goudse circa achthonderd fysieke poststukken binnen, plus nog eens circa achthonderd emailberichten. Het team dat zich om deze documenten bekommert, is Documenten Services. Deze afdeling, met aan het hoofd teammanager Erwin Geurts, is verantwoordelijk voor de inkomende post, de uitgaande post en de print- en reproactiviteiten. Ook het beheer van het magazijn en het archief behoort tot de kerntaken.
Docspro & De Goudse
De Goudse heeft al sinds jaar en dag nauwe contacten met Docspro, in eerste instantie als leverancier van professionele documentscanners en als implementatiepartner voor het digitaal archief, later werd dit pakket uitgebreid met de mailroomapplicatie van Docspro, waarmee gescande documenten automatisch worden geclassificeerd. Gabrie: ‘We zijn in mei 2009 gestart met een proof of concept. Dat was een soort van proefperiode, waarin we wilden bestuderen hoe het automatisch classificeren zou uitpakken. We hebben daar twee soorten documenten voor aangewezen: een aanvraag voor een nieuwe verzekering en een royement voor een bestaande verzekering. De resultaten waren zeer positief. Al op korte termijn werd besloten dit traject een vervolg te geven.’
http://www.goudse.nl/