In 2010 is de regelgeving rondom elektronisch factureren versoepeld. Het staat nu elke organisatie vrij om facturen in een zelf gekozen vorm (PDF, word, Excel etc.) via e-mail te verzenden. De tendens is dat meer en meer facturen via e-mail verstuurd worden. Ook in uw organisatie zult u merken dat u naast papieren documenten ook steeds vaker facturen per e-mail ontvangt. Een aantrekkelijke kostenbesparing ligt dan ook binnen uw organisatie binnen handbereik door de elektronische ontvangst en verwerking van deze facturen geautomatiseerd te laten afhandelen met de Docspro E-mail Importer.
Veel oplossingen voor electronische factuurverwerking voorzien in de afhandeling van uitsluitend digitale facturen. In de verwerking van de papieren facturen die u ook nog steeds ontvangt is echter veelal niet voorzien. Andersom was het tot voor kort niet vanzelfsprekend en eenvoudig om digitaal aangeleverde facturen in het conventionele Kofax proces voor het scannen en verwerken van papieren facturen op te kunnen nemen. De facturen moeten eerst geprint worden, voorzien van een barcodesticker om vervolgens (opnieuw) gedigitaliseerd te kunnen worden. Deze werkwijze brengt extra werkzaamheden en kosten met zich mee. Dit terwijl de komst van digitaal aangeleverde ofwel elektronische facturen juist minder werkzaamheden met zich zou moeten meebrengen. Voor het direct opnemen van een digitale factuur in het Kofax proces hebben wij de Docspro E-mail Importer ontwikkeld. Met de toevoeging van de E-mail Importer aan uw oplossing komt een volledig hybride oplossing tot stand waarin zowel papieren als elektronisch aangeleverde facturen automatisch kunnen worden verwerkt.
Afgelopen week heeft Docspro de nieuwste versie van de Docspro E-mail Importer gelanceerd. Versie 3.0 van de Docspro E-mail Importer beschikt over veel nieuwe en verbeterde functionaliteiten, onder andere;
- Alle e-mail servers die IMAP ondersteunen ook door de Docspro E-mail Importer ondersteund, zoals bijvoorbeeld Exchange, Domino etc.
- De Docspro E-mail Importer draait vanaf heden als een Windows service
- Kofax batchnaam kan worden opgebouwd uit e-mail eigenschappen (bijvoorbeeld: onderwerp en afzender)
- Per e-mailbox die uitgelezen moet worden is een andere administrator e-mailbox op te geven (waar exceptiemeldingen naar doorgezet kunnen worden).
- Het wel of niet versturen van een automatisch antwoord naar de verzender is per profiel in te stellen.
Meer informatie?
Gebruikt u de Docspro E-mail Importer al en wilt u upgraden naar de nieuwste versie? Of wilt u meer informatie over de toegevoegde waarde van de e-mail importer bij de verdere optimalisatie van uw accounts payable proces? Onze collega’s geven u graag meer informatie over de nieuwe en verbeterde functionaliteiten van de Docspro E-mail Importer. Telefonisch zijn wij bereikbaar op 0172-419 334 of via de e-mail sales@docspro.nl.