De rechter komt binnen en veroordeelt u tot de selectie van een enterprise content management (ECM) oplossing. Wat nu?
Het lijkt voor de hand te liggen, maar u kunt niet zomaar iets kopen en hopen dat het werkt. Daarom is het belangrijk om uw doelstellingen vast te stellen en hieruit een lijst met vereisten op te stellen. Door deze aanpak zal ieder groot IT project, waaronder ECM software, een grote kans maken om te slagen binnen uw organisatie.
Voordat u de diepte induikt, zijn er twee vragen die u op weg zullen helpen bij het inzichtelijk maken van de globale doelstellingen voor het ECM project:
- Wat zijn de knelpunten die u wilt wegnemen? (Denk in termen van teveel papier, teveel verschillende systemen, een overvloed aan handmatige processen, problemen om informatie snel terug te vinden en slechte bewaarmethodes)
- Hoe zal een succesvol ECM project eruit zien? (Denk aan gereduceerde onderhoudskosten, voldoen en naleven van specifieke regelgeving en versnelde verwerkingstijd)
Zodra u bovenstaande vragen beantwoord heeft, is het tijd om aan de slag te gaan met de vereisten aan de oplossing. Vanuit onze ervaring is het het beste gebruik te maken van bekende hulpmiddelen om de oplossing, de leverancier en de beoogde besparingen te toetsen.
Hulpmiddelen voor een succesvol ECM project
Eén van de beste hulpmiddelen hiervoor is de request for proposal (RFP) of de request for information (RFI). Een RFP / RFI proces stelt u in staat gericht informatie te verkrijgen van beschikbare oplossingen in de markt. Aan de hand van deze informatie kunt u de juiste beslissing nemen. U kunt namelijk uit de RFP / RFI beantwoording opmaken of de voorgestelde oplossing u kan helpen bij het realiseren van uw eerdere gedefinieerde doelstellingen.
Nu is het tijd om het vonnis uit te voeren, beter gezegd de RFP / RFI op te stellen. Wanneer het aankomt op ECM, is het maken van een RFP / RFI voor een oplossing voor meerdere afdelingen welke integreert met meerdere bedrijfsapplicaties geen kleine taak. U wilt er zeker van zijn dat u de juiste informatie ontvangt in de RFP / RFI beantwoording van de leverancier. Stel daarom vragen die er echt toe doen: Wat wilt u werkelijk realiseren met deze oplossing? Leg duidelijk de knelpunten uit in de huidige situatie met daarnaast uw toekomstvisie met alle eisen en wensen. Dit zal resulteren in een RFP / RFI beantwoording waarmee duidelijk wordt of de geboden oplossing voor uw organisatie de juiste is.
Niet zeker waar u moet beginnen? Om u op weg te helpen vindt u hier een voorbeeld RFP / RFI voor enterprise content management software. Hiermee maakt u direct een vliegend start. Mochten er tijdens het opstellen van een RFP / RFI vragen ontstaan, neem vrijblijvend contact op met Docspro via onderstaand contactformulier, telefoonnummer 0172 - 419 334 of e-mailadres sales@docspro.nl!