Do you want to optimize your accounts payable process and save time and costs? On the accounts payable administration of many company's and organizations yearly many thousands of purchase invoices are processed manual, to a large extend. Booking the invoice manually in your ERP system or financial system, the auditing of the invoice on accuracy, the proceeding of the invoice to validate to the budgetkeeper and the storage of the invoice in the archive, piece by piece are actions which require a lot of time and attention of the accounts payable administration staff.
The benefits
- Shorter runtime invoices (faster validationprocess)
- Seamless integration with ERP or financial system
- Never again lost invoices
- Faster booking of invoices (less manual actions)
- Invoices on insight on every moment on every workstation inside the orginazation
- Short implementation time by using free form OCR (there is no need to create a template for every supplier)
- Storage of invoices in a safe (digital) format.
- Fast earn back time (high ROI)
More and more organizations choose to automate their labour intensive accounts payable process and to optimize in a high extend. The solutions for automatic invoice processing from Docspro makes this possible.
Incoming invoices, invoices connected to contracts or purchase orders and cost-invoices are directly scanned at arrival, automaticly recognized and subsequently digitally processed.
Your accounts payable administration becomes more transparant and much better manageable. The total reduction on manual actions in the accounts payable process can increase to 60%!
How does it work
Dagelijks worden de inkomende facturen direct na binnenkomst gescand zodat deze in het verdere verloop van het proces digitaal beschikbaar zijn voor alle betrokken medewerkers in een organisatie. Dit volledig onafhankelijk van de locatie waar de medewerkers zich bevinden. Professionele documentscanners in combinatie met
Kofax VRS image optimalisatie software zorgen ervoor dat er altijd een scan van hoge kwaliteit wordt gemaakt.
Deze kwaliteit is van groot belang in de volgende stap van het proces, de automatische classificatie en extractie van gegevens van de factuur.
Docspro werkt hiervoor in haar oplossingen met
Kofax Transformation Modules (KTM) van wereldmarktleider Kofax. Met deze zeer geavanceerde module voor free form OCR herkenning worden de gescande facturen automatisch geclassificeerd (bepalen welke leverancier het betreft) waarna middels data extractie de benodigde boekingsgegevens (leverancier, ordernummer, factuurnummer, factuurbedrag etc.) van de factuur worden gehaald.
Doordat gebruik wordt gemaakt van free forms OCR herkenningstechniek hoeft niet voor iedere individuele leverancier een template ten behoeve van de herkenning ingericht te worden. Zo wordt standaard (zonder enige aanvullende configuratie) al een zeer hoog herkenningspercentage op uw facturen behaald. Resultaat hiervan is de zeer korte implementatietijd van onze oplossing.
De validatie van de herkende data is de volgende stap. Aan de hand van uiterst intuïtieve validatieschermen controleren uw medewerkers de herkenningsresultaten. In één oogopslag kan het resultaat worden vergeleken met het gescande document.
Daar waar een correctie in een veld nodig is kan de juiste input door de medewerker worden aangeklikt op het image van de factuur waarna het automatisch wordt overgenomen in het betreffende veld. Aangebrachte correcties worden door het systeem opgeslagen (‘geleerd’) waarna de betreffende factuur in het vervolg wel op de juiste wijze wordt herkend.
Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem (ERP of financieel systeem) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen. Ook order matching of codering kan in deze fase plaats vinden.
Eindresultaat van de validatiestap is een digitale factuur met alle bijbehorende relevante en gecontroleerde boekingsgegevens. Deze wordt vervolgens doorgezet naar uw ERP/financieel systeem en uw digitaal archief. Docspro levert koppelingen met tal van ERP systemen, waaronder FIS2000 en FMS van IBS, SAP, Oracle E-Business Suite, Lawson, Microsoft Dynamics etc.
Neem
contact met ons op als u geïnteresseerd bent in een persoonlijke toelichting op of demonstratie van de mogelijkheden die een oplossing voor de automatische verwerking van inkoopfacturen voor uw organisatie kan hebben.