Het doelmatig en effectief beheren van uw contracten is geen sinecure. Hoeveel contracten zijn door uw organisatie in het verleden afgesloten? Waar worden de contracten bewaard? Wat is de looptijd van de contracten? En misschien wel het allerbelangrijkste, welke verplichtingen bent u aangegaan en welke rechten vloeien er voort uit de door uw organisatie afgesloten contracten?
Door contracten te digitaliseren en onder te brengen in een contractmanagement systeem krijgt uw organisatie grip op bovenstaande vragen.
De voordelen
- Op ieder gewenst moment kan inzicht worden verkregen in de status van een contract
- Contracten kunnen eenvoudig worden teruggezocht en zijn altijd direct vanaf de werkplek beschikbaar
- Contracten worden op een veilige manier opgeslagen en autorisatie kan ingesteld worden tot op document of dossier niveau
- Het systeem signaleert tijdig wanneer de vervaldatum van een contract nadert
- Uitgebreide en eenvoudig te bedienen rapportage functionaliteit
Hoe werkt het
De oplossing voor contractbeheer van Docspro biedt u de mogelijkheid om uw contracten digitaal vast te leggen en te registreren. Bovendien zorgt het systeem ook voor de bewaking ervan wat ondermeer betekend dat (vroegtijdig) wordt gesignaleerd op welk moment u een contract moet verlengen of opzeggen.
De ingebouwde rapportage functionaliteit biedt de gelegenheid om op ieder gewenst moment een gedetailleerd overzicht op te vragen van alle uitstaande contracten. Risico’s worden zodoende tot een minimum beperkt en de aanspraken en verplichtingen die uit de contracten voortvloeien kunnen tot in detail worden opgevolgd en nageleefd.
Optioneel kan ook document workflow functionaliteit aan de oplossing worden toegevoegd en ook integratie met uw ERP systeem behoort tot de mogelijkheden.
Neem contact op met Docspro als u meer wilt weten over onze oplossing voor het veilig en efficiënt beheren van uw contracten.