De informatie die voor een bedrijf van belang is, kent vele verschijningsvormen. Het grootste deel bestaat uit allerlei verschillende soorten documenten: brieven, facturen, rapporten, faxen, formulieren, e-mail, spreadsheets, computer output, multimediabestanden, webpagina’s enz. Bovendien bereikt al deze informatie uw organisatie langs uiteenlopende kanalen en bevindt ze zich veelal op diverse locaties.
Met de inzet van een digitaal archief van Docspro wordt het mogelijk om al deze ongestructureerde data om te vormen tot geordende en toegankelijke informatie.
Voordelen
- Efficient documentbeheer
- Forse besparingen ten opzichte van een papieren archief (archiefruimte, archiefmedewerkers)
- Besparing op kosten voor het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten
- Altijd de juiste en meest recente versie van een document beschikbaar
- Sneller terugzoeken en opvragen van relevante informatie
- Meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig hetzelfde document inzien
- Eenvoudig en veilig delen van bedrijfsinformatie
- Een back-up van uw belangrijke bedrijfsinformatie is (digitaal) voorhanden
Hoe werkt het
Digitaliseren begint bij een goede document scanner. Document scanners komen in verschillende formaten, van een exemplaar dat op uw bureau past tot grote productie versies. Door de documenten bij het archiveren enkele indexgegevens mee te geven kunnen deze ten alle tijden op eenvoudige wijze in het digitaal archief worden teruggevonden. Daarnaast bestaat ook nog de mogelijkheid om documenten en bestanden ‘full text searchable’ te archiveren waardoor ze zowel op basis van metadata als op basis van (fragmenten uit) de inhoud van het document, eenvoudig teruggevonden kunnen worden.
Docspro levert krachtige digitaal archief oplossingen waarin al uw inkomende en uitgaande documenten en overige vitale bedrijfsgegevens veilig, uniform en gestructureerd kunnen worden vastgelegd. Wij werken hiervoor met de uitgebreide ECM productportfolio's van Hyland OnBase en IBM Content Manager.
Uiteraard worden met deze oplossingen intuïtieve gebruikers interfaces (zowel web-based als windows client based) meegeleverd waarmee alle gearchiveerde informatie - ongeacht uit welke bronapplicatie of uit welk jaar - op elk moment op iedere gewenste werkplek beschikbaar kan worden gemaakt.
Bovendien kan een document door meerdere werknemers tegelijk worden geraadpleegd, in originele vorm (bronformaat) en desgewenst rechtstreeks vanuit uw eigen bedrijfsapplicaties.
Daarmee is opslag in het digitaal archief volledig applicatie onafhankelijk, zodat uw documenten tot in lengte van jaren beschikbaar zijn, ook als u overstapt op een nieuw systeem.
Door de inzet van een digitaal archief kan iedere medewerker direct toegang krijgen tot de in dat archief opgeslagen informatie, ongeacht de locatie waar hij zich bevind.
Uw medewerkers beschikken altijd over actuele informatie en de documenten zijn digitaal beschikbaar. Dit scheelt tijd en bespaart kosten doordat het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten niet meer nodig is. Ook kunnen documenten niet meer zoekraken bij het rouleren van bureau naar bureau.
De digitaal archiefoplossingen van Docspro ondersteunen iedere organisatie die de uitdaging wil aangaan om haar productiviteit te verhogen en klantgerichtheid te verbeteren en zijn daarbij schaalbaar op elk gewenst niveau. Neem contact op met Docspro en wij informeren u graag over de mogelijkheden die onze digitaal archiefoplossingen ook voor uw organisatie in huis hebben.