Managing and central recording of all incoming documents directly after entering in your organization. What formerly seemed to be an utopia, can be realized by Docspro with our digital mailroom solution (also known as DMR solution).
Many companies and organizations are confronted by a growing amount of incoming documents. This documents come into the organization via various sources (mail, fax, e-mail).
The manual processing ans distribution of the documents to the right addressee within the organization is mostly labour-intensive and works delaying on further processing of the document.
By input of a digital mailroom solution a large part of this activities can be processed automaticly.
The benefits
- Shorter runtime (faster processing incoming documents)
- Chance of losing documents is minimized
- Less dependent to manual actions by which operational costs are reduced (in the mailroom, as in the rest of the organization)
- Streamlining information input to backoffice systems
- Improved information position towards clients, suppliers and the intern organization
- Storage of al incoming documents in a safe, (digital) size
- Fast earn-back time (high ROI)
Hoe werkt het
Met een digitale postkamer wordt de geografische beperking die verbonden is met de traditionele wijze van postafhandeling (post is niet direct toegankelijk voor thuiswerkers, medewerkers op regiokantoren, mobiele werkers etc.) weggenomen. Documenten zijn, nadat ze zijn binnengekomen in de digitale postkamer, direct toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevind.
De digitale postkamer oplossing moet in staat zijn om een grote diversiteit aan documenten (zowel papieren als elektronische documenten) automatisch te identificeren, routeren en opslaan. Om dit te bewerkstelligen maakt Docspro in al haar DMR oplossingen gebruik van de krachtige OCR functionaliteit van Kofax, de wereldmarktleider op het gebied van intelligente capture & exchange oplossingen.
De workflow in onze DMR oplossing verloopt als volgt;
- Capture: Een inkomend document wordt aangeleverd aan de digitale postkamer oplossing. Papieren documenten worden eerst gescand met een professionele documentscanner (inclusief Kofax VRS) voor een optimale image kwaliteit welke van belang is voor het OCR deel. Reeds digitaal beschikbare bestanden (MS Word, PDF, etc.) kunnen eveneens direct in het capture proces worden opgenomen. Vooraf aangewezen e-mail boxen en faxservers kunnen worden uitgelezen (monitor) waarna ook deze documenten (incl. bijlagen) in het capture proces worden opgenomen.
- Classificatie: De ware kracht van onze digitale postkamer oplossing gaat schuil in de zeer krachtige free-form OCR techniek waarmee een grote variëteit en diversiteit aan ongestructureerde documenten automatisch geïdentificeerd en geclassificeerd kan worden. De classificatie technologie die onderdeel uitmaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) maakt gebruik van verschillende classificatie methodes om de juiste documentsoort te kunnen vaststellen.
Als de juiste documentsoort is vastgesteld is het met KTM bovendien mogelijk om benodigde meta gegevens geautomatiseerd uit het document te lezen. Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem (ERP, CRM) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen.
- Release: De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van meta-data gegevens voorziene documenten kunnen nu worden afgeleverd aan achterliggende DMS, postregistratie, CRM, ERP en ECM systemen. Dit kan in verschillende formaten en ook in delen gebeuren om precies die data die benodigd is voor een specifiek achterliggend systeem of proces in het gewenste formaat en de juiste opmaak bij dat systeem aan te leveren. Ook kunnen de documenten direct worden geplaatst op de workflow van het bijbehorende business proces voor verdere afhandeling binnen de organisatie.
Onze zeer geavanceerde maar bovenal uiterst gebruikersvriendelijke digitale postkamer oplossing is uitermate geschikt voor middelgrote en grote bedrijven en instellingen die dagelijks een behoorlijk volume aan inkomende post te verwerken hebben. Neem
contact op met Docspro voor meer informatie over de mogelijkheden van een DMR oplossing voor uw organisatie.