Verspreid door uw organisatie zijn in de voorbije jaren data- en document management oplossingen (DMS of ECM) in gebruik genomen. Hierdoor zijn informatie repositories ontstaan die zich bevinden op uiteenlopende systemen en platformen zonder dat er enige interactie tussen plaatsvindt. Organisaties die meerdere data of document management oplossingen in huis hebben ervaren in toenemende mate dat zij voor uitdagingen worden geplaatst met betrekking tot het beheer van de in deze document management opgeslagen data en de compliance issues die ermee gepaard gaan.
Documenten migreren, de voordelen
Consolidatie van informatie naar één centrale oplossing levert substantiële voordelen op. Denk hierbij aan;
- Kostenbesparing doordat een geconsolideerde oplossing is veel beter en efficiënter te beheren
- Forse besparingen op licentie-, onderhouds- en supportkosten
- Toegankelijkheid en beschikbaarheid van de belangrijke informatie sterk verbetert
- Complexe integraties tussen verschillende systemen worden vermeden
Documenten migreren tussen verschillende document management oplossingen
Directe gegevensuitwisseling tussen document management oplossingen van twee of meer verschillende document management softwarefabrikanten is in de praktijk onmogelijk. Door de grote verschillen in opslagformaten, databasemodellen, opmaak, data-encryptie en beveiliging die worden gehanteerd, is voor een migratie of consolidatie traject in nagenoeg alle gevallen maatwerk benodigd. Dit maakt migratie- en consolidatietrajecten erg kostbaar en risicovol en ze brengen veelal lange doorlooptijden met zich mee.
Ondanks de uitstekende argumenten die voor consolidatie naar één centrale oplossing spreken, wordt er om deze redenen in de praktijk veelal vanaf gezien of vooruitgeschoven.
Documenten migreren, uitgebreide ervaring in ECM migratie trajecten
Op basis van onze jarenlange praktijkervaring bij het uitvoeren van document management migratie- en consolidatie trajecten en dankzij onze hechte contacten met deskundige en ervaren document management partijen wereldwijd, is Docspro in de gelegenheid om standaard oplossingen te leveren waarmee informatie vanuit verschillende legacy document management systemen kan worden gemigreerd naar een breed scala aan andere document management oplossingen op een transparante en betrouwbare wijze.