Documenten zijn van groot belang voor het goed functioneren van een organisatie. Belangrijke afspraken en overeenkomsten worden vastgelegd in documenten en worden dan een record. Deze records worden voor langere periode bewaard vanwege juridische aspecten. Records Management helpt u bij het beheer hiervan, zoals een controle op de compleetheid van een record en de vernietiging ervan wanneer toegestaan. Dit beschermt uw organisatie tegen juridische risico’s.
Records management, de voordelen
- Controleert automatisch of records compleet zijn (vaste formats)
- Bewaartermijnen vastleggen
- Bewijs van vernietiging (bijv. personeelsdocumenten)
- Bescherm uw organisatie tegen juridische risico’s
- Authenticiteit van records gewaarborgd
Records management, hoe werkt het
Weet u wat er gebeurt met de documenten in uw organisatie wanneer een belangrijke overeenkomst definitief is vastgelegd? Voor regelgeving dient u bepaalde records te bewaren, denk hierbij aan personeelsdossiers, facturen, contracten, etc. Wanneer u een dispuut heeft met een leverancier of klant, kunt u dan de relevante records terugvinden en zijn deze rechtsgeldig? Met de Records Management oplossing van Docspro weet u zeker dat u de juiste records in handen heeft. U beschikt altijd en snel over het benodigde bewijs en beschermt uw organisatie tegen juridische risico’s.
Records management staat voor standaard procedures en afspraken met betrekking tot een selectie van documenten welke zijn vastgelegd als records. Welke documenten worden als record bewaard en welke niet en voor hoe lang worden deze records bewaard? Neem als voorbeeld uw personeelsdocumenten. Deze mag u volgens de wet slechts een beperkt termijn bewaren. Het is dus zaak deze documenten niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Records management helpt u bij het automatiseren van deze verplichtingen.