Veel bedrijven en instellingen zien zich geconfronteerd met een groeiend aantal inkomende documenten. Deze komen via verschillende bronnen (post, fax, e-mail) de organisatie binnen.
De manuele verwerking en distributie ervan naar de juiste geadresseerde is arbeidsintensief en werkt vertragend op de verdere afhandeling van het document. Een digital mailroom ofwel digitale postkamer oplossing maakt hier een eind aan. Alle inkomende documenten direct na binnenkomst in uw organisatie digitaal onder beheer brengen en vastleggen in het document management systeem.
Het Nieuwe Werken kan beginnen!
Wat tot voor kort een utopie leek kan door Docspro gerealiseerd worden met onze digitale postkamer oplossing (ook wel digital mailroom of kortweg DMR oplossing genoemd). Geautomatiseerde documentscanning, documentclassificatie en documentdistributie voor de postkamer.
Met de inzet van een digitale postkamer oplossing kan een groot deel van de traditionele postkamer werkzaamheden (sorteren, verspreiden) geautomatiseerd afgehandeld worden. Bovendien worden alle inkomende documentstromen (ook e-mail en fax) op één centraal punt samengebracht, geregistreerd en verder afgehandeld.
Digitale postkamer, de voordelen
- Kortere doorlooptijd (snellere verwerking van inkomende documenten)
- Kans op zoekraken documenten wordt geminimaliseerd
- Minder afhankelijk van handmatige handelingen waardoor operationele kosten omlaag gaan (zowel op de postkamer als in de rest van de organisatie)
- Stroomlijnen van de informatietoevoer naar de achterliggende systemen
- Verbeterde informatie positie naar klanten, leveranciers en interne organisatie
- Opslag van alle inkomende documenten in een veilig (digitaal) formaat
- Snelle terugverdientijd (hoge ROI)
Digitale postkamer, hoe werkt het?
Met een digitale postkamer wordt de geografische beperking die kleeft aan de traditionele wijze van postafhandeling (post is niet direct toegankelijk voor thuiswerkers, medewerkers op regiokantoren, mobiele werkers etc.) weggenomen. Documenten zijn, nadat ze zijn binnengekomen in de digitale postkamer, direct toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevindt.
De digitale postkamer oplossing moet in staat zijn om een grote diversiteit aan documenten (zowel papieren als elektronische documenten) automatisch te identificeren, routeren en opslaan. Om dit te bewerkstelligen maakt Docspro in al haar DMR oplossingen gebruik van de krachtige OCR functionaliteit van Kofax, de wereldmarktleider op het gebied van intelligente capture & exchange oplossingen.
Digitale postkamer, de workflow
- Capture
Een inkomend document wordt aangeleverd aan de digitale postkamer oplossing. Papieren documenten worden eerst gescand met een professionele documentscanner toegerust met Kofax VRS voor een optimale image kwaliteit. Een optimale image kwaliteit is van belang voor het OCR deel. Reeds digitaal beschikbare bestanden (MS Word, PDF, etc.) kunnen eveneens direct in het capture proces worden opgenomen. Vooraf aangewezen e-mailboxen en faxservers kunnen worden uitgelezen (monitor) waarna ook deze documenten (inclusief bijlagen) in het capture proces worden opgenomen.
- Classificatie
De ware kracht van onze digitale postkamer oplossing gaat schuil in de zeer krachtige free-form OCR techniek waarmee een grote variëteit en diversiteit aan ongestructureerde documenten automatisch geïdentificeerd en geclassificeerd kan worden. De classificatie technologie die onderdeel uitmaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) maakt gebruik van verschillende classificatie methodes om de juiste documentsoort te kunnen vaststellen.
Als de juiste documentsoort is vastgesteld is het met KTM bovendien mogelijk om benodigde meta-data gegevens geautomatiseerd uit het document te lezen. Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem (ERP, CRM) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen.
- Export
De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van meta-data gegevens voorziene documenten kunnen nu worden afgeleverd aan achterliggende DMS, postregistratie, CRM, ERP en ECM systemen. Dit kan in verschillende formaten en ook in delen gebeuren om precies die data dienodig is voor een specifiek achterliggend systeem of proces in het gewenste formaat en de juiste opmaak bij dat systeem aan te leveren. Ook kunnen de documenten direct worden geplaatst op de workflow van het bijbehorende business proces voor verdere afhandeling binnen de organisatie.
De digitale postkamer ook voor u interessant?
Onze zeer geavanceerde maar bovenal uiterst gebruikersvriendelijke digitale postkamer oplossing is uitermate geschikt voor middelgrote en grote bedrijven en instellingen die dagelijks een behoorlijk volume aan inkomende post te verwerken hebben. Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de mogelijkheden van een DMR oplossing voor uw organisatie.