Wilt u uw factuurproces in FIS 2000 optimaliseren en veel tijd en kosten besparen? Op de crediteuren administratie van veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks - nog steeds - vele duizenden inkoopfacturen grotendeels handmatig verwerkt. Het handmatig boeken van de factuur in FIS 2000, de controle van de factuur op juistheid, het doorzetten van de factuur ter goedkeuring naar de budgethouder en het opbergen van de factuur in het archief zijn stuk voor stuk handelingen die veel tijd en aandacht vragen van de mensen op de crediteurenadministratie.
Geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000, de voordelen
- Kortere doorlooptijd facturen (sneller accorderingsproces)
- Naadloze integratie met FIS 2000 van UNIT4 Consist
- Nooit meer zoekgeraakte facturen
- Sneller inboeken van facturen in FIS 2000
- Facturen ter inzage op ieder gewenst moment op iedere plek binnen de organisatie
- Korte implementatie tijd door inzet van free form OCR (niet voor iedere leverancier een template aanmaken)
- Opslag van facturen in een veilig (digitaal) formaat
- Snelle terugverdientijd (hoge ROI)
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om het arbeidsintensieve accounts payable proces op hun crediteurenadministratie te automatiseren en verregaand te optimaliseren. De oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000 van Docspro maakt dit mogelijk.
Inkomende facturen, goederenfacturen en/of kostenfacturen worden bij binnenkomst direct gescand, automatisch herkend en vervolgens digitaal verwerkt en gefiatteerd door de betreffende budgethouder. Uw crediteurenadministratie wordt hierdoor transparanter en veel beter beheersbaar. De totale besparing op handmatige handelingen in het factuurproces kan oplopen tot wel 60%!
Geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000, hoe werkt het?
In vier eenvoudige stappen kunt u ook starten met het geautomatiseerd verwerken van uw factuurstroom in FIS 2000.
- Scannen van inkoopfacturen
Dagelijks worden de inkomende facturen direct na binnenkomst gescand zodat deze in het verdere verloop van het proces digitaal beschikbaar zijn voor alle betrokken medewerkers in de organisatie. Dit is volledig onafhankelijk van de locatie waar de medewerkers zich bevinden. Professionele document scanners in combinatie met Kofax VRS image optimalisatie software zorgen ervoor dat er van inkoopfacturen altijd een scan van hoge kwaliteit wordt gemaakt.
- Herkennen van factuurgegevens
Docspro werkt hiervoor in haar oplossingen met Kofax Transformation Modules (KTM) van Kofax. Met deze zeer geavanceerde module voor free form OCR herkenning worden de gescande facturen automatisch geclassificeerd (bepalen van de juiste leverancier) waarna middels data extractie de benodigde boekingsgegevens (ordernummer, factuurnummer, factuurdatum, factuurbedrag etc.) van de inkoopfactuur worden gehaald.
Doordat gebruik wordt gemaakt van free forms OCR herkenningstechniek hoeft niet voor iedere individuele leverancier een template ten behoeve van de herkenning ingericht te worden. Resultaat hiervan is de zeer korte implementatietijd van onze oplossing in combinatie met FIS 2000 van UNIT4 Consist.
- Validatie herkende factuurgegevens
Aan de hand van uiterst intuïtieve validatieschermen controleren uw medewerkers de herkenningsresultaten. Daar waar een correctie nodig is kan de juiste input door de medewerker worden aangeklikt op de scan van de factuur waarna het automatisch wordt overgenomen. Aangebrachte correcties worden door het systeem opgeslagen (‘geleerd’) waarna de betreffende factuur in het vervolg wel op de juiste wijze wordt herkend.
Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie te vergelijken met gegevens uit uw FIS 2000 omgeving of een ander systeem. Eindresultaat van de validatie is een digitale factuur met alle bijbehorende en gecontroleerde boekingsgegevens.
- Goedkeuren door budgethouders
Met Online Approval kun u ongeacht locatie en tijd facturen accorderen via een zeer gebruiksvriendelijke webomgeving. Ook kunnen gescande inkoopfacturen eenvoudig worden opgevraagd. Dit alles geheel geïntegreerd binnen FIS 2000. Online Approval is hiermee uitermate geschikt voor o.a. budgethouders en managers die niet vertrouwd zijn met de financiële applicatie FIS 2000.
Meer informatie over geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000 binnen uw organisatie? Wij adviseren u graag over de mogelijkheden van een geautomatiseerde factuurverwerking voor FIS 2000. Neem vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel met 0172 - 419 334.