De standaardoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking in SAP omvat het gehele proces van het verwerken van facturen. Dit betekent dat de activiteiten vanaf het digitaliseren van de ontvangen facturen tot het betaalbaar stellen van de factuur geoptimaliseerd zijn.
Geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP, de voordelen
- Kortere doorlooptijd inkoopfacturen
- Meer tijd voor kerntaken
- Naadloze integratie met SAP
- Nooit meer zoekgeraakte inkoopfacturen
- Sneller inboeken van inkoopfacturen (minder handmatige handelingen)
- Inkoopfacturen ter inzage op ieder gewenst moment op iedere plek binnen de organisatie
- Korte implementatie tijd door inzet van free form OCR (niet voor iedere leverancier een template aanmaken)
- Opslag van inkoopfacturen in een veilig (digitaal) formaat
- Snelle terugverdientijd (hoge ROI)
- Afdwingen eenduidige / formele werkwijze
- Juiste management informatie
Geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP als standaardoplossing
Geen enkele organisatie is hetzelfde, geen factuur is gelijk. Een hele uitdaging dus om tot een standaardoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking in SAP te komen. Onze standaardoplossing voor factuurverwerking is daarom deels configureerbaar. Rollen die onderscheiden (kunnen) worden:
- Medewerker crediteuren administratie
- Bedrijfsbureau
- Prestatie akkoord verklaarder (PAV)
- Budgethouder
Geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP met management cockpit
Naast de inrichting van het verwerkingsproces is bovendien aandacht besteed aan een management cockpit waarin men de voortgang kan bewaken en tevens taken kan herrouteren. Door de factuurverwerking te optimaliseren zijn de vele eerder genoemde voordelen te behalen.
Geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP, hoe werkt het?
Dagelijks worden de inkomende facturen direct na binnenkomst gescand zodat deze in het verdere verloop van het proces digitaal beschikbaar zijn voor alle betrokken medewerkers in een organisatie. Dit is volledig onafhankelijk van de locatie waar de medewerkers zich bevinden. Professionele document scanners in combinatie met Kofax VRS image optimalisatie software zorgen ervoor dat er altijd een scan van hoge kwaliteit wordt gemaakt. Deze kwaliteit is van groot belang in de volgende stap van het proces, de automatische classificatie en extractie van gegevens van de factuur.
Docspro werkt hiervoor in haar oplossingen met Kofax Transformation Modules (KTM) van Kofax. Met deze zeer geavanceerde module voor free form OCR herkenning worden de gescande inkoopfacturen automatisch geclassificeerd (bepalen welke leverancier het betreft) waarna middels data extractie de benodigde boekingsgegevens (factuurdatum, ordernummer, factuurnummer, factuurbedrag etc.) van de factuur worden gehaald.
Doordat gebruik wordt gemaakt van free forms OCR herkenningstechniek hoeft niet voor iedere individuele leverancier een template ten behoeve van de herkenning ingericht te worden. Zo wordt standaard (zonder enige aanvullende configuratie) al een zeer hoog herkenningspercentage op uw inkoopfacturen behaald. Resultaat hiervan is de zeer korte implementatietijd van onze oplossing.
De validatie van de herkende data is de volgende stap. Aan de hand van uiterst intuïtieve validatieschermen controleren uw medewerkers de herkenningsresultaten. In één oogopslag kan het resultaat worden vergeleken met het gescande document.
Daar waar een correctie in een veld nodig is kan de juiste input door de medewerker worden aangeklikt op de scan van de factuur waarna het automatisch wordt overgenomen in het betreffende veld. Aangebrachte correcties worden door het systeem opgeslagen (‘geleerd’) waarna de betreffende factuur in het vervolg wel op de juiste wijze wordt herkend.
Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen SAP aangehouden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen. Ook order matching of codering kan in deze fase plaats vinden.
Eindresultaat van de validatiestap is een digitale factuur met alle bijbehorende relevante boekingsgegevens. Deze wordt vervolgens doorgezet naar SAP en uw digitaal archief.
Demonstratie & meer informatie factuurverwerking SAP
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP binnen uw organisatie? Bekijk de demo factuurverwerking voor SAP voor een overzicht van de functionaliteit bij onze SAP partner Avelon. Uiteraard adviseren wij u graag over de mogelijkheden van een geautomatiseerde factuurverwerking voor SAP. Neem vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel met 0172 - 419 334.