Het laat zich eenvoudig raden dat automatisering in dit proces een belangrijk instrument vormt. De automatiseringssystemen – ook wel bekend onder naam Transport Management Systeem (TMS) – dienen inzicht te verschaffen in actuele gegevens over transporten, planning en klanten.
Vrachtbrief benodigd voor controle
De onderneming dient op ieder moment volledige controle over het gehele proces te hebben om zich maximale flexibiliteit te kunnen veroorloven. In het streven naar maximale controle stuiten veel transport- en logistiekbedrijven nog altijd op een belangrijk knelpunt in het administratieve proces: het vele papierwerk!
Vrachtbrief als bewijsmateriaal
Klanten stellen bijvoorbeeld als voorwaarde voor betaling dat bij iedere factuur een getekend ‘proof of delivery’ (POD) document aanwezig is. Omdat facturering veelal centraal vanuit het hoofdkantoor wordt uitgevoerd laten deze documenten vaak lang op zich wachten waardoor ook de facturering onnodig lang wordt uitgesteld. Dit terwijl de vrachtbrieven vaak al lang terug zijn op een regiokantoor waar ze verzameld worden om retour gestuurd te worden naar het hoofdkantoor.
Docspro kan met de oplossing voor het centraal en decentraal scannen en digitaal beschikbaar maken van vrachtdocumenten dit knelpunt wegnemen.
Geautomatiseerde vrachtbrief verwerking, de voordelen
Kortere omlooptijd vrachtbrieven (er kan sneller gefactureerd worden)- Kans op zoekraken van vrachtbrieven wordt geminimaliseerd
- Verbeterde informatie positie naar klanten en de interne organisatie
- Opslag van vrachtbrieven in een veilig (digitaal) formaat
- Verbeterde service en dienstverlening naar uw klanten
- Uitermate geschikt voor middelgrote en grote transportbedrijven die een optimalisatieslag willen maken in de afhandeling van vrachtbrieven
Geautomatiseerde vrachtbrief verwerking, hoe werkt het?
- Ondertekende vrachtbrieven worden direct na binnenkomst op één van uw kantoren gescand en opgeslagen in een digitaal archief.
- Hierdoor wordt de geografische beperking die verbonden is met de traditionele wijze van afhandeling (vrachtbrieven zijn lang onderweg voordat ze terug zijn op het hoofdkantoor) weggenomen.
- Krachtige scan- en OCR functionaliteit bepaalt de documentsoort (ritspecificatie, CMR, et cetera) waarna belangrijke indexgegevens geautomatiseerd van het document worden uitgelezen (CMR nummer, ritnummer, ordernummer en/of relatienummer).
- Via een database look-up worden herkende indexgegevens geverifieerd met uw bestaande applicaties (TMS, ERP, financiële administratie, etc.) en indien wenselijk worden aanvullende gegevens uit deze applicaties opgehaald.
- De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van indexgegevens voorziende documenten worden nu afgeleverd aan uw bestaande applicaties (TMS, ERP, financiële administratie, etc.).
Vrachtbrief inzichtelijk voor uw medewerkers
Vrachtbrieven zijn na verwerking toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie. Dit gebeurt via de uiterst intuïtieve en gebruikersvriendelijke interfaces die onderdeel uitmaken van onze digitale archiefoplossingen. Bovendien kunnen ook delen van het digitale archief via een webtoepassing voor uw klanten beschikbaar worden gesteld.
Meer weten over vrachtbrief verwerking?
Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de toepassingsmogelijkheden van vrachtbrief verwerking in uw organisatie. U kunt ons bereiken via onderstaand formulier, telefoonnummer 0172 – 419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.