U heeft een oude versie van Adobe's Flash Player. Download de nieuwste Flash Player .
Oplossingen > E-mail Management

E-mail Management

Email management Rapporten van Gartner, Forrester en andere analisten benadrukken het belang van e-mail als misschien wel het meest vitale en in ieder geval het meest gebruikte bedrijfsmatige communicatie medium. Bij veel bedrijven en instellingen wordt voorbijgegaan aan het gegeven dat een dergelijk belang samen moet gaan met de verantwoordelijkheden die dit met zich meebrengt.

Dit houd in dat e-mail berichten beheerd en gearchiveerd moeten worden maar ook dat in een structuur moet worden voorzien waarbinnen de informatie die in deze berichten en de bijbehorende bijlagen is opgeslagen, snel en effectief kan worden opgezocht en gebruikt.
De meeste gangbare e-mail applicaties beschikken niet over de functionaliteit om hierin te voorzien. De e-mail management oplossing van Docspro geeft u de controle over uw belangrijkste bedrijfscommunicatie medium terug.

De voordelen

  • Tot 80% datareductie op uw mailservers door wegnemen van redundante opslag (niet langer dezelfde e-mail bijlage bij meerdere collega’s in de mailbox aanwezig maar slechts één exemplaar in het archief)
  • Archivering van e-mail en attachment in oorspronkelijke staat (en bronformaat)
  • Gearchiveerde e-mail berichten en bijlagen blijven benaderbaar en beschikbaar vanuit de vertrouwde e-mail applicatie (MS Outlook 2003 & 2007, Lotus Notes en Groupwise)
  • E-mail berichten kunnen worden opgenomen als onderdeel van een uitgebreider digitaal (relatie) dossier

Hoe werkt het

Een kantoorwerker verstuurt en ontvangt jaarlijks ca. 30.000 unieke e-mail berichten en dit aantal neemt nog altijd toe. Door volle servers worden mail en bestandsbijlagen steeds moeilijker toegankelijk en daalt de performance van uw mail servers. Bovendien bevatten de uitpuilende e-mail mappen van uw medewerkers meer en meer kritische bedrijfsinformatie.

Door e-mail en bijlagen te archiveren in een digitaal archief houdt u deze essentiële communicatie ader open en voorkomt u verlies van belangrijke informatie.

De flexibiliteit van onze oplossing stelt u in staat om automatisch geselecteerde berichten te archiveren, terwijl gebruikers daarnaast ook zelf e-mail kunnen toevoegen aan het archief. Volledige integratie, niet alleen met uw digitaal archief maar ook met uw e-mail applicatie (Microsoft Outlook 2003 & 2007, IBM Lotus Notes en Novell Groupwise) garandeert de veilige opslag en optimale bruikbaarheid van uw digitale correspondentie.

Aan de toegang tot uw opgeslagen e-mail berichten verandert niets. Gearchiveerde berichten en bijlagen kunnen gewoon in Microsoft Outlook of in Lotus Notes clients worden geopend en doorgezonden, precies zoals u gewend bent. Bovendien beschikt u meteen over lange termijn opslag van uw elektronische correspondentie die aan alle juridische eisen en compliance regelgeving voldoet.

Hoewel de e-mail client vaak de eerste bedrijfsapplicatie is die we 's-morgens opstarten en de laatste die we 's-avonds afsluiten beschikken de meeste bedrijven nog altijd niet over adequate e-mail management functionaliteit. Neem contact op met Docspro en wij informeren u graag over de mogelijkheden om hierin verandering te brengen.

 

Algemene data capture oplossingen

Automatische factuurverwerking
Automatische factuurverwerking Wilt u uw accounts payable proces optimaliseren en veel tijd en kosten besparen? Op de crediteuren administratie van veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks vele duizenden inkoopfacturen grotendeels handmatig verwerkt. Het handmatig boeken van de factuur in uw ERP systeem of financieel systeem, de controle van de factuur op juistheid, het doorzetten van de factuur ter goedkeuring naar de budgethouder en het opbergen van de factuur in het archief zijn stuk voor stuk handelingen die veel tijd en aandacht vragen van de mensen op de crediteurenadministratie.
Automatische factuurverwerkingLees verder
Contractbeheer
Contractbeheer Het doelmatig en effectief beheren van uw contracten is geen sinecure. Hoeveel contracten zijn door uw organisatie in het verleden afgesloten? Waar worden de contracten bewaard? Wat is de looptijd van de contracten? En misschien wel het allerbelangrijkste, welke verplichtingen bent u aangegaan en welke rechten vloeien er voort uit de door uw organisatie afgesloten contracten?
ContractbeheerLees verder
Digitaal archiveren
Digitaal archiveren De informatie die voor een bedrijf van belang is, kent vele verschijningsvormen. Het grootste deel bestaat uit allerlei verschillende soorten documenten: brieven, facturen, rapporten, faxen, formulieren, e-mail, spreadsheets, computer output, multimediabestanden, webpagina’s enz. Bovendien bereikt al deze informatie uw organisatie langs uiteenlopende kanalen en bevindt ze zich veelal op diverse locaties.
Digitaal archiverenLees verder
Digitale postkamer
Alle inkomende documenten direct na binnenkomst in uw organisatie onder beheer brengen en centraal vastleggen in één systeem. Wat tot voor kort utopie leek kan door Docspro gerealiseerd worden met onze digitale postkamer oplossing (ook wel digital mailroom of kortweg DMR oplossing genoemd).
Digitale postkamerLees verder
E-Facturatie
E-Facturatie De Nederlandse regering wil electronisch facturen stimuleren omdat is becijferd dat er op jaarbasis 600 miljoen euro aan kosten kan worden bespaard. Hiervoor heeft het ministerie van Economische Zaken het actieplan Electronisch Factureren gelanceerd. De e-factuur kan zowel de leverancier als de klant veel tijd en kosten besparen. Een business case voor een e-invoicing oplossing lijkt dus snel gemaakt.
E-FacturatieLees verder
E-mail Management
E-mail Management Rapporten van Gartner, Forrester en andere analisten benadrukken het belang van e-mail als misschien wel het meest vitale en in ieder geval het meest gebruikte bedrijfsmatige communicatie medium. Bij veel bedrijven en instellingen wordt voorbijgegaan aan het gegeven dat een dergelijk belang samen moet gaan met de verantwoordelijkheden die dit met zich meebrengt.
E-mail ManagementLees verder
ERP integratie
ERP integratie Maakt uw organisatie gebruik van een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem voor de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen? De mogelijkheid om deze processen in de organisatie effectiever, flexibeler en efficiënter te maken vormen de voornaamste redenen om te investeren in ERP software.
ERP integratieLees verder
 

Specifieke data capture oplossingen

Sharepoint integratie
Met SharePoint (versie 2003 en 2007) levert Microsoft sinds enkele jaren een sterke oplossing waarmee informatie op een eenvoudige wijze ontsloten en gedeeld kan worden.
Sharepoint integratieLees verder
Vrachtbrief verwerking
Er zullen weinig sectoren zijn waarin de concurrentie zo moordend is als in die van transport & logistiek. Het is voor ondernemingen in deze sector van vitaal belang om (altijd onder grote tijdsdruk) optimaal te presteren voor hun klanten. Die klanten vragen daarbij veelal om dienstverlening onder ‘just-in-time’ condities waarbij het tegelijk zaak is om de bezettingsgraad zo hoog mogelijk te houden.
Vrachtbrief verwerkingLees verder
" 
Meer Info
Informatie aanvragen
*
Aanvragen
Uitgebreid formulier
 
PRODUCTEN
Content Collector for Email
 
80% data reductie door archiveren van e-mail
De wereldwijde standaard
voor scannen
Voor steeds meer bedrijven wordt Enterprise Content Management (ECM) een onmisbaar hulpmiddel om grip te krijgen op de continue groeiende stroom documenten, e-mail, output en andere bedrijfskritische content. OnBase van Hyland Software biedt u een geïntegreerde ECM-oplossing waarmee u het beheer van ongestructureerde informatie in uw organisatie naar een hoger plan kunt tillen. Dat leidt niet alleen tot kostenbesparingen en hogere service levels, maar legt ook een solide basis voor verantwoorde corporate governance en voor beleid op het gebied van compliance en risk management.
© Docspro BV 2004-2010