Er zullen weinig sectoren zijn waarin de concurrentie zo moordend is als in die van transport & logistiek. Het is voor ondernemingen in deze sector van vitaal belang om (altijd onder grote tijdsdruk) optimaal te presteren voor hun klanten. Die klanten vragen daarbij veelal om dienstverlening onder ‘just-in-time’ condities waarbij het tegelijk zaak is om de bezettingsgraad zo hoog mogelijk te houden.
Het laat zich eenvoudig raden dat automatisering in dit proces een belangrijk instrument vormt. De automatiseringssystemen dienen inzicht te verschaffen in actuele gegevens over transporten, planning, klanten etc.
De onderneming dient op ieder moment volledige controle over het gehele proces te hebben om zich maximale flexibiliteit te kunnen veroorloven. Dit om de beschikbare capaciteit maximaal uit te kunnen nutten en tegelijk optimale kwaliteit van dienstverlening naar de klant te kunnen leveren. En dat alles tegen een zo scherp mogelijke prijs.
In het streven naar maximale controle stuiten veel ondernemingen in transport & logistiek nog altijd op een belangrijk knelpunt in het administratieve proces. Het vele papierwerk!
Klanten stellen bijvoorbeeld als voorwaarde voor betaling dat bij iedere factuur een getekend ‘proof of delivery’ (POD) document aanwezig is. Omdat facturering veelal centraal (vanuit het hoofdkantoor) wordt uitgevoerd laten deze documenten vaak lang op zich wachten waardoor ook de facturering onnodig lang wordt uitgesteld. Ook kunnen medewerkers op het hoofdkantoor niet direct beschikken over de onderliggende documenten bij beantwoording van vragen (bijvoorbeeld over manco’s en schades) van klanten rondom een transport.
Dit terwijl de vrachtbrieven vaak al lang terug zijn op een regiokantoor (bij grote klanten heeft de transporteur vaak een kantoorruimte in gebruik bij de klant op locatie) waar ze verzameld worden om retour gestuurd te worden naar het hoofdkantoor.
Docspro kan met de oplossing voor het (de)centraal scannen en digitaal beschikbaar maken van vrachtdocumenten dit knelpunt wegnemen.
Hoe werkt het
Ondertekende vrachtdocumenten worden direct na binnenkomst op één van uw kantoren gescand, voorzien van indexgegevens en opgeslagen in een digitaal archief.
Hierdoor wordt de geografische beperking die verbonden is met de traditionele wijze van afhandeling (vrachtbrieven zijn lang onderweg voordat ze terug zijn op het hoofdkantoor) weggenomen.
Docspro werkt in deze oplossingen met de krachtige scan- en OCR functionaliteit van Kofax.
De documenten worden eerst gescand met een professionele documentscanner (incl. VRS) voor optimale image kwaliteit welke van belang is voor het OCR deel.
De classificatie technologie die onderdeel uitmaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) maakt vervolgens gebruik van verschillende classificatie methodes om de documentsoort (ritspecificatie, cmr etc.) te kunnen vaststellen.
Nadat de juiste documentsoort is vastgesteld is het met KTM bovendien mogelijk om benodigde meta gegevens (cmr nummer, ritnummer, ordernummer, relatienummer etc.) geautomatiseerd uit het document te lezen.
Database look-up functies bieden functionaliteit om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem (ERP, TMS etc. ) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen.
De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van indexgegevens voorziene documenten kunnen nu worden afgeleverd aan de achterliggende systemen (digitaal archief, ERP, TMS etc.) Dit kan in verschillende formaten en ook in delen gebeuren om precies die data die benodigd is voor een specifiek achterliggend systeem in het gewenste formaat en de juiste opmaak bij dat systeem aan te leveren. Eventueel kunnen de documenten direct worden geplaatst op de workflow van het bijbehorende proces voor verdere afhandeling binnen de organisatie.
Vanaf dit moment zijn de documenten toegankelijk (voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevind) met de uiterst intuïtieve en gebruikersvriendelijke interfaces die onderdeel uitmaken van onze digitaal archiefoplossingen.
Optioneel kunnen ook delen van het archief via een webtoepassing voor uw klanten beschikbaar worden gemaakt. Ook integratie met uw ERP of TMS systeem behoort tot de mogelijkheden.
De voordelen
- Kortere omlooptijd vrachtdocumenten (er kan sneller gefactureerd worden)
- Kans op zoekraken van vrachtdocumenten wordt geminimaliseerd
- Verbeterde informatie positie naar klanten en de interne organisatie
- Opslag van vrachtdocumenten in een veilig (digitaal) formaat
- Verbeterde service en dienstverlening naar uw klanten
- Onze geavanceerde maar eveneens uiterst gebruikersvriendelijke oplossing voor de digitalisering van vrachtdocumenten is uitermate geschikt voor middelgrote en grote transportbedrijven die een optimalisatie slag willen maken in de afhandeling van deze documenten.
Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de toepassingsmogelijkheden van deze oplossing in uw organisatie.