Kofax Communication Server: automatiseert de informatie-uitwisseling
De Kofax Communication Server (KCS), voorheen TOPCALL Communication Server, draagt zorg voor de coördinatie en afhandeling van geautomatiseerde informatie-uitwisseling door de integratie met uw inkomende en uitgaande communicatie kanalen. Met KCS kunnen verschillende devices en oplossingen aan elkaar gekoppeld worden, zoals bijvoorbeeld multifunctionals (MFP's) met telefooncentrales. Maar ook maakt KSC het mogelijk om verschillende media types zoals email, fax, SMS, MMS, voicemail en telex of applicaties zoals SAP, IBM WebSphere MQ en Kofax Capture producten te koppelen.
KCS biedt functionaliteit om informatie uit te wisselen in het formaat dat het meest geschikt is voor uw klanten en partners. Bovendien wordt intelligente routeer functionaliteit meegeleverd en voorziet KCS in uitgebreide log en trace informatie voor compliance doeleinden.
Kofax Communication Server maakt het mogelijk om
- Afscheid te nemen van (vaak dure en bewerkelijke) device specifieke communicatielagen. Met KCS komt een geconsolideerd communicatiesysteem beschikbaar.
- Snelheid, punctualiteit en betrouwbaarheid van informatie uitwisseling te verbeteren door de noodzaak van handmatige interventie tot een absoluut minimum te beperken.
- Alle relevante communicatie momenten te tracen conform compliance voorschriften.
- Flexibel op te schalen in aantal en diversiteit van communicatie kanalen op het moment dat de business daar behoefte aan heeft.
KSC is een geconsolideerde communicatie oplossing waarmee het mogelijk is om alle administratieve taken en interconnectie met andere applicaties vanuit één centraal punt af te handelen. Hiermee kan een significante kostenreductie worden behaald en het garandeerd bovendien verregaande transparantie over de communicatie stromen in een bedrijf. Message transfer tracking (TC/Report) draagt ertoe bij dat de communicatie kosten omlaag gaan en dat informatie wordt doorgezet naar een clearing systeem vanwaar een kostentoewijzing kan plaatsvinden naar personen of afdelingen. Alle relevante transacties worden geregistreerd zodat invulling kan worden gegeven aan juridische eisen en compliance regelgeving zoals SOX, HIPAA en Basel II.
De mogelijkheid om multifunctionals (MFP) toe te voegen aan het communicatie landschap levert een enorm potentieel aan kostenbesparing. De multifunctionals worden aangesloten op de server en alle inkomende en uitgaande documenten kunnen bovendien direct worden geindexeerd en gearchiveerd.
Hiermee worden individuele telefoonlijnen en de plaatsing van aanvullende fax kaarten in iedere MFP overbodig.
Iedere gewenste applicatie kan met de Kofax Communication Server worden geintegreerd zodat direct kan worden ingeprikt op primaire business processen.
De toegang naar services en data wordt verleend middels standaard (goed gedocumenteerde) interfaces (file of web-based) op een veilige en consistente wijze. Om te kunnen inspelen op specifieke individuele behoeften wordt met KCS een developer API meegeleverd.
De eveneens meegeleverde applicatie connectors voorzien in communicatie mogelijkheden naar back-end systemen zoals MS Exchange, Novell GroupWise, Lotus Notes, SAP en IBM WebSphere MQ.
KSC biedt een server onafhankelijke 'plug-and-play' gateway waarmee rechtstreeks kan worden ingeplugd op het LAN of telefoonlijn(en). Hiermee komt de noodzaak te vervallen om complexe patchwerkzaamheden tussen de fax server en de PBX (digitale telefooncentrale) te moeten uitvoeren. De Line Server kan eenvoudigweg naast de PBX worden geplaatst en vervolgens op het LAN worden aangesloten. Om de betrouwbaarheid van de oplossing nog verder te verhogen kunnen meerdere line servers worden ingezet. In het geval van een hardware falen kan de line server zonder dat hiervoor PC's moeten worden uitgeschakeld en PCI kaarten dienen te worden vervangen.
KCS ondersteund ook IP-based communicatie media. Met Fax over IP (FoIP) kan daardoor optimaal gebruik worden gemaakt van de aanwezige IP infrastructuur.
Bedrijven met een VoIP infrastructuur kunnen hierdoor gebruikmakend van hun bestaande infrastructuur toch beschikken over alle voordelen die het traditionele faxen biedt (real-time connectie, veilig en formaat onafhankelijk).
Geavanceerde functionaliteit zoals MWA (Message Wait Agent) is beschikbaar voor Cisco Call Manager gebruikers middels een native integratie component.
De Secure Document Delivery (SDD) functionaliteit in KCS zorgt ervoor dat alle papieren documenten (inclusief fax) kunnen worden verzonden via email zonder dat voorbij wordt gegaan aan de 'legal requirements'. SDD maakt het mogelijk om orders, bevestigingen, facturen en andere gevoelige en rechtsgeldige documenten geconverteerd worden naar email met een opgenomen Adobe PDF of TIFF link welke wordt gehost op een web server.
Deze aflevermethode garandeerd voor 100% dat de ontvanger het document ontvangt in het door de verzender bedoelde formaat. Het maakt het ook mogelijk om te volgen wie het document heeft ontvangen, wanneer het werd geopend, verwerkt of doorgestuurd. Er is geen complexe infrastructuur nodig om e-mails te encrypten omdat ze staan opgeslagen op de beveiligde (SSL) Kofax Communication Server.
Kofax Communication Server integreert uw geautomatiseerde communicatie voorzieningen met uw bedrijfsprocessen, onafhankelijk van locatie, apparatuur of media type!