Digitale postkamer: toegangspoort tot Het Nieuwe Werken

Veel bedrijven en instellingen zien zich geconfronteerd met een groeiend aantal inkomende post. Deze komen via verschillende bronnen (post, fax, e-mail) de organisatie binnen. De manuele postverwerking en distributie ervan naar de juiste geadresseerde is arbeidsintensief en werkt vertragend op de verdere afhandeling van het document.

Een digital mailroom ofwel digitale postkamer oplossing maakt hier een eind aan. Alle inkomende post direct na binnenkomst in uw organisatie digitaal archiveren in een document management systeem.

Het Nieuwe Werken kan beginnen!

Digitale postkamer oplossing van Docspro

Wat tot voor kort een utopie leek kan door Docspro gerealiseerd worden met onze digitale postkamer oplossing (ook wel digital mailroom of kortweg DMR oplossing genoemd). Geautomatiseerde documentscanning, documentclassificatie en documentdistributie voor de postkamer.

Met de inzet van een digitale postkamer oplossing kan een groot deel van de traditionele postkamer werkzaamheden (sorteren, verspreiden) geautomatiseerd afgehandeld worden. Bovendien worden alle inkomende documentstromen (ook e-mail en fax) op één centraal punt samengebracht, geregistreerd en verder afgehandeld.

Voordelen van digitale postkamer:

  • Kortere  doorlooptijd (snellere verwerking van inkomende post)
  • Kans op zoekraken documenten wordt geminimaliseerd
  • Minder afhankelijk van handmatige handelingen waardoor operationele kosten omlaag gaan (zowel op de postkamer als in de rest van de organisatie)
  • Stroomlijnen van de informatietoevoer naar de achterliggende systemen
  • Verbeterde informatiepositie naar klanten, leveranciers en interne organisatie
  • Digitaal archiveren van alle inkomende documenten in een veilig (digitaal) formaat
  • Snelle terugverdientijd (hoge ROI)

Digitale postkamer oplossing van Docspro

Digitale postkamer, hoe werkt het?

Met een digitale postkamer oplossing van Docspro wordt de geografische beperking die kleeft aan de traditionele wijze van postafhandeling (post is niet direct toegankelijk voor thuiswerkers, medewerkers op regiokantoren, mobiele werkers etc.) weggenomen. Documenten zijn, nadat ze zijn binnengekomen in de digitale postkamer, direct toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevindt.

De digitale postkamer oplossing moet in staat zijn om een grote diversiteit aan documenten (zowel papieren als elektronische documenten) automatisch te identificeren, routeren en opslaan. Om dit te bewerkstelligen maakt Docspro in al haar DMR oplossingen gebruik van de krachtige OCR functionaliteit van Kofax, de wereldmarktleider op het gebied van intelligente capture & exchange oplossingen.

Digitale postkamer, de workflow

  • Capture
    Een inkomend document wordt aangeleverd aan de digitale postkamer oplossing. Papieren documenten worden eerst gescand met een professionele documentscanner toegerust met Kofax VRS voor een optimale image kwaliteit. Een optimale image kwaliteit is van belang voor het OCR deel. Reeds digitaal beschikbare bestanden (MS Word, PDF, etc.) kunnen eveneens direct in het capture proces worden opgenomen. Vooraf aangewezen e-mailboxen en faxservers kunnen worden uitgelezen (monitor) waarna ook deze documenten (inclusief bijlagen) in het digitale archief worden opgenomen.
  • Classificatie
    De ware kracht van onze digitale postkamer oplossing gaat schuil in de zeer krachtige free-form OCR techniek waarmee een grote variëteit en diversiteit aan ongestructureerde documenten automatisch geïdentificeerd en geclassificeerd kan worden. De classificatie technologie die onderdeel uitmaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) maakt gebruik van verschillende classificatie methodes om de juiste documentsoort te kunnen vaststellen.
    Als de juiste documentsoort is vastgesteld is het met KTM bovendien mogelijk om benodigde meta-data gegevens geautomatiseerd uit het document te lezen. Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem  (ERP, CRM) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen.
  • Export
    De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van meta-data gegevens voorziene  documenten kunnen nu worden afgeleverd aan achterliggende DMS, postregistratie, CRM, ERP en ECM systemen. Dit kan in verschillende formaten en ook in delen gebeuren om precies die data die nodig is voor een specifiek achterliggend systeem of proces in het gewenste formaat en de juiste opmaak bij dat systeem aan te leveren. Ook kunnen de documenten direct worden geplaatst op de workflow van het bijbehorende business proces voor verdere afhandeling binnen de organisatie.

De digitale postkamer ook voor u interessant?

Onze zeer geavanceerde maar bovenal uiterst gebruikersvriendelijke digitale postkamer oplossing is uitermate geschikt voor middelgrote en grote bedrijven en instellingen die dagelijks een behoorlijk volume aan inkomende post te verwerken hebben. Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de mogelijkheden van een digitale postkamer oplossing voor uw organisatie. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 0172 – 419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Downloadbare brochures:

Oplossing – Digitale postkamer (gemeenten)

Oplossing – Digitale postkamer

Referentiecase – Goudse Verzekeringen