E-mail archiveren

Rapporten van Gartner, Forrester en andere analisten benadrukken het belang van e-mail als misschien wel het meest vitale en in ieder geval het meest gebruikte bedrijfsmatige communicatie medium. Bij veel bedrijven en instellingen wordt voorbijgegaan aan het gegeven dat een dergelijk belang samen moet gaan met de verantwoordelijkheden die dit met zich meebrengt.

email archiveren

Dit houdt in dat e-mail berichten beheerd en gearchiveerd moeten worden maar ook dat in een structuur moet worden voorzien waarbinnen de informatie die in deze berichten en de bijbehorende bijlagen is opgeslagen, snel en effectief kan worden opgezocht en gebruikt.
De meeste gangbare e-mail archivering applicaties beschikken niet over de functionaliteit om hierin te voorzien. De e-mail archivering oplossing van Docspro geeft u de controle over uw belangrijkste bedrijfscommunicatie medium terug.

E-mail archiveren, de voordelen

  • Tot 80% datareductie op uw mailservers door wegnemen van redundante opslag (niet langer dezelfde e-mail bijlage bij meerdere collega’s in de mailbox aanwezig maar slechts één exemplaar in het archief)
  • E-mail archivering van e-mail en attachment in oorspronkelijke staat (en bronformaat)
  • Gearchiveerde e-mail berichten en bijlagen blijven benaderbaar en beschikbaar vanuit de vertrouwde e-mail applicatie (MS Outlook 2003 & 2007, Lotus Notes en Groupwise)
  • E-mail berichten kunnen worden opgenomen als onderdeel van een uitgebreider digitaal dossier

E-mail archiveren, hoe werkt het?

Een kantoorwerker verstuurt en ontvangt jaarlijks ca. 30.000 unieke e-mail berichten en dit aantal neemt nog altijd toe. Door volle servers worden mail en bestandsbijlagen steeds moeilijker toegankelijk en daalt de performance van uw mailservers. Bovendien bevatten de uitpuilende e-mail mappen van uw medewerkers meer en meer kritische bedrijfsinformatie. Door het toepassen van e-mail archief management met behulp van een digitaal archief houdt u deze essentiële communicatieader open en voorkomt u verlies van belangrijke informatie.

E-mail archiveren, flexibel en overal beschikbaar

De flexibiliteit van onze oplossing stelt u in staat om automatisch geselecteerde berichten te archiveren, terwijl gebruikers daarnaast ook zelf e-mails kunnen toevoegen aan het digitale archief. Volledige integratie, niet alleen met uw digitaal archief maar ook met uw e-mail applicatie (Microsoft Outlook 2003 & 2007, IBM Lotus Notes en Novell Groupwise) garandeert de veilige opslag en optimale bruikbaarheid van uw digitale correspondentie.

Aan de toegang tot uw opgeslagen e-mail berichten verandert niets. Gearchiveerde berichten en bijlagen kunnen gewoon in Microsoft Outlook of in Lotus Notes clients worden geopend en doorgezonden, precies zoals u gewend bent. Bovendien beschikt u meteen over lange termijn opslag van uw elektronische correspondentie die aan alle juridische eisen en compliance regelgeving voldoet.

Hoewel de e-mail client vaak de eerste bedrijfsapplicatie is die we ’s morgens opstarten en de laatste die we ’s avonds afsluiten beschikken de meeste bedrijven nog altijd niet over adequate e-mail management functionaliteit.

E-mail archiveren, ook voor u interessant?

Neem contact op met Docspro en wij informeren u graag over de mogelijkheden om hierin verandering te brengen. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 0172 – 419 334 of sales@docspro.nl.

Neem contact op