Scannen

Om besparingen te realiseren door het optimaliseren van document gestuurde bedrijfsprocessen, wordt het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten steeds belangrijker. Met de juiste scanoplossing worden uw papieren documenten eenvoudig en nauwkeurig gedigitaliseerd. Na digitalisatie kunt u het document volledig digitaal afhandelen en daar liggen de besparingen op u te wachten. Uw bedrijfsarchief digitaliseren doet u bij voorkeur met een deskundige en ervaren kennispartner. Bij Docspro bent u aan het juiste adres.

Documenten scannen, de voordelen

  • Eenvoudig (ver)delen van documenten
  • Sneller opvragen van documenten
  • Documenten raken niet meer zoek
  • Ruimte besparend
  • Makkelijker te beheren
  • Er worden minder kopieën gemaakt; Goed voor het milieu en de kosten

Documentscanners: Past uw documentscanner nog bij uw bedrijfsprocessen?

De technische ontwikkelingen op het gebied van documentscanners volgen elkaar razendsnel op. Scanners worden sneller, energiezuiniger, compacter en scannen bovendien in een steeds hogere kwaliteit. Daarnaast veranderen bedrijfsprocessen continue. Mogelijk is er sinds de aanschaf van uw huidige scanner ook het één en ander gewijzigd in de wensen en eisen die u er aan stelt. De vraag is dus past uw scanner nog bij de huidige (en toekomstige) processen in uw organisatie?

Documentscanners steeds sneller en compacter

De afgelopen jaren hebben de grote scannerfabrikanten Canon, FujitsuKodak en Panasonic niet stil gezeten. Alle vier de fabrikanten hebben een groot aantal nieuwe modellen uitgebracht met vele technologische verbeteringen. Door deze verbeteringen kan de rol van een documentscanner in uw bedrijfsproces veranderen.

  • Compactere scanners Het formaat van scanners wordt steeds kleiner, dit met behoud van kwaliteit en snelheid. 40 pagina’s per minuut is tegenwoordig geen uitdaging meer voor een kleine desktop scannerdigitaliseren-documenten. Ook op het gebied van productiescanners worden scanners kleiner, zo lanceerde Kodak onlangs de meest compacte productiescanner.
  • Scannen in hogere kwaliteit Naast een hogere snelheid worden er hogere eisen aan de scankwaliteit gesteld. Waar vroeger genoegen werd genomen met 200dpi, is 300dpi tegenwoordig de standaard. Nieuwe scanners scannen dan ook op 300dpi  zonder snelheidsverlies.
  • Energiezuinig  scannen Ook scanners gaan mee in de groene trend. Door onder andere het gebruik van LED lampen springen scanners zuiniger om met energie. De scanners die door Docspro worden geleverd hebben allen het ENERGY STAR label ontvangen dat uitsluitend wordt toegekend aan de meest zuinige en energiebesparende scannermodellen.
  • Netwerkscanners De nieuwe ontwikkeling van de Netwerkscanners is zelfstandig zonder aansturing van een personal computer functioneren en zijn daarmee ideaal voor het ad-hoc digitaliseren van documenten of het e-mailen van documenten. Een alternatief voor de inzet van een fax of grote MFP.
  • Nieuwe scannertechnieken Dubbele paginadetectie, automatische kleurdetectie, optionele flatbeds en nietjesdetectie zijn enkele scannertechnieken die het leven van de scanneroperator vergemakkelijken.

Documentscanners anders inzetten in uw organisatie De verbeterde documentscanners kunnen er dus voor zorgen dat scanners slimmer ingezet kunnen worden in uw organisatie. Enkele voorbeelden:

Centraal scannen naar decentraal scannen Door belangrijke documenten direct op de locatie van ontvangst te digitaliseren versnelt u het proces van digitalisatie. Dit is mogelijk doordat scanners kleiner van formaat zijn geworden en dus makkelijker een plek kunnen vinden in de organisatie. Een voorbeeld hiervan is het scannen van vrachtbrieven in vrachtwagens.

Decentraal scannen naar centraal scannen Omgekeerd is natuurlijk ook mogelijk. Een voorbeeld hiervan kan zijn één centrale administratie voor meerdere vestigingen. Door alle documenten centraal te ontvangen en ook centraal te scannen en verwerken kunnen hier schaalvoordelen behaald worden. Deze optie wordt veel toegepast op financiële administraties van grote organisaties.

Te grote scanner Door uiteenlopende redenen (bijv. toename e-mail verzending) kan het volume documenten dat dagelijks gescand dient te worden geleidelijk afnemen. Resultaat is overcapaciteit en een relatief dure scanner met bijbehorende serviceovereenkomst. Het kan voor u in een dergelijk geval lonen om over te stappen naar een kleinere scanner met lagere jaarlijkse servicekosten.

Te kleine scanner Door stevige groei of het besluit om meer documenten te digitaliseren kan uw huidige scanner inmiddels te klein blijken. Hierdoor wordt snel en efficiënt werken belemmerd. Het kan in zo’n geval verstandig zijn de aanschaf van een grotere scanner te overwegen of extra scanners inzetten waardoor u op meerdere werkplekken tegelijkertijd kunt digitaliseren.

Meer weten?
Zoals u ziet zijn er veel verschillende mogelijkheden en ontwikkelingen op het gebied van document scannen. De vraag is dus aan u: past uw huidige documentscanner nog bij uw (toekomstige) bedrijfsprocessen? De gespecialiseerde medewerkers van Docspro helpen u graag verder met een deskundig advies waarin alle relevante factoren zijn meegewogen. U kunt ons bereiken via 0172 -419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Downloadbare brochure: Oplossing – Documenten scannen