Scannen naar Sharepoint

Met SharePoint (versie 2007 en 2010) levert Microsoft sinds enkele jaren een krachtige oplossing waarmee informatie op eenvoudige wijze ontsloten en gedeeld kan worden.

sharepoint-onbase-integration

Digitaal archiveren ontbreekt bij SharePoint

Microsoft concentreert zich met SharePoint met name op de toepassing van web portal functionaliteit die in naadloze integratie en uitstekende interactie met de overige Microsoft Office toepassingen voorziet. Met name het gemak van de ‘out-of-the-box’ collaboration functionaliteit voor projectteams die met SharePoint wordt geleverd heeft er in belangrijke mate toe bijgedragen dat de applicatie in de afgelopen jaren door vele organisaties is omarmd. SharePoint voorziet echter niet bij uitstek in functionaliteiten op het vlak van digitaal archiveren. Zo wordt niet standaard voorzien in een oplossing voor het scannen en beheren van (papieren) documenten en ook het opzetten van een digitaal dossier weergave is lastig. SharePoint is bovendien niet optimaal toegerust op het uitvoeren en verwerken van transacties op een groot aantal documenten tegelijk (bulkverwerking).

Documenten scannen en digitaal archiveren is de oplossing

Docspro biedt de mogelijkheid om op eenvoudige wijze extra scan- en archiveringsfunctionaliteiten toe te voegen aan uw SharePoint oplossing. Dit kan door documenten te scannen met Kofax Capture (bulk scan) en digitaal te archiveren met OnBase. Hierdoor ontstaat een Sharepoint omgeving die in een brede en complete enterprise content management behoefte kan voorzien.

Voordelen documenten scannen naar SharePoint

  • Uitgebreide en geavanceerde workflow functie
  • Geavanceerde bulk scan (capture) oplossing
  • Mogelijkheid om eenvoudig dossierbeheer op te zetten
  • Mogelijkheid om retentiebeheer en records management toe te passen
  • Mogelijkheid om bulk e-mail archivering toe te passen
  • Vele tientallen koppelingen met achterliggende (back-office) applicaties
  • Krachtige digitaal archief oplossing
  • Flexibele portal functionaliteit
  • Uitstekende voorziening voor samenwerken aan en met documenten.

Hoe werkt documenten scannen naar SharePoint

In nauwe samenwerking met Microsoft zijn door Hyland Software enkele krachtige ‘out-of-the-box’  content management modules ontwikkeld in hun krachtige ECM software: OnBase. OnBase wordt met deze oplossingen door Microsoft aangemerkt als een Microsoft ISV en is opgenomen in de ‘Perfectly Matched’ directory van oplossingen die door Microsoft worden aangeprezen vanwege hun uitstekende integratie met de producten uit het Microsoft portfolio zoals SharePoint.

Docspro is in staat om met de inzet van OnBase uw SharePoint oplossing zeer snel uit te breiden met transactionele content management functionaliteit. U krijgt hierdoor de beschikking over:

  • Document Imaging & Capture functionaliteit: Met Ad Hoc scanning voor SharePoint kan een gebruiker een document direct vanuit SharePoint scannen en aan specifieke items linken. Met de OnBase Content Connector for SharePoint bestaat bovendien de mogelijkheid om in bulk gescande documenten direct te linken aan itemlijsten of document libraries op basis van vooraf meegegeven waarden (bijv. een projectcode).
  • Hoog volume transactionele workflow: In veel primaire business processen wordt de afhandeling geregeld van soms wel duizenden extern gegenereerde documenten.  OnBase voorziet in transactionele workflow functionaliteit waarmee deze complexe op business rules gebaseerde processen geautomatiseerd kunnen worden. Daarbij wordt uiteraard rekening gehouden met de rol die een gebruiker in de afhandeling van het proces heeft. Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld aan deze workflows deelnemen vanuit Web Parts of een grafische weergave verkrijgen van de ‘key performance indicators’ (KPI’s) vanuit hun SharePoint interface.

Wilt u meer weten over scannen naar SharePoint?

Neem contact op met Docspro als u meer wilt weten over de praktische content management functionaliteit die u via de diverse Kofax data capture en OnBase content management modules ter beschikking kunnen staan in combinatie met uw SharePoint omgeving. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 0172 – 419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Neem contact op