Automatische factuurverwerking

Wilt u uw factuurverwerkingsproces optimaliseren en veel tijd en kosten besparen? Op de crediteurenadministratie van veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks vele duizenden inkoopfacturen grotendeels handmatig verwerkt.

Oplossing – Automatische factuurverwerking ROI berekening Neem contact op

Het handmatig boeken van de factuur in uw ERP systeem of financieel systeem, de controle van de factuur op juistheid, het doorzetten van de factuur ter goedkeuring naar de budgethouder en het opbergen van de factuur in het archief. Dit zijn stuk voor stuk handelingen die veel tijd en aandacht vragen van de mensen op de crediteurenadministratie. Met een automatische factuurverwerking oplossing van Docspro behoren deze manuele handelingen tot de verleden tijd.
digitaal factureren met geautomatiseerde factuurverwerking van Docspro

Automatische factuurverwerking, de voordelen

  • Kortere doorlooptijd facturen (sneller accorderingsproces)
  • Naadloze integratie met ERP of financieel systeem
  • Nooit meer zoekgeraakte facturen
  • Sneller inboeken van facturen (minder handmatige handelingen)
  • Facturen ter inzage op ieder gewenst moment op iedere plek binnen de organisatie
  • Korte implementatietijd door inzet van free form OCR (niet voor iedere leverancier een template aanmaken)
  • Digitaal archief van facturen in een veilig (digitaal) formaat
  • Snelle terugverdientijd (hoge ROI)

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om het arbeidsintensieve factuurverwerkingsproces op hun crediteurenadministratie te automatiseren en verregaand te optimaliseren. De oplossingen voor automatische factuurverwerking van Docspro maken dit mogelijk.

Inkomende facturen, goederenfacturen en/of kostenfacturen worden bij binnenkomst direct gescand, automatisch herkend en vervolgens digitaal verwerkt. Uw crediteurenadministratie wordt hierdoor transparanter en veel beter beheersbaar. De totale besparing op handmatige handelingen in het accounts payable proces kan oplopen tot wel 60%!

Geautomatiseerde factuurverwerking, hoe werkt het?

Dagelijks worden de inkomende facturen direct na binnenkomst gescand zodat deze in het verdere verloop van het proces vanuit het digitaal archief beschikbaar zijn voor alle betrokken medewerkers in een organisatie. Dit is volledig onafhankelijk van de locatie waar de medewerkers zich bevinden. Door documenten te scannen met behulp van professionele document scanners in combinatie met Kofax VRS image optimalisatie software zorgen ervoor dat er altijd een scan van hoge kwaliteit wordt gemaakt. Deze kwaliteit is van groot belang in de volgende stap van het proces, de automatische classificatie en extractie van gegevens van de factuur.

Kofax Transformation Modules

Docspro werkt hiervoor in haar oplossingen met Kofax Transformation Modules (KTM) van Kofax. Met deze zeer geavanceerde module voor free form OCR herkenning worden de digitale facturen automatisch geclassificeerd (bepalen welke leverancier het betreft) waarna middels data extractie de benodigde boekingsgegevens (leverancier, ordernummer, factuurnummer, factuurbedrag etc.) van de factuur worden gehaald.

Doordat gebruik wordt gemaakt van free forms OCR herkenningstechniek hoeft niet voor iedere individuele leverancier een template ten behoeve van de herkenning ingericht te worden. Zo wordt standaard (zonder enige aanvullende configuratie) al een zeer hoog herkenningspercentage op uw facturen behaald. Resultaat hiervan is de zeer korte implementatietijd van onze automatische factuurverwerking oplossing.

De validatie van de herkende data is de volgende stap. Aan de hand van uiterst intuïtieve validatieschermen controleren uw medewerkers de herkenningsresultaten. In één oogopslag kan het resultaat worden vergeleken met de gescande factuur.
Daar waar een correctie in een veld nodig is kan de juiste input door de medewerker worden aangeklikt op het image van de factuur waarna het automatisch wordt overgenomen in het betreffende veld. Aangebrachte correcties worden door het systeem opgeslagen (‘geleerd’) waarna de betreffende factuur in het vervolg wel op de juiste wijze wordt herkend.
Database look-up functies maken het mogelijk om de herkende gegevens ter verificatie tegen een achterliggend database systeem (ERP of financieel systeem) aan te houden en om (indien wenselijk) aanvullende gegevens uit deze database op te halen. Ook order matching of codering kan in deze fase plaats vinden.

Eindresultaat van de validatiestap is een digitale factuur met alle bijbehorende relevante en gecontroleerde boekingsgegevens. Deze wordt vervolgens doorgezet naar uw ERP/financieel systeem en uw digitaal archief. Docspro levert koppelingen met tal van ERP/financiële systemen, waaronder:

  • Afas Profit
  • CiVision Middelen
  • Exact
  • Microsoft Dynamics AX / NAV / GP
  • Oracle E-Business Suite
  • SAP
  • UNIT4 Financials (voorheen Coda)
  • UNIT4 Decade
  • UNIT4 Agresso
  • UNIT4 FIS2000
  • UNIT4 FMS

Profiteren van Automatische factuurverwerking?

Als u geïnteresseerd bent in een persoonlijke toelichting  of in een demonstratie van de mogelijkheden die een oplossing voor de automatische factuurverwerking voor uw organisatie kan hebben, neem dan vrijblijvend contact op met Docspro. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 0172 – 419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Neem contact op

Downloadbare brochure:

Oplossing – Automatische factuurverwerking