Digitaal personeelsdossier

De vergrijzing maakt dat onze kenniseconomie in toenemende mate geconfronteerd wordt met schaarste op de arbeidsmarkt. HR afdelingen spelen een steeds belangrijkere rol bij het succes van uw bedrijf. Papieren rompslomp en manuele, op papier gebaseerde processen staan uw HR medewerkers in de weg. Bespaar tijd en ruimte met een digitaal personeelsdossier.

Een personeelsdossier bestaat al snel uit enkele tientallen documenten; contracten, formulieren, verslagen, brieven en nog vele andere documenten. Al deze documenten worden vaak in talloze dossierkasten opgeborgen. Hoe langer een werknemer in dienst is, hoe groter het dossier zal zijn. Bovendien geldt voor veel van deze documenten een bewaartermijn van een aantal jaar na het einde van de dienstbetrekking. In verband met de fiscale en civiele wetgeving kan dit soms wel 20 jaar zijn! Door deze papieren rompslomp verliest HR kostbare tijd die veel beter besteed kan worden aan de begeleiding van uw huidige medewerkers en het vinden en aannemen van de beste kandidaten. Docspro biedt een oplossing voor het digitaal beheren van uw personeelsdossiers.

Digitaal personeelsdossier, de voordelen

  • Personeelsdossiers altijd compleet, inzichtelijk en op de juiste locatie aanwezig
  • Geautomatiseerd verwerken van verlofaanvragen en ziekmeldingen
  • Personeelsdocumentatie online of via intranet beschikbaar maken
  • Veilige en betrouwbare opslag van personeelsgegevens in een digitaal archief
  • Als eerste de beste kandidaten selecteren en aannemen
  • Mogelijkheid om bewaartermijnen toe te kennen aan documenten

Digitaal personeelsdossier, de oplossing

Onze oplossing voor een digitaal personeelsdossier is het medicijn voor uw HR kopzorgen en maakt het verschil. Met onze oplossing kunt u uw personeelsdocumenten beheren en optimaliseert u uw HR processen zodat de focus van HR uit kan gaan naar de medewerkers.

De oplossing stelt HR onder andere in staat huidige medewerkers beter te begeleiden en te faciliteren. Dit kan via het beschikbaar stellen van personeelsdocumentatie via een intranet, maar ook het afhandelen van verlofaanvragen en ziekmeldingen kan digitaal.

Naast het beter begeleiden van huidige medewerkers, kan een oplossing voor een digitaal personeelsdossier ingezet worden om top talent sneller uit de papierberg van cv’s en sollicitatiebrieven te filteren. Door het scannen of automatisch importeren van cv’s en sollicitatiebrieven, worden deze automatisch in de juiste elektronische dossiers geplaatst voor verdere behandeling op de HR afdeling.

Door middel van veiligheidsinstellingen wordt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige personeelsinformatie voorkomen. De veiligheidsinstellingen kunnen op zodanige wijze aan de diverse ‘rolhouders’ in uw organisatie worden toegewezen dat uitsluitend alleen de medewerkers toegang tot de digitale personeelsdossiers hebben die ervoor zijn geautoriseerd.

Meer weten over het digitaal personeelsdossier?

Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de mogelijkheden van een digitaal personeelsdossier binnen uw organisatie. U kunt ons bereiken op het telefoonnummer 0172-419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Neem contact op