Geautomatiseerde vrachtbriefverwerking

Er zijn weinig sectoren waarin de concurrentie zo moordend is als in die van transport & logistiek. Het is voor ondernemingen in deze sector van vitaal belang om optimaal te presteren voor hun klanten. De klanten vragen daarbij veelal om dienstverlening onder ‘just-in-time’ condities waarbij het tegelijk zaak is om de bezettingsgraad zo hoog mogelijk te houden.

Het laat zich eenvoudig raden dat het automatiseren van het proces van vrachtbriefverwerking een belangrijk instrument vormt. De automatiseringssystemen ook wel bekend onder de naam Transport Management Systeem (TMS)  dienen inzicht te verschaffen in actuele gegevens over transporten, planning en klanten.
Geautomatiseerde vrachtbriefverwerking van Docspro

Vrachtbrief benodigd voor controle

De onderneming dient op ieder moment volledige controle over het gehele proces te hebben om zich maximale flexibiliteit te kunnen veroorloven. In het streven naar maximale controle stuiten veel transport- en logistiekbedrijven nog altijd op een belangrijk knelpunt in het administratieve proces: het vele papierwerk!

Digitale vrachtbrieven: het bewijs ‘POD’

Klanten stellen bijvoorbeeld als voorwaarde voor betaling dat bij iedere factuur een getekend ‘proof of delivery’ (POD) document aanwezig is. Omdat facturering veelal centraal vanuit het hoofdkantoor wordt uitgevoerd laten deze documenten vaak lang op zich wachten waardoor ook de facturering onnodig lang wordt uitgesteld. Dit terwijl de vrachtbrieven vaak al lang terug zijn op een regiokantoor waar ze verzameld worden om retour gestuurd te worden naar het hoofdkantoor. Het beschikbaar hebben van digitale vrachtbrieven die overal, waar dan ook beschikbaar zijn is een uitkomst. Met de vrachtbriefverwerking oplossing van Docspro kan dit knelpunt dus weggenomen worden.

vrachtbriefverwerking

Automatische vrachtbriefverwerking, de voordelen

  • Kortere omlooptijd vrachtbrieven (vrachtbrieven beschikbaar vanuit een digitaal archief)
  • Kans op zoekraken van vrachtbrieven wordt geminimaliseerd
  • Verbeterde informatie positie naar klanten en de interne organisatie
  • Opslag van vrachtbrieven in een veilig (digitaal) formaat
  • Verbeterde service en dienstverlening naar uw klanten
  • Uitermate geschikt voor middelgrote en grote transportbedrijven die een optimalisatieslag willen maken wat betreft de vrachtbriefverwerking

Automatische vrachtbriefverwerking, hoe werkt het?

  • Ondertekende vrachtbrieven worden direct na binnenkomst op één van uw kantoren gescand en opgeslagen in een digitaal archief.
  • Hierdoor wordt de geografische beperking die verbonden is met de traditionele wijze  van afhandeling (vrachtbrieven zijn lang onderweg voordat ze terug zijn op het hoofdkantoor) weggenomen.
  • Krachtige scan- en OCR functionaliteit bepaalt de documentsoort (ritspecificatie, CMR, etc.) waarna belangrijke indexgegevens geautomatiseerd van het document worden uitgelezen (CMR nummer, ritnummer, ordernummer en/of relatienummer).
  • Via een database look-up worden herkende indexgegevens geverifieerd met uw bestaande applicaties (TMS, ERP, financiële administratie, etc.) en indien wenselijk worden aanvullende gegevens uit deze applicaties opgehaald.
  • De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van indexgegevens voorziende documenten worden nu afgeleverd aan uw bestaande applicaties (TMS, ERP,  financiële administratie, etc.).

Vrachtbriefverwerking oplossing: inzichtelijk voor uw medewerkers

Digitale vrachtbrieven zijn na verwerking toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie. Dit gebeurt via de uiterst intuïtieve en gebruikersvriendelijke interfaces die onderdeel uitmaken van onze digitale archief oplossingen. Bovendien kunnen ook delen van het digitale archief via een webtoepassing voor uw klanten beschikbaar worden gesteld.

Meer weten over vrachtbriefverwerking?

Neem contact op met Docspro voor meer informatie over de toepassingsmogelijkheden van vrachtbriefverwerking in uw organisatie. U kunt ons bereiken op het telefoonnummer 0172 – 419 334 of stuur een e-mail naar sales@docspro.nl.

Neem contact op

 

Downloadbare brochure:

Referentieverhaal – Nabuurs