Scannen personeelsdossier

U moet even snel wat nazoeken voor een medewerker. U gaat direct op zoek naar het juiste personeelsdossier. Dit blijkt zich helaas op een andere vestiging te bevinden. En als u het eindelijk heeft getraceerd moet u ook nog het juiste document  in het dikke HR dossier terugvinden. Komt dit u bekend voor? Het digitale personeelsdossier maakt een eind aan dit soort scenario’s. 

digitale personeelsdossiers: veilig en makkelijk terug te vinden

Scannen personeelsdossiers

Start met het scannen van uw personeelsdossiers. Vervolgens kunt u sneller dossiers opvragen, opbergen en makkelijker het gewenste document opzoeken. Kortom u kunt met het digitaliseren van uw personeelsdossiers tijd- & kosten besparingen realiseren. Docspro adviseert u graag bij het inzetten van een oplossing voor het omzetten van uw huidige papieren personeelsdossiers naar digitale personeelsdossiers.

Scannen personeelsdossiers, de voordelen

  • Sneller opvragen van personeelsdocumenten
  • Documenten raken niet meer zoek en zijn altijd en overal beschikbaar
  • Ruimtebesparend
  • Eenvoudig in beheer

Scannen personeelsdossiers, hoe werkt het?

Het digitaliseren van personeelsdossiers is onderverdeeld in vier stappen:

Scannen personeelsdossiers: De eerste stap is het scannen van de HR dossiers. Het scannen kan met onze oplossing zowel centraal – op het hoofdkantoor – of decentraal gebeuren. Voor het digitaliseren kunt u gebruik maken van een professionele documentscanner of van de reeds in uw organisatie aanwezige MFP’s.

  •  Automatisch classificeren van personeelsdocumenten
    Een personeelsdossier bestaat vaak uit een grote variëteit aan HR documenten. Voorbeelden zijn arbeids- en leasecontracten, beoordelingsformulieren, verlofaanvragen, cv’s, etc. Onze oplossing kan automatisch de verschillende HR documenten voor u classificeren.
  • Indexeren van peroneelsdocumenten
    Gescande documenten moeten worden opgeslagen in het juiste personeelsdossier. Dit kan door het toepassen van automatische herkenning of door het handmatig indexeren – voorzien van indexwaardes zoals personeelsnummer – van documenten.
  • Exporteren personeelsdocumenten
    Na het indexeren van de HR documenten kunnen de documenten worden geëxporteerd naar het digitale personeelsdossier. Onze oplossing kan koppelen met uw huidige HR applicatie of u kunt gebruik maken van de Docspro oplossing voor digitale personeelsdossiers als u nog niet beschikt over een digitaal personeelsdossier.

scannen personeelsdossier

Met documenten scannen behaal je vele voordelen. De documenten zijn makkelijker inzichtelijk en voor meerdere mensen tegelijk beschikbaar. Uiteraard is door middel van autorisatie te beheren wie welke dossiers en documenten mag inzien. Meer informatie hierover vindt u bij digitale personeelsdossiers.

Meer weten over scannen personeelsdossiers?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een digitaal personeelsdossier binnen uw organisatie? Wij adviseren u graag over de mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact met ons op en bel met 0172 – 419 334 of e-mail naar sales@docspro.nl.

Neem contact op