Docspro E-mail Importer

Het percentage documenten dat een organisatie binnenkomt via e-mail is in de afgelopen jaren enorm toegenomen. U herkent ongetwijfeld uit uw eigen situatie dat o.a. facturen, opdrachtbevestigingen en brieven niet langer alleen via de papieren post maar ook langs elektronische weg uw bureau verlaten of binnenkomen. Met de afhandeling van deze digitaal ontvangen documenten zou er tijd en geld bespaard moeten kunnen worden.

In de praktijk blijkt echter in veel gevallen dat e-mailberichten en -bijlagen na binnenkomst worden uitgeprint waarna ze alsnog worden gescand om ze vervolgens in hetzelfde proces op te nemen als de papieren documenten. Of erger, het zicht op de verwerking en archivering van deze documenten is (gedeeltelijk) verloren omdat deze in e-mailboxen binnenkomen die niet centraal beheerd worden.

Om deze tijdrovende en inefficiënte handelingen en bovendien het compliance risico te voorkomen heeft Docspro de E-mail Importer ontwikkeld. Met deze software kunt u de aangewezen e-mailboxen uitlezen en het
e-mailverkeer geautomatiseerd laten opnemen in het reeds aanwezige capture proces. Hierdoor ontstaat een volledig hybride data capture oplossing waarmee zowel papieren documenten (die naar verwachting de komende jaren ook nog volop verstuurd en ontvangen zullen worden) als elektronische documenten in één proces worden gedigitaliseerd, geclassificeerd en gedistribueerd naar de juiste plek in uw organisatie voor verdere behandeling.

Binnen de Docspro E-mail Importer kunnen filters worden meegegeven waarmee wordt ingesteld dat uitsluitend e-mailberichten en/of -bijlagen worden geïmporteerd die aan opgegeven voorwaarden voldoen. De Docspro
E-mail Importer kan overweg met alle gangbare documentformaten zoals afbeeldingen (TIFF, JPEG, GIF), MS Office documenten (Word, Excel) en PDF.  De software voorziet in ondersteuning voor MS Outlook, IBM Lotus Notes en Novell Groupwise.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over de toegevoegde waarde van de Docspro E-mail Importer voor uw organisatie? Neem dan contact op met onze afdeling Sales via sales@docspro.nl of telefonisch via 0172 – 419 334.