Blog

12 innovatieve cases van RPA in Finance & Accounting

12 innovatieve cases van RPA in Finance & Accounting

Als je weet waar de zin “Mind the Gap” vandaan komt, heb je waarschijnlijk weleens met de Londense metro gereisd, ook wel bekend als de Underground of Tube. Sommige delen van dit ondergrondse transportnetwerk hebben onveilige gaten tussen het metrotoestel en het platform. Voor gehaaste passagiers een veiligheidsrisico tijdens het in- en uitstappen. Chauffeurs en medewerkers van de metro waarschuwden de passagiers hier vroeger persoonlijk voor. In de jaren zestig werd het vooraf opgenomen zinnetje “Mind the Gap!” geïntroduceerd. Deze uitdrukking werd al snel populair en wordt nu in metrostations over de hele wereld gebruikt.

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen.
LinkedIn

Bij Docspro houden we ons niet zozeer bezig met openingen tussen metrotoestellen en perrons, maar des te meer met hiaten bij het automatiseren van documentprocessen en financiële processen.

Let op hiaten in de automatisering van uw financiële processen!

In een typisch scenario voor digitale transformatie, zoals het automatiseren van end-to-end financiële processen in Procure to Pay-, Order to Cash- en Record to Report-cycli, is een meerderheid van de processen te automatiseren met capture- en workflow-automatiseringsoplossingen. Tot maar liefst tussen de 50 en 90 procent!

Echter, we komen nog steeds hiaten tegen in geautomatiseerde processen als het gaat om de activiteiten en taken van verschillende systemen. Denk daarbij aan keying en re-keying van informatie van de ene applicatie naar de andere, inloggen op leveranciersportals om informatie te verzamelen en het handmatig updaten van financiële gegevens of ERP-applicaties vanuit Excel-sheets.

Wanneer u uw end-to-end financiële processen heeft geëvalueerd, zult u waarschijnlijk hiaten in deze processen ontdekken – ongeacht het niveau van automatisering van bedrijfsprocessen van uw organisatie. Dan is het goed om na te denken over hoe u deze hiaten kunt dichten.

U kunt overwegen om deze lacunes te dichten met Robotic Process Automation (RPA). Dit is een intelligente, digitale toepassing waarmee u handmatige taken zoals kopiëren en plakken, gegevensverzameling, consolidatie en gegevensinvoer van de ene applicatie naar de andere kan automatiseren. Hieronder staan de hiaten waar wij de meest waardevolle kansen zien voor automatisering met robotica.

Bestellen-tot-betalen-hiaten (Procure to Pay)

Nieuwe leveranciers: Veel bedrijven hebben factuurportals die de e-facturering stroomlijnen. Het invoeren van nieuwe leveranciers is echter nog steeds een handmatig proces. Een robot kan u helpen bij onderzoek naar deze nieuwe leveranciers met een volledige rapportage over kredietwaardigheid, belastinggegevens, etc.

Zoekopdrachten in portals: Organisaties werken vaak samen met leveranciers via portals die niet goed zijn geïntegreerd. In plaats van een medewerker handmatig in verschillende portals te laten in- en uitloggen en alle benodigde gegevens te laten kopiëren en plakken, kunt u ook een robot aan het werk zetten. Deze robot maakt verbinding met al uw portals om automatisch informatie te verzamelen of te posten. Dat kan op vooraf ingestelde tijden of als onderdeel van een gedefinieerde workflow.

Prijsvergelijkingen: Als u meerdere leveranciers heeft voor een specifiek product met fluctuerende prijzen, dan kunt u deze prijsschommelingen en de beste prijs laten volgen door een robot. Het is zelfs mogelijk om een robot toegang te geven tot de webcode om zodoende de catalogusprijs te laten berekenen.

Markt intelligence: Periodiek onderzoek verrichten naar de kredietwaardigheid van leveranciers is een tijdrovende, handmatige taak die vaak wordt uitgesteld. Wanneer u een robot deze werkzaamheden laat verrichten, beschikt u altijd op tijd over een volledig rapport.

Contractvoorwaarden: Voor sommige facturen zult u de gegevens in de contracten van leveranciers moeten valideren, zodat ze compliant zijn met de contractvoorwaarden. In sommige organisaties is deze functie al geautomatiseerd. Als dat nog niet het geval is, kunt u deze hiaat gemakkelijk dichten met een robot.

Offerte-tot-betaling-hiaten (Quote to Cash)

Vergelijking van leveranciersprijzen: Tijdens het opstellen van een offerte is het vergelijken van de prijzen van uw leveranciers vaak een tijdrovend, handmatig proces. Laat een robot die gegevens verzamelen en in een recordtijd aanleveren.

Verwerking van uitzonderingen in verkooporders: Orders bevatten vaak bepalingen zoals het aantal dagen dat een prijsaanbod geldig is. Een robot kan automatisch een prijscontrole uitvoeren en de huidige prijs vergelijken met die van de verkooporder.

Afleveringsafstemming: Afleveringsbonnen worden afgestemd met inkooporders om bestellingen te valideren ten opzichte van zendingen. Een robot kan alle overeenkomende bestellingen controleren en goedkeuren. Medewerkers hoeven dan alleen nog maar geïnformeerd te worden bij uitzonderingen.

Nieuwe klanten en onderhoud van masterdata: Net zoals dat bij leveranciers het geval is in de procure-to-pay-cyclus, dienen nieuwe klanten gescreend en ingevoerd te worden. Hun gegevens dienen periodiek gevalideerd en bijgewerkt te worden.

Verzamelen-tot-rapporteren-hiaten (Record to Report)

Ondersteuning van financiële afsluiting: Het financiële afsluitings- en rapportageproces omvat alle taken en processen. Daar zijn veel systemen, afdelingen en personen bij betrokken: van het sluiten van sub-grootboeken tot en met het aanmaken en aanleveren van financiële archiveren aan regelgevende instanties. Voor dit proces zal data vanuit bronnen zoals Excel naar deze sub-grootboeken gekopieerd moeten worden. Een saaie klus die gemakkelijk uit handen genomen kan worden door RPA.

Data-extractie voor boekhoudkundige afsluiting: In uw gehele bedrijfsvoering leggen afdelingen en units transacties vast in journaalposten. Deze dienen vervolgens te worden geconsolideerd en gereconcilieerd. Een robot kan deze transacties ook voor u verzamelen en consolideren en vervolgens reconciliëren met uw ERP-systeem.

Gegevensbeheer: Het aggregeren en analyseren van financiële en operationele prestaties is een bedrijfskritieke functie. Het verzamelen, verwerken en tijdig aanleveren van deze informatie, voelt vaak aan als het trekken van een sprint. Een robot kan deze taak overnemen. Dat scheelt uw medewerkers veel tijd, terwijl het management op tijd de benodigde, correcte informatie heeft om inzicht in de bedrijfsvoering te verkrijgen.

Benieuwd naar de voordelen die uw organisatie kan behalen met RPA?

Ontdek hoe Robot Proces Automatisering (RPA) u kan helpen bij het dichten van de hiaten in uw financiële processen en neem direct contact met ons op via 0172 419 334 of mail naar sales@docspro.nl.

  • * verplichte velden
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Stel een vraag Offerte