5 tips om een succes te maken van RPA

Tip 1: Betrek de IT-manager vanaf het begin bij het proces

De meeste pilots met RPA zijn initiatieven vanuit de business. Toch is het belangrijk om de IT-manager direct te betrekken bij de pilot. De IT-manager is een van de belangrijkste stakeholders. U zult met de IT-manager bijvoorbeeld in gesprek moeten gaan over RPA-systeemkwalificaties, toegangsrechten, multi-factor authenticatie en single sign-on. Het is een gesprek tussen de business – die een digitale werknemer wil inzetten in een specifiek proces – en de IT-manager die zal helpen bepalen hoe de netwerkbeveiliging moet worden geregeld.

Tip 2: Ontwikkel een holistische business case

Ga er vanuit dat RPA nieuw is voor de meeste stakeholders. U zult dus moeten werken aan een breed draagvlak om ondersteuning te krijgen bij de uitvoering van uw plannen. Van tevoren een sterke business case bouwen helpt daar zeker bij.

De volgende 4 elementen komen vaak terug in een succesvolle business case:

1. Strategische afstemming: koppel de gewenste resultaten van uw RPA-pilot aan de grotere bedrijfsstrategie. In de meeste gevallen kan RPA worden gelinkt aan een digitale transformatie strategie.
2. Operationele impact: aantoonbare verbeteringen aan belangrijke operationele metrics zoals verbeterde compliance, kortere cyclus, verbeterde klantervaring en lagere transactiekosten.
3. Financiële impact: ontwikkel een model van kostenreductie om de benodigde investeringen te rechtvaardigen. De praktijk leert dat de investering meestal binnen een half jaar tot een jaar is terugverdiend.
4. Impact op de medewerkers: identificeer de impact van RPA op de medewerkers. Dit is één van de belangrijkste elementen van uw business case. Hierin bespreekt u bijvoorbeeld de tijd die overblijft voor medewerkers als zij bepaalde (saaie) taken niet meer hoeven uit te voeren, en hoe deze tijd besteed kan worden aan werk met meer toegevoegde waarde.

Tip 3: Start een projectgroep

Behalve de IT-manager is het ook belangrijk om andere stakeholders uit de organisatie bij uw plannen te betrekken. De verschillende stakeholders zullen een RPA-pilot ieder vanuit hun eigen expertise bekijken, wat u zeker nieuwe inzichten kan opleveren. Tegelijkertijd werkt u met een projectgroep aan draagvlak in de organisatie, één van de belangrijkste voorwaarden om RPA tot een succes te maken.

Tip 4: Breng de sterke en zwakke punten van RPA in kaart

RPA biedt fantastische kansen, maar het is geen wondermiddel. De meeste organisaties hebben complexe bedrijfsprocessen met ongestructureerde gegevens en processen die niet altijd hetzelfde zijn. Dan kunt u niet zomaar met RPA starten. U dient dan eerst het proces in kaart te brengen en te bepalen welke automatiseringstools (die complementair aan RPA zijn) ingezet kunnen worden om het volledige proces te automatiseren.

Tip 5: Werk samen met de medewerkers

De belangrijkste gesprekspartners tijdens de RPA-reis zijn de individuele medewerkers die de processen uitvoeren die u wilt automatiseren. Ten eerste zijn zij de experts die alle ins en outs van het proces zullen moeten identificeren.

Ten tweede is het hun werk dat verandert met de implementatie van RPA. Neem de medewerkers mee op de reis: wat gaat RPA voor hen betekenen, hoe moeten ze ermee werken en welke kansen biedt het hen?

Er is geen twijfel over mogelijk dat RPA de motor zal zijn achter een snellere en eenvoudigere manier van werken. RPA voegt een digitale medewerker toe aan het medewerkersbestand en door rekening te houden met het menselijke element tijdens de integratie van het digitale personeel, kunt u de tevredenheid en betrokkenheid onder medewerkers verbeteren. Uw medewerkers zullen blij zijn dat ze de repetitieve en vaak saaie taken uit handen kunnen geven.

Benieuwd wat softwarerobots voor uw organisatie kunnen betekenen?

Vul onderstaand formulier in en Rima neemt zo spoedig mogelijk contact met u op.