Blog

Bovemij: “Na de factuuradministratie en Schade Zakelijk, gaat nu ook Letselschade volledig digitaal!”

Bovemij: “Na de factuuradministratie en Schade Zakelijk, gaat nu ook Letselschade volledig digitaal!”

Bovemij, dé verzekeraar en financieel dienstverlener van de mobiliteitsbranche, blijft voortdurend werken aan verbeterde werkwijzen en systemen om hun klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Na het digitaliseren van de factuuradministratie en de afdeling Schade Zakelijk, was er nog geen goed Case Management Systeem om de afdeling Letselschade te ondersteunen.

Martijn Mom Senior Applicatiebeheerder bij Bovemij vertelt in zijn blog dat dit dankzij Docspro en OnBase wel is gelukt. “Dit heeft geleid tot enorm veel voordelen wat betreft opslagruimte, efficiency, reductie van kosten, verbeterde werkstructuur en meer.

Benieuwd hoe? Lees snel verder…

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen.
LinkedIn

Gevoelige complexe informatie zorgvuldig en efficiënt beheren

Hoewel veel documenten bij de afdeling Letselschade al digitaal zijn, werden nog vaak fysieke dossiers bijgehouden. Dit omdat de dossiers bij Letselschade meestal complexer en dikker zijn en een langere doorlooptijd hebben dan bij een gebruikelijk schadedossier. Bovendien was er nog veel scepsis ten opzichte van een goed Case Management Systeem. Logisch, want het gaat hier om het beheer van zeer gevoelige informatie zoals in het geval van letselschade.

Kritische vragen van letselschadebehandelaars

  • Hoe weet ik nu zeker dat onze werknemers alle stappen in het proces hebben doorlopen en deze goed hebben afgerond? En hoe kan ik dit controleren?
  • Hoe weet ik dat alle correspondentie wel aanwezig is?
  • Hoe kan ik op eenzelfde manier bladeren in een digitaal dossier zoals je dat bij een fysiek dossier zou doen?
  • Hoe houd ik grip op het alsmaar toenemende aantal documenten rondom het schadedossier?
“Juist die overwegingen gaven uiteindelijk de doorslag om te kiezen voor de uitgebreide en schaalbare Content Services Suite van Hyland, OnBase. Met name de collega’s die al met OnBase werken bij Bovemij begrepen dat je juist met dit informatiebeheer systeem meer grip en controle krijgt over die digitale dossiers!”

Analyse fase

In eerste instantie is het huidige proces geanalyseerd. Hoe ziet een dossier voor letselschade eruit? Welke belangrijke elementen maken daar deel van uit? Welke processen horen erbij? Waar liggen de bottlenecks of uitdagingen? Welke systemen en personen met welke rol zijn hierbij betrokken?

Op basis van de analyse en de behoefte is een eerste demoversie gepresenteerd. “Natuurlijk was de demo-omgeving nog niet af, maar het heeft wel geleid tot inzichten en heeft medewerkers van de Letselschade afdeling overtuigd dat een Case Management Systeem er moest komen. Het stond dus als een paal boven water dat we binnen enkele maanden live wilden gaan met de nieuwe OnBase omgeving! De enige uitdaging was om de investering rond te krijgen, want er was niets begroot. We moesten dus aan de slag met een business case.”

Business case

Het was Bovemij duidelijk dat het digitaliseringsproject veel efficiëntie zou opleveren: “Al snel bleek dat alleen al de jaarlijks gemaakte printkosten dekking boden voor de aanschaf van de OnBase oplossing. Daarnaast bleek er ook een behoorlijke kostenbesparing te behalen wat betreft de archivering. Naast de dossiermappen in archiefkasten, werden de afgelegde dossiers voor 15 jaar in een extern archief opgeslagen.”

De voordelen als alle dossiers over 5 jaar volledig gedigitaliseerd zijn

  1. Enorm veel kantoorruimte (kasten op de afdeling zijn niet meer nodig), ruimte die kan worden opgevuld met werkplekken
  2. Kostenreductie door minder extern te archiveren
  3. Minder storingen aan de printers
  4. Substantiële reductie van in printkosten en papierverbruik
  5. Verhoogde efficiëntie door geautomatiseerde workflow processen
  6. Inzicht in werkvoorraad waardoor dit beter te coördineren is
  7. Menselijke handelingen die nu nog nodig zijn in het proces worden grotendeels geautomatiseerd
  8. Standaardiseren van het werkproces

De aanpak

Door klein te beginnen met een vast team van mensen vanuit verschillende rollen en disciplines, kon er snel geschakeld worden. “We hebben met deze ‘OnBase werkgroep’ twee halve dagen om de tekentafel gezeten om een eerste basisversie te ontwikkelen. Binnen korte tijd beschikten we over digitale slachtofferkaarten, betaalkaarten, dossierkaarten en behandelplannen voorzien van doorklikmogelijkheden, agenda’s en bijbehorende documenten.

Livegang en samenwerking

“Binnen 4 maanden(!) kon de oplossing al live! Sinds de livegang worden alle nieuwe dossiers digitaal verwerkt. De oude dossiers lopen voorlopig op papier door, zodat het fysieke bestand vanzelf afneemt. De samenwerking met onze partner Docspro, onze business analisten en de OnBase werkgroep was met name een succes door de grote mate van commitment en flexibiliteit! Ik kan niet wachten op de eerste rapporten waarop we een reductie zien in de werkvoorraad en printkosten,” aldus Martijn Mom, senior applicatiebeheerder bij Bovemij.

Lees hier meer over OnBase of vul onderstaand contactformulier in. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.

Wilt u meer weten over OnBase en hoe Docspro u kan helpen?

Laat uw gegevens achter via onderstaand formulier, dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. U kunt voor meer informatie uiteraard ook contact opnemen met uw accountmanager of met ons team via 0172-419334. 

  • * verplichte velden
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Stel een vraag Offerte