Nissan Leo Peeters

Nissan Leo Peeters

Efficiëntere factuurverwerking én geautomatiseerd dossiers opbouwen middels chassisnummer

Autobedrijf Leo Peeters is de afgelopen decennia uitge­groeid tot één van de toonaangevende Nissan dealers in België. Om succesvol te opereren in een markt die al ja­ren flink onder druk staat, is het leveren van kwalitatief hoogwaardige producten en dienstverlening niet ge­noeg. Het vereist ook een stevige grip op de inkomsten en uitgaven. Docspro leverde Nissan Peeters een scan-en factuurverwerkingssysteem dat niet alleen de finan­ciële administratie een stuk efficiënter maakt, maar ook het aanmaken van wagendossiers voor een groot deel automatiseert.

Uitdaging

“We waren op zoek naar een systeem dat meer kan dan simpelweg onze facturen geautomatiseerd verwerken in onze financiële admi­nistratie. In onze branche bevatten de facturen een schat aan ge­gevens die essentieel zijn voor onze dagelijkse bedrijfsvoering. We wilden daarom de mogelijkheden van scannen en gegevensherken­ning optimaal benutten.” Aan het woord is Cindy Parthoens, verant­woordelijke boekhouding bij Nissan Leo Peeters. Ze legt uit hoe het systeem werkt: “Bij de aankoop van een wagen hoort een aankoop­factuur. Daarop staat het chassisnummer en heel veel details over de wagen. Het scansysteem herkent deze gegevens en geeft ze door aan Exact, ons financieel administratiesysteem. Onze garagesoft­ware ontvangt vervolgens vanuit Exact de gegevens die nodig zijn om een wagendossier voor het chassisnummer op te bouwen. Dat zorgt voor veel gemak en minder fouten: vroeger moesten we die gegevens met de hand opnieuw invoeren.”

Chassisnummer staat centraal

“In onze administratie draait alles om het chassisnummer”, ver­volgt Cindy Parthoens. “Als we bijvoorbeeld een creditnota met de leveranciersbonussen van Nissan ontvangen, gaat het soms om twintig pagina’s met op elke regel een ander chassisnummer. Docspro heeft ervoor gezorgd dat die documenten probleemloos worden verwerkt. Zo hebben we altijd goed zicht op de opbrengsten en kosten per wagen. Ik kan nu ook snel zien of we alle bonussen hebben ontvangen waar we recht op hebben. Daarnaast hebben we te maken met heel veel verschillende onderdelen voor bijvoorbeeld reparaties. Ook die worden na het scannen automatisch doorgezet naar de juiste grootboekrekening.”

Vanaf iedere locatie toegang tot systeem

Het scannen van de facturen wordt uitgevoerd door de boekhouder van Nissan Leo Peeters. Daarvoor is in elk van de vier vestigingen een scanner geplaatst. Cindy Parthoens is blij met de flexibiliteit die dat oplevert: “De scan- en herkenningssoftware staat op zijn laptop, waardoor hij zelf kan kiezen waar en wanneer hij de documenten verwerkt. Ook mijn laptop is ingericht voor het systeem zodat ik zijn werk perfect kan overnemen als hij er niet is. Voor de gescande do­cumenten heeft Docspro per vestiging een digitale folder ingericht waar we de PDF’s eenvoudig via Windows verkenner kunnen raad­plegen: ik hoef alleen het factuurnummer te typen om de factuur op mijn scherm te tonen. Dat betekent dat ik de controle van de boekhouding net zo eenvoudig thuis als op kantoor kan uitvoeren. Dat geeft veel vrijheid.”

Probleemloze samenwerking

Voor de keuze van het nieuwe systeem ging Nissan Leo Peeters niet over één nacht ijs, maar de keuze voor Docspro was niet zo moeilijk. “Het product bood alles waar we naar op zoek waren, zowel nu als voor de toekomst” en “ze waren qua prijs één van de betere partij­en,” legt Cindy Parthoens uit.” Eigenaar Leo Peeters beaamt dit: “We zijn zeer tevreden. Docspro heeft hard gewerkt om al onze wensen te verwezenlijken en we hebben nauwelijks problemen gehad sinds de opstart. Dat is goed gelopen.” Ook over de support is er tevreden­heid: “We hebben er weinig gebruik van hoeven maken, dat is op zich al positief natuurlijk, maar als we een vraag hebben, worden we onmiddellijk en goed geholpen. Een groot voordeel daarbij is dat we de tabellen die de herkenning en verwerking van gegevens aansturen, bijvoorbeeld welke code naar welke grootboekrekening moet, eenvoudig zelf kunnen aanpassen. Het is erg prettig dat we niet voor elke kleine aanpassing Docspro nodig hebben.”

Nog veel meer mogelijkheden

Op dit moment wordt het nieuwe systeem alleen gebruikt voor de verwerking van papieren facturen, maar daar komt snel verande­ring in. “We hebben besloten het nieuwe systeem stap voor stap en in een rustig tempo in te voeren en binnenkort gaan we aan de slag om digitale facturen op dezelfde manier te verwerken”, ver­telt Cindy Parthoens. “De meeste facturen van Nissan downloaden we nu van hun website. Straks is het niet meer nodig om die eerst af te drukken. Ook facturen die per e-mail binnen komen, kunnen dan automatisch in het herkenningsproces worden meegenomen. Verder naar de toekomst zijn we erg geïnteresseerd om samen met Docspro onze digitale archivering te verbeteren, zodat we bijvoor­beeld op basis van het chassisnummer eenvoudig alle relevante do­cumenten kunnen raadplegen en ook meer mogelijkheden krijgen voor rapportages. Kortom, we zijn tot nu toe erg tevreden en gaan zeker voort op de ingeslagen weg.”