Meer resultaten
De missie van de Sligro Food Group is het bedienen, zowel direct als indirect, van ‘de etende mens’. Dennis van Eijsden Applicatiebeheerder Backoffice Documentmanagement bij Sligro Food Group, legt uit: “We doen dit met meerdere kanalen: van zelfbedieningsvestigingen voor hobbykoks en professionals tot bezorging aan restaurants, variërend van eenvoudige cafetaria’s tot Michelinsterrenrestaurants.”
“Die combinatie van zelfbediening en bezorging is een bewust gekozen strategie. We kunnen onze klanten volledig ontzorgen, maar chefs kunnen ook geïnspireerd raken en nieuwe concepten ontdekken in de zelfbedieningsvestigingen met uitgebreide versafdelingen. We hebben daarnaast ook een inspiratie lab waar zij kunnen proeven en nieuwe ideeën kunnen opdoen, zegt Kees Vaandrager, IT Domain Owner Backoffice bij Sligro.”
Een verouderd en vergroeid IT-landschap stond de toekomstige innovatie van de IT-afdeling binnen Sligro in de weg. Om een omgeving te kunnen bouwen die meerwaarde zou bieden aan de business deed Sligro een beroep op Docspro om de knelpunten in kaart te brengen met behulp van een Discovery fase.
Van Eijsden: “In samenwerking met onze partner Docspro zijn we daarom een inventarisatie- en ontdekkingsfase ingegaan om de IT-infrastructuur grondig in kaart te brengen. Docspro hielp ons om een duidelijk overzicht te krijgen van de huidige systemen, iets wat door een gebrek aan documentatie en versiebeheer een hele klus was. Maar het was wel essentieel om de huidige situatie in kaart te brengen om een pad naar de toekomst uit te stippelen.”
“Docspro heeft in een Discovery fase een volledige inventarisatie gemaakt, inclusief een plan van aanpak dat rekening houdt met onze IT roadmap, afstemming van en met de architectuur en het vaststellen van de benodigde tijd en middelen. Essentieel doel hiervan was om de interne stakeholders met behulp van de Discovery fase een duidelijk inzicht in de bestaande situatie te kunnen geven.”
Dit laatste was geen overbodige luxe: “Veel collega’s zagen de bestaande systemen als een eenvoudige factuuroplossing, maar wisten niet dat daar ook volledige workflows in zitten. Het was dus een uitgelezen kans om de stakeholders te informeren over de bestaande systemen en samen te kijken naar verbeteringen van het platform.”
Het rapport dat voortkwam uit de Discovery fase was een uitgewerkt plan waarin stap voor stap staat weergegeven hoe het bestaande IT-landschap kan worden voorbereid op de toekomst. Hiermee heeft Sligro direct positieve resultaten behaald. Van Eijsden: “We beschikken nu over één document dat duidelijk aangeeft wat in de huidige IT-omgeving staat. Hiermee kunnen we intern communiceren met stakeholders, zoals netwerk- en serverbeheer en architectuur, om van daaruit verder te bouwen aan een effectievere IT-omgeving. Dit leidt tot meer efficiëntie en kostenbesparingen. Het beheren van één omgeving is eenvoudiger en minder kostbaar dan het onderhouden van drie aparte omgevingen.”
Hij vervolgt: “Wat ons vooral aantrok in de Discovery fase was de gestructureerde aanpak van Docspro. Voorafgaand aan het project was er overleg op locatie bij Sligro om te inventariseren wat de doelen waren. Naar aanleiding van deze gesprekken is er een totaaldocument samengesteld, waarin de impact van de voorgestelde veranderingen werd onderzocht.”
“We hebben daarin gekeken naar de effecten op de huidige omgeving en de vraag of het nodig was een nieuwe omgeving op te zetten om de bedrijfsvoering te kunnen voortzetten. Tijdens dit onderzoekstraject hebben we de fase bereikt waarin we kunnen bepalen wanneer en hoe de implementatie zal plaatsvinden.”
Vaandrager vult aan: “Met het beeld dat we hebben door de Discovery fase met Docspro weten we welke vervolgstappen wij het beste kunnen maken om onze doelstellingen te bereiken. Dankzij het rapport zijn we nu beter in staat om de juiste beslissingen te nemen. De uitkomsten hebben ons het vertrouwen gegeven om onze doelstellingen binnen afzienbare tijd tegen geringe kosten te kunnen bereiken.”
“Dat heeft rust gebracht binnen het team èn bij de business. Zodra de geplande veranderingen zijn doorgevoerd zullen er aanzienlijke verbeteringen te zien zijn in termen van tijd en kosten. De beheerlast zal aanzienlijk verminderen, waardoor Sligro beter in staat zal zijn om doelgericht te werken.”
“Nu het beheer onder controle is kan Sligro met Tungsten Automation nog meer toegevoegde waarde bieden aan de business, zoals het automatiseren van processen. Met de nieuwste software beschikken we over de laatste functionaliteiten, die we ook aan businesspartners buiten de financiële afdeling kunnen aanbieden.”
Van Eijsden besluit: “We zijn over de samenwerking met Docspro zeer tevreden. Deze samenwerking, die ooit begon op initiatief van de afdeling Finance, is geïntensiveerd sinds de IT-afdeling van Sligro de regie en het beheer over de producten op zich heeft genomen. We hebben goed contact met de consultants van Docspro; ze staan altijd klaar voor vragen of problemen.”
“We willen de samenwerking met Docspro dan ook verder uitbreiden. Dat blijkt onder meer door de recente overstap van eenjarige naar driejarige contracten, waarmee we de relatie willen verdiepen. Het rapport van Docspro zal ons ondersteunen bij toekomstige uitdagingen, aangezien we nu volledig inzicht hebben in alle gebruikte software en applicaties. Dit maakt het makkelijker om samen met interne stakeholders de juiste beslissingen te nemen voor de toekomst.”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
