Softwarerobots werken op turbo-snelheid bij Sligro

Sligro Food Group

Sligro Food GroupLogo Sligro

Softwarerobots werken op turbo-snelheid bij Sligro

Robotisering levert de crediteurenadministratie van Sligro Food Group behalve veel tijdwinst ook een verandering van werkzaamheden op: van veel uitvoerend ‘inklopwerk’ naar analytische taken.

Uitdaging

Sligro Food Group, een groothandel met in Nederland 50 vestigingen, acht distributiecentra en een centrale backoffice is in 2017 samen met leverancier Docspro begonnen met het volledig en stapsgewijs robotiseren van de inkomende order- en facturenstroom. Honderden leveranciers en jaarlijks 1,1 miljoen facturen komen binnen bij Sligro Food Group. Een miljoen als e-invoice en ongeveer 100.000 als PDF of ouderwetse papieren factuur. “Bijna niet voor te stellen hoeveel facturen dat per uur, per dag en per week zijn”, zegt Jac. Willems, Manager Accounts Payable bij Sligro Food Group over het transactievolume.

Bij de verwerking stonden de medewerkers onder grote tijdsdruk. “Er dreigden voortdurend achterstanden met het matchen van facturen aan orders. Daarom besloten we enkele jaren geleden dat het tijd was voor een grote efficiencyslag door verschillende workflows geheel te automatiseren.” Een beslissing die grote voordelen opleverde. Niet alleen nam de beheersbaarheid met sprongen toe, ook de nauwkeurigheid en traceerbaarheid – en vooral – de snelheid waarmee processen verlopen. Binnen zeer korte tijd was er al een enorme tijdwinst gerealiseerd.

De aanpak

Al jaren had Robotic Process Automation (RPA) Willems’ warme belangstelling. “Ik zag gelijk de enorme voordelen. Mijn indruk was aanvankelijk dat we nog niet klaar waren voor RPA. Samen met Docspro zijn we gestart met het maken van blue prints van alle processen en bijbehorende procedures die in aanmerking kwamen voor RPA.”

Dat goed in kaart brengen van alle processen en procedures is echt een vereiste, drukt Willems andere professionals op het hart die aan de slag willen met RPA. “De robot doet wat jij zegt, maar als het proces niet op orde is, gaat het fout.” Door de inzet van Business Consultants van Docspro zijn alle processen geanalyseerd en gereed gemaakt voor de inzet van een softwarerobot. Docspro maakt hiervoor gebruik van het Business Acceleration Model.

Sinds 2008 is Docspro de huisleverancier van Sligro Food Group op het gebied van informatiemanagement. Inkomende facturen, goederenfacturen en/of kosten facturen worden met intelligente scan- en herkensoftware van Docspro bij binnenkomst direct gescand, automatisch herkend en vervolgens digitaal verwerkt. “Dat werkt vlekkeloos”, aldus Willems. Het vertrouwen kwam dus niet uit de lucht vallen toen Sligro Food Group besloot voor RPA opnieuw in zee te gaan met Docspro. “Hun consultants denken met je mee en reageren vlot. Verder is Docspro verbazingwekkend snel met het implementeren van RPA. Een kwestie van weken soms, en dan staat het.”

De oplossing

beschrijven uit op achttien verschillende processen, gerubriceerd in zes blokken. “In februari 2018 zijn we gestart met de aansluiting van het eerste proces op twee systemen: het automatisch koppelen van facturen aan orders die een ander ordernummer hebben dan onze systemen. Het ‘omkatten’ was voorheen een handmatige actie. Nu de robot dat heeft overgenomen, scheelt dat ongeveer een halve FTE. Hij zoekt razendsnel in allerlei gegevensstromen en systemen en doet minder dan 1,2 seconden over het koppelen van de factuur aan een order. Geen medewerker die dat evenaart. Vrij recent hebben we drie andere robotprocessen geactiveerd en dat scheelde opnieuw 3,4 FTE.”

De inkomende facturen bij Sligro Food Group vallen uiteen in verschillende stromen. “Eén stroom checkt leverancier, ordernummer en bedrag. De ‘happy’ flowzien wij niet eens meer. Facturen die niet gekoppeld kunnen worden aan een order, worden door de robot onderhanden genomen. Dan is er een stroom gekoppelde maar uitgevallen facturen, waarvan de robot beoordeelt of het een prijs- of leveringsverschil is, of beide, omdat ze niet aan de marge of de afgesproken prijs voldoen, of omdat er verschillen zitten in de aantallen tussen de factuur en de goederenontvangst. Die zet hij in mapjes, zodat een collega-robot er weer verder mee kan gaan. Gaat het om een prijsverschil, dan geeft hij op regelniveau aan wat afwijkt. Het rapport stuurt hij rechtstreeks naar de inkoper, die er akkoord op geeft of niet. Bij geen akkoord volgt er automatisch een verrekenbrief, zodat de factuur altijd conform onze financiële gegevens betaald wordt aan de leverancier. De medewerker die leveringsverschillen afhandelt, krijgt nooit een dossier met prijsverschillen onder ogen. Ook dat houdt de robot uit elkaar.”

Zijn alle controles achter de rug, dan gaan de facturen de nachtverwerking van het ERP-systeem in. “Uiteindelijk worden alle facturen automatisch in het systeem verwerkt. Er komt geen mens meer aan te pas; mooier kun je het niet hebben.”

Voldoende checks & balances

Bij het robotiseren heeft Docspro volgens Willems voldoende checks & balances ingebouwd. “Constateren onze robots afwijkingen, bijvoorbeeld omdat er iets is gewijzigd in het systeem, dan stoppen ze met hun werk. Maar nooit zonder aan te geven waar en waarom ze zijn gestopt. Als gebruiker weet je daardoor meteen welk probleem eerst moet worden opgelost.”

Een grote winst bij RPA is volgens Willems ook dat tussenkomst van de IT-afdeling nog nauwelijks nodig is. “Er hoeven geen interfaces te worden gebouwd of processen aangepast. Zodra de robot toegang heeft tot je mainframe, heb je IT niet meer nodig. Het enige waarvoor je nog bij die afdeling aanklopt, is het regelen van toegangsrechten voor nieuwe digitale medewerkers.” Van downtime is geen sprake. “Alles draait op de oude manier, tot Docspro meldt dat het moment van testen is aangebroken. Dan zetten we de robot aan en beoordelen we de resultaten. Zijn die goed, dan neemt de robot het werk over.”

Dagelijkse rapportages

RPA maakt financiële processen zeer inzichtelijk. Dagelijks rapporteren de robots over hun werkzaamheden. Willems: “Elke ochtend krijg ik een paar mailtjes. In de ene staat dat de aansluiting succesvol is verlopen, met getallen en een mooie weergave van wat er gebeurd is. Vervolgens krijg ik een mail van robot nummer twee over de koppeling van factuur en orders. In een derde mail vertelt de robot hoeveel prijs- en leveringsverschillen hij heeft geconstateerd en niet meteen zelf kon afhandelen.”

Van uitvoerend naar analytisch

RPA maakt financiële processen zeer inzichtelijk. Dagelijks rapporteren de robots over hun werkzaamheden. Willems: “Elke ochtend krijg ik een paar mailtjes. In de ene staat dat de aansluiting succesvol is verlopen, met getallen en een mooie weergave van wat er gebeurd is. Vervolgens krijg ik een mail van robot nummer twee over de koppeling van factuur en orders. In een derde mail vertelt de robot hoeveel prijs- en leveringsverschillen hij heeft geconstateerd en niet meteen zelf kon afhandelen.”

Technologie

Sligro Food Group maakt gebruik van de Robotic Accounting oplossing van Docspro, bestaande uit: intelligente scan -en herken software, een content services platform (digitaal archief), workflowmanagement en robotsoftware (RPA). Deze oplossing leent zich zowel voor processen met een lage als hoge complexiteit en vooral als er sprake is van grote transactievolumes.

Belangrijkste feiten

  • Snellere processen, enorme tijdwinst en besparing van FTE.
  • Elimineert handmatige handelingen in het financiële proces, waardoor de factuurverwerking volautomatisch verloopt.
  • Transparant proces en te allen tijde inzicht in de status van een factuur.
  • Naadloze integratie met ERP en financieel systeem.
  • Dagaansluiting afgerond voordat medewerkers starten.
  • Orders koppelen binnen 20 minuten afgerond.

Voordelen

De toepassing van RPA heeft volgens Willems niet uitsluitend kostenbesparing als einddoel. “Uiteindelijk gaat er vooral om dat nieuwe technologie de dienstverlening zowel intern (afdeling Inkoop) als extern (leveranciers) verbetert.” Tegelijk kijken de collega’s die het raakt positief aan tegen de veranderingen, is zijn indruk. “Veel druk is weggevallen, waardoor onze mensen meer tijd kunnen besteden aan probleemgevallen. Door de tijd die is vrijgespeeld wordt de communicatie met leveranciers geoptimaliseerd.”

Deel dit met vrienden!

Wilt u meer informatie over de referentiecase van Sligro?

Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.