Meer resultaten
Succesvol automatiseren van het proces rond de verstrekking van het polisblad was voor zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid de basis voor verdere digitalisering van de klantinformatie. Het begon als opslag in de cloud van het polisblad in Hyland OnBase. Inmiddels worden nu in samenwerking met Docspro alle verschillende archieven gemigreerd en geïntegreerd binnen één omgeving om tot één volledig digitaal klantdossier te komen.
Zorg en Zekerheid is al bijna 200 jaar dé regionale zorgverzekeraar in Zuid-Holland Noord, Amstelland en De Meerlanden. Doordat het bedrijf de buurt zo goed kent krijgen ze meer voor hun klanten gedaan. Goede zorg en preventie, bijvoorbeeld en een gezonde buurt. Zo helpt Zorg en Zekerheid, samen met zorgverleners, gemeenten en andere partners, hun 500.000 verzekerden de gezondste versie van zichzelf te worden.
“Een belangrijk administratief proces voor een verzekeraar als Zorg en Zekerheid is het verstrekken van het polisblad”, zegt Carla Mellema, IT Projectleider bij de in Leiden gevestigde zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid. “Al onze klanten krijgen in november het nieuwe polisblad voor het volgende jaar. Daarnaast hebben we aan het einde van het jaar te maken met veel nieuwe aanvragen. Het polisblad stelden we al langer digitaal aan onze klanten beschikbaar via een online omgeving. Het document stond opgeslagen op de server van een externe partner.”
Een aantal jaren geleden wilde Zorg en Zekerheid daar verandering in brengen. “We wilden een nieuwe oplossing voor het verstrekken van het polisblad, die vervolgens ook breder ingezet zou kunnen worden. We gaan uiteindelijk steeds meer diensten digitaal aanbieden. Uiteindelijk bewegen we toe naar een volledig digitaal dossier voor onze klanten. Dat is dus meer dan alleen een polisblad. We zochten daarom een efficiënte, veilige en toekomstvaste toepassing die schaalbaar genoeg was voor de groei van de digitale interactie en voor de piekmomenten.”
In die zoektocht keek Zorg en Zekerheid eerst naar haar bestaande leveranciers, maar hun systemen bleken beperkingen te hebben. “We hadden dus een nieuwe oplossing nodig en zijn gestart met het selecteren van een nieuwe partner. De wens die we eerder hebben neergelegd in de markt was vrij eenvoudig: een archiveeroplossing in de cloud die we eenvoudig door middel van een API kunnen ontsluiten vanuit de ‘Mijn Zorgen en Zekerheid’- omgeving en andere applicaties en cloudomgevingen die klantdocumenten ontsluiten. Zo eenvoudig mogelijk, zonder te veel beheerslast.”
Bij dit selectieproces werd ook de afdeling Inkoop ingeschakeld, die op basis van eigen expertise en marktonderzoek in combinatie met de requirements een shortlist van drie partijen samenstelde. ”We hebben intensief met elkaar gesproken om te kijken hoe het aanbod aansloot op onze vereisten”, vervolgt Mellema. “De keuze is uiteindelijk gevallen op OnBase Cloud van Hyland, geleverd door Docspro als kennis- en implementatiepartner.”
“Hun aanbod sloot aan bij de vraag. Wat een belangrijke rol speelde in de keuze was dat ze niet probeerden om ons een veel te groot en zwaar systeem te leveren. Het bijzondere aan dit traject was eigenlijk dat we iets eenvoudigs wilden, maar dat was juist moeilijk te vinden. OnBase past goed bij onze initiële vraag. Het sloot aan op het gebied van functionaliteit en beheer en de kosten waren acceptabel. Wat ook meespeelde, was dat Docspro met OnBase van Hyland al ruime ervaring en meerdere klanten heeft in de verzekeringsbranche.”
Jan-Willem de Jong, Manager Afdeling Besturing bij Zorg en Zekerheid, vult aan: “Het neerzetten van het systeem is vervolgens redelijk vlot verlopen. Daar heeft Docspro goed bij geholpen. De ontsluiting was evenmin complex. De grootste inspanning zat voor alle betrokken partijen in de migratie van die miljoenen documenten naar de cloud. Daar heeft Docspro veel werk in gestoken, omdat we te maken hadden met een externe partij die onze outputstroom regelde.”
Ook in de contacten met de leverancier bleek de samenwerking met Docspro waardevol. “Je hebt tenslotte te maken met een technologieleverancier uit de Verenigde Staten. Er zijn momenten geweest dat we Hyland nodig hadden om de performance te verbeteren. Daar heeft Docspro ons bij geholpen.”
Nu de omgeving staat, kijkt Zorg en Zekerheid tevreden terug op het traject. Ook zijn de doelstellingen van efficiënte opslag in de cloud zonder te veel beheerlasten gehaald. Het systeem is onder andere gekoppeld aan Salesforce, OHI Back Office en de Mijn Zorg en Zekerheid-omgeving. De Jong: “Op dit moment zetten we op basis van dezelfde principes ook andere documenten in de cloud. Daarvoor zijn slechts kleine aanpassingen aan het basissysteem nodig. Ook hier zit de meeste inspanning in de samenwerking tussen onze externe leveranciers.”
Mellema: “Wat begon bij het polisblad wordt nu uitgebreid naar cloudopslag voor alle klantdocumenten in OnBase. Die komen allemaal terecht in één centrale opslaglocatie, die de basis vormen voor het digitale klantdossier.” De Jong: “Vanuit de administratie is ons primaire doel dat mensen snel en eenvoudig bij de documenten kunnen. Daar zijn de gebruikers erg tevreden over.”
Een volgende wens is het gebruiken van dit systeem als basis voor rapportages om meer inzicht te krijgen. Mellema: “Uiteindelijk willen we zelf meer aan de knoppen gaan zitten. Hoe meer data erin komt te staan, hoe meer behoefte er is aan informatie over die data. Ook met documenten willen we zelf meer doen, omdat dit minder externe uren kost. Overigens heeft Docspro ons dat ook zelf geadviseerd.”
Zorg en Zekerheid is kortom meer dan tevreden over de samenwerking met Docspro. De Jong: “Ze reageren snel, en komen met goede oplossingen. Als we nieuwe dingen willen, gaat dat in goed onderling overleg.”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
