Blog

De transformatie naar een intelligente postkamer

De transformatie naar een intelligente postkamer

Tegenwoordig leiden vooral kennis en snelheid voor bedrijven tot een groter marktaandeel en meer omzet. Veel bedrijven realiseren zich dat ze daarvoor een digitale transformatie moeten doorgaan, want alleen op die manier kunnen ze de bestaande mogelijkheden en infrastructuur inzetten om hun concurrentievoordeel te behouden. Zo’n transformatie moet echter wél worden doorgevoerd in elk deel van de organisatie. Zelfs in de postkamer.

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen.
LinkedIn

De postkamer van vroeger

Juist die plek, waarin postzakken en handmatig sorteren aan de orde van de dag zijn, draait het om mensenwerk. En dat leidt ook regelmatig tot fouten. Hoewel de meeste brieven op de juiste plek in de organisatie landen, komen sommige brieven op de verkeerde plek terecht, of raken ze zelfs kwijt! Daarnaast is er vaak geen enkele registratie van ontvangen post en de informatie in een brief belandt soms al na één keer lezen in het (ronde) archief. Ook als deze zakelijk relevant is. Kortom: dit proces kent tekortkomingen; het is arbeidsintensief, langzaam en inefficiënt. Bovendien biedt het te weinig mogelijkheden voor het delen van informatie.

De digitale postkamer in een hybride omgeving

Digitale postkamers zijn er al jaren, maar volledige digitalisering is vaak nog ver te zoeken. De postkamers blijven hét voorbeeld van ‘hybride’ kantooromgevingen; omgevingen waarin digitalisering bestaat, maar waarin mensenwerk voorlopig nog niet weg te denken is. De digitalisering van de postkamer begon eenvoudig; met het scannen van documenten om ervoor te zorgen dat documenten ook digitaal beschikbaar waren. En tegenwoordig speelt de postkamer een belangrijke rol in de communicatie binnen het hele bedrijf. Ook e-mails, telefoongesprekken en instant messaging zijn inmiddels legitieme correspondentiemiddelen geworden. Technologische ontwikkelingen zoals machine learning, natural language processing en kunstmatige intelligentie worden inmiddels toegepast op inkomende documenten en e-mails, waarmee zelfs de ‘digitale’ postkamer een ‘intelligente’ postkamer wordt. Dit is een enorme stap voorwaarts in vergelijking met de tijd waarin men enveloppen sorteerde, ze op een karretje legde om vervolgens fysiek door de organisatie te verspreiden.

Waarom is een intelligente postkamer belangrijk?

Voor bedrijven biedt het inzetten van een intelligente postkamer werknemers de mogelijkheid om op een eenvoudige manier toegang te krijgen tot meer informatie als voorheen. Het brengt echter ook hele nieuwe aandachtspunten met zich mee als het gaat om gegevensprivacy. Vóór de digitalisering was een verkeerd afgeleverde brief in de organisatie mogelijk gênant maar een onvermijdelijk gevolg van het handmatige verwerkingsproces. Met de invoering van de Europese richtlijnen die persoonsgegevens beschermen (zoals de AVG), kunnen dergelijke situaties tegenwoordig tot hoge boetes leiden. Als vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, dan kunnen bedrijven te maken krijgen met hoge boetes vanwege datalekken. Bovendien bestaat het risico dat bedrijfsgeheimen op straat komen te liggen, wat bedrijven veel schade kan berokkenen. Het investeren in digitale postkameroplossingen verkleint de kans op menselijke fouten en voorkomt compliance issues.

De plek waar we werken is bijna net zoveel veranderd als de manier waarop we werken. Niet iedereen gaat elke dag meer naar kantoor en we gebruiken tools die we nodig hebben om de klus geklaard te krijgen. Of dat nu Yammer, Teams, Google of gewoon e-mail is. Het idee van op kantoor zijn om post te ontvangen en te lezen is achterhaald. En terwijl ons werkleven steeds flexibeler wordt, worden de regels omtrent de stroom van data strenger en wordt zakelijke communicatie steeds complexer. De fysieke postkamers van tien jaar geleden passen simpelweg niet meer in de toekomstgerichte focus van de moderne ‘digital first’-bedrijven. De intelligente postkamer is dé oplossing om alle informatie binnen uw organisatie te kanaliseren en op de juiste plek, op het juiste moment en conform de wet-en-regelgeving te verwerken.

Benieuwd wat Docspro voor uw transformatie naar een intelligente postkamer kan betekenen?

Lees de referentiecase van De Goudse Verzekeringen over de digital mailroom:

DE GOUDSE VERZEKERINGEN: PROBLEEMLOOS VAN PAPIER NAAR DIGITAAL

 

Deel dit met vrienden!

Meer weten?

Laat uw gegevens achter via onderstaand formulier, dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. U kunt voor meer informatie uiteraard ook contact opnemen met ons team via 0172-419334. 

  • Wij nemen deze gegevens op in ons CRM systeem om contact met u op te nemen. Indien u wenst dat wij uw gegevens moeten verwijderen, dan vernemen wij dat graag. Lees hier onze privacyvoorwaarden.
  • * verplichte velden
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Stel een vraag Offerte