Digitaal ondertekenen

Elektronische handtekeningen, snel, veilig en betrouwbaar

Hoe worden belangrijke documenten in uw organisatie goedgekeurd en ondertekend? Gaan deze nog langs verschillende bureaus en ondertekent u deze handmatig?

Met het digitaal ondertekenen van documenten kunt u gemakkelijk uw bedrijfsprocessen versnellen door het ondertekenen van documenten te automatiseren.

Digitale handtekening

Een digitale handtekening of elektronische handtekening (eSignature) is een digitale versie van een handgeschreven of natte handtekening en bestaat uit digitale gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document. Een digitale handtekening biedt zekerheid over de identiteit van de ondertekenaars en dat het ondertekende document niet meer gewijzigd wordt na ondertekening.

Waarom elektronisch ondertekenen?

De traditionele handtekening vereist echter dat iedereen op dezelfde locatie aanwezig is voor de ondertekening. Of het rondsturen van een fysieke kopie van een contract aan iedereen die een akkoord moet geven. Elektronische handtekeningen zijn bindend en praktisch. Het rondsturen van digitale documenten is snel en duurzaam. Opmerkingen van ondertekenaars zijn op het laatste moment direct door te voeren, zonder dat een fysiek document moet worden rondgestuurd. De juridische geldigheid blijft volledig intact en door de verhoogde efficiëntie komen de partijen sneller tot het gewenste resultaat en een overeenkomst.

Digitaal ondertekenen biedt u:

1. Geen distributie meer van fysieke documenten.
2. Geen uitgeprinte documenten om te ondertekenen.
3. Na het ondertekenen hoeft u het getekende document niet meer te digitaliseren.
4. Meer inzicht en grip op het ondertekenen van contracten.
5. Zichtbaarheid bij wie het contract ter ondertekening is aangeboden.
6. Automatische reminders voor ondertekenaars en degene die het te ondertekenen document heeft verstuurd.

Hoe werkt digitaal ondertekenen van Docspro?

Wij werken met de gecertificeerde elektronische handtekening. Dit type handtekening heeft een gekwalificeerd digitaal certificaat. Dit certificaat bewijst dat de handtekening betrouwbaar is. Hoe? De identiteit van de ondertekenaar wordt aan de digitale handtekening gekoppeld. Vervolgens wordt de handtekening aan het document gekoppeld en is er altijd terug te zien wie er heeft getekend en wanneer er vervalsing heeft plaatsgevonden.

Voordat er kan worden gestart met de implementatie van Kofax SignDoc om digitaal ondertekenen binnen uw organisatie of afdeling in te richten, starten we met het in kaart brengen van het proces. Onze business consultants zijn gespecialiseerd in het in kaart brengen van deze processen om documenten digitaal te laten ondertekenen. Onze business consultants gaan met u in gesprek om vooraf met u te bepalen welke doelstellingen u wilt realiseren. Na identificatie van het proces doorloopt u samen met de business consultant de stappen van het Docspro Business Acceleration Model. Om duidelijk te bepalen hoe u met behulp van digitale handtekeningen uw bedrijfsprocessen verder kunt verbeteren.

Stappenplan:

1. Business consultants brengen het proces in kaart.
2. Software consultants richten de processen in.
3. Te ondertekenen contracten worden via de applicatie verstuurd.
4. Er wordt een notificatie ontvangen als het document ondertekend is.
5. Er worden automatisch reminders verstuurd naar zowel de ondertekenaar als de persoon die het document heeft verstuurd.

Welke documenten kunt u digitaal ondertekenen?

U kunt ieder document dat u ook met een ‘ouderwetse’ handtekening ondertekent ook elektronisch ondertekenen. U kunt een digitaal contract ondertekenen, maar ook een offerte of een arbeidsovereenkomst.

Alle voordelen op een rij

1. Onderteken, verstuur en beheer documenten overal én van elk apparaat.
2. Nooit meer printen, scannen, posten of dagenlang wachten.
3. Betrouwbaarder dan papierwerk.
4. Juridisch geldig.
5. Volledig inzicht in het ondertekenproces.
6. Minder administratieve handelingen.
7. Duurzaam, u gebruikt minder papier.

Technologische oplossingen

• Kofax SignDoc