Al uw inkomende informatie centraal ontsluiten en verwerken

Digitale Postkamer

Digitale postkamer

Met de digitale postkamer van Docspro kunt u al uw inkomende post, zowel fysiek (papier) als digitaal (e-mail, xml, apps, etc) eenvoudig en betrouwbaar digitaal archiveren en verspreiden binnen uw organisatie. Omdat deze werkzaamheden zijn geautomatiseerd, wordt uw post snel en accuraat verwerkt, ongeacht het volume. Een digitale postkamer bespaart u niet alleen tijd en geld, maar voorkomt ook fouten.

Wilt u op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen?

Waarom een digitale postkamer?

Met de Digital Mailroom of Digitale Postkamer van Docspro is alle post direct toegankelijk voor alle medewerkers, inclusief thuiswerkers, medewerkers op regiokantoren, mobiele werkers, etc. Documenten worden bij binnenkomst in uw organisatie digitaal gearchiveerd in een document management systeem. Ze zijn direct toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, onafhankelijk van de locatie waar deze zich bevindt.

Capture, Classificatie en Export

Papieren documenten worden eerst gescand met een professionele documentscanner voor een optimale imagekwaliteit. Digitale bestanden worden direct in het capture proces opgenomen. Vooraf aangewezen e-mailboxen worden automatisch uitgelezen. De ware kracht van Docspro’s digitale postkamer is dat een grote variëteit en diversiteit aan ongestructureerde documenten automatisch geïdentificeerd en geclassificeerd kunnen worden. Benodigde meta-datagegevens worden automatisch uit het document gelezen. De gedigitaliseerde, geclassificeerde en van meta-datagegevens voorziene documenten kunnen nu worden afgeleverd aan achterliggende DMS-, postregistratie-, CRM-, ERP- en ECM-systemen. Ook kunnen de documenten direct een workflow starten van het bijbehorende bedrijfsproces voor verdere afhandeling binnen de organisatie.

Alle voordelen op een rij

  1. Snellere verwerking inkomende post;
  2. Kans op zoekraken van documenten is geminimaliseerd;
  3. Nauwelijks handmatige handelingen;
  4. Lagere operationele kosten;
  5. Stroomlijnen van de informatietoevoer naar de achterliggende systemen;
  6. Verbeterde informatiepositie naar klanten, leveranciers en interne organisatie;
  7. Veilig digitaal archiveren van alle inkomende documenten;
  8. Snelle terugverdientijd (hoge ROI).

Wilt u meer weten over een digitale postkamer?

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Lees wat onze klanten over ons zeggen