Meer resultaten
Bij de verwerking van een lease-aanvraag komt veel papierwerk kijken. Dat proces heeft PSA Financial Services Nederland volledig gedigitaliseerd. Dossiers en documenten zijn nu altijd snel te vinden en te bewerken. Bovendien neemt het systeem de medewerkers tijdrovend en handmatig werk uit handen, zoals het anonimiseren van gegevens op legitimatiebewijzen.
PSA Financial Services Nederland, onderdeel van de Groupe PSA, is de leasemaatschappij van Peugeot, Citroën en DS voor zakelijke klanten. Het bedrijf bestaat al veertig jaar als financieringsmaatschappij en is sinds kort gevestigd in Amsterdam. De producten voor zakelijke klanten zijn operational lease en financial lease, voor particuliere klanten private lease en huurkoop.
Een aantal jaren geleden werden alle benodigde administratieve handelingen nog op papier uitgevoerd, op basis van documenten die per post werden opgestuurd. René van der Hooft, Manager Projecten Operations bij PSA Finance: “We wilden dat sneller en makkelijker laten verlopen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een mogelijkheid om de papieren dossiers digitaal beschikbaar te krijgen. We zijn toen bij verschillende leveranciers gaan kijken, maar de meeste leveranciers konden alleen de dossiers inscannen en digitaal beschikbaar maken.”
Dat was echter niet waar PSA Finance naar op zoek was. “We kwamen hierna in contact met Docspro. Hun oplossing Therefore™ sloot wel aan bij wat we wilden. Hiermee kunnen we de dossiers vanaf het begin tot en met het afsluiten verwerken en worden ze de wettelijk verplichte termijn van zeven jaar bewaard. Daarna worden ze vernietigd. Dit gehele proces, inclusief de workflow, is gedigitaliseerd. Zo hoeven we van geen enkel dossier meer een papieren versie te hebben en kunnen we van ieder dossier precies zien waar het zich bevindt in de workflow.
Met dit systeem werkt PSA Finance ondertussen al vijf jaar met succes. Daar is recent een uitbreiding van gekomen door veranderingen in de wet- en regelgeving: “Wettelijk is nu verplicht om het Burger Service nummer (BSN) van klanten onleesbaar te maken op de documenten. Dit hebben we eerst handmatig geprobeerd, door digitale legitimatiebewijzen te voorzien van een zwart blokje. Maar toen hoorden we van Docspro dat ze dat anonimiseringsproces konden automatiseren.”
Dat is de Docspro Anonymizer geworden. “Wanneer een document bij ons binnenkomt zoekt de Docspro Anonymizer naar een BSN-nummer, maakt dit zwart en slaat het document op in Therefore™. Dat scheelt ons veel handmatig werk. Dit werkt met alle OCR-leesbare documenten.”
“Dit is een uitdaging waar we nu voor staan, omdat niet alle inkomende documenten voldoende kwaliteit hebben om het OCR te lezen. Soms wordt een document snel gefotografeerd en dan gemaild, waarbij de resolutie net niet goed genoeg is voor de software oplossing. Maar bij OCR-leesbare documenten werkt het perfect. Daar hoeven onze medewerkers niet meer naar te kijken. ”Een andere uitdaging, waar Docspro een oplossing voor heeft gevonden, is de koppeling met het streng beveiligde systeem van het internationale moederbedrijf. “Daar moest wel wat werk voor verzet worden, maar de mensen van Docspro hebben daar hun uiterste best voor gedaan en ze hebben een goed werkende koppeling gemaakt.”
Belangrijk om een dergelijke implementatie in goede banen te leiden is volgens Van der Hooft regelmatig overleg tussen de verschillende betrokkenen: “We hadden hier te maken met drie partijen: Docspro als leverancier, onze eigen IT-afdeling die moest zorgen voor de aansluiting en de afdeling Operations als de uiteindelijke opdrachtgever en gebruiker.”
“We hebben voortdurend overleg gehad, waarbij Docspro goed kon aangeven wat hun oplossing voor PSA Finance kon betekenen. We hebben Therefore™ eerst getest. Vervolgens heeft Docspro daarbinnen de workflow gebouwd. En tenslotte zijn we met de IT gaan kijken hoe we aangeleverde documenten vanuit onze systemen in Therefore™ konden krijgen.”
PSA Finance is momenteel met een nieuw project bezig in aanvulling op dit systeem: “We zijn nu een uploadportal aan het ontwikkelen voor onze klanten. Hiermee kunnen onze klanten alle relevante documenten in vooraf ingestelde criteria, zoals de juiste vorm en de juiste kwaliteit aanleveren. Bovendien is het de bedoeling dat zij vanuit Therefore™ een melding krijgen als er nog documenten ontbreken. Docspro heeft de aanpassingen die hiervoor nodig zijn in korte tijd werkend opgeleverd. Ze doen er alles aan om tot een oplossing te komen, denken goed mee en zijn ook altijd flexibel, dus ik ben heel blij met deze samenwerking.”
Ook met de oplossing zoals hij nu draait is Van der Hooft tevreden. “Vanwege de coronacrisis werken wij honderd procent thuis en omdat we geen papieren dossiers meer hebben maakt Therefore™ thuiswerken mogelijk. Er is geen enkele reden om naar kantoor te komen. De Docspro Anonymizer is zoals gezegd afhan-kelijk van de kwaliteit van het document, maar dat ligt niet aan het systeem. Daar werken we aan.”
“Voorheen werkten we met een fysieke archiefkast waar alle documenten in werden bewaard, en hadden we één medewerker die zich volledig bezighield met het uitzoeken van alle documenten die per post binnenkwamen. Nu alles digitaal is kunnen medewerkers altijd en overal een dossier oproepen. Aanpassen kan allemaal op het scherm. Dus de invoering van Therefore™ heeft een significanteffectgehad op de productiviteit van de mensen. We hadden eerst gerekend op tien procent meer productiviteit, maar we zitten nu eerder op 25 procent.”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
