Blog

Elektronische handtekening vormt missing link naar volledig digitaal werken

Elektronische handtekening vormt missing link naar volledig digitaal werken

Nu we door de coronacrisis veelal met zijn allen thuis aan het werk zijn, wordt steeds meer duidelijk welke elementen ontbreken om volledig digitaal te kunnen werken. Zoals het plaatsen van een gecertificeerde, elektronische – en juridisch rechtsgeldige – handtekening. Niet voor iedere thuiswerker de ontbrekende schakel, maar het maakt zonder enige terughoudendheid een essentieel onderdeel uit van de belangrijkste processen. Maar het kan toch allang?

De afgelopen periode heeft bijna iedereen geleerd om ook thuis te werken. Dat het voor sommigen wat meer wennen was dan voor anderen is duidelijk. Ook dat het niet altijd even soepel verloopt, zeker niet als je ineens met je partner en je kinderen in dezelfde thuissituatie zit. Maar dat zijn zaken die kunnen worden opgelost met een beetje passen en meten. Soms letterlijk. De beschikbaarheid van de juiste middelen is echter cruciaal om je werk goed en effectief te kunnen doen. Patrick van Vulpen, Manager Business Development bij Docspro: ‘Het elektronisch kunnen ondertekenen van documenten is één van die cruciale tools waarover je eigenlijk thuis zou moeten kunnen beschikken. Dat geldt uiteraard niet voor iedereen, maar leidinggevenden en directieleden werken net zo goed regelmatig vanuit huis. En dat zijn de mensen voor wie het wél van toepassing is. Maar we zien in de markt dat dat bewustzijn er nog lang niet altijd is en dat is vreemd.’

Onderdeel van procesgang

Patrick gaat verder: ‘Het is vooral vreemd, omdat het ondertekenen van een document een essentieel onderdeel is van een totaalproces: ervóór vindt een deel van het proces plaats en daarna gaat het proces weer verder. Op het moment dat er geen handtekening is gezet, stagneert het hele proces: de voorkant kan niet worden afgerond, de achterkant kan niet starten. Het is toch eigenlijk gek dat je in deze tijd van een directeur of verantwoordelijke leidinggevende vraagt om naar kantoor te komen om daar een belangrijk document te printen, persoonlijk te ondertekenen en vervolgens weer te scannen? Maar al te vaak zien we dat echter wel gebeuren. Zonde, want wanneer je op de juiste manier die gecertificeerde rechtsgeldige digitale handtekening kunt plaatsen vanachter je pc, waar je je ook bevindt, kan het eerste deel van het proces worden afgerond en het tweede deel starten. Iedereen kan direct verder.’

Verschillende digitale handtekeningen

Er bestaan volgens de wet drie soorten van elektronische ondertekening: de ‘gewone’ elektronische handtekening, de ‘geavanceerde’ elektronische handtekening en de ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening. Het gebruik van de verschillende vormen van digitaal ondertekenen is vooral afhankelijk van het doel dat je ermee wilt bereiken. De eerste twee vormen van ondertekening zijn, eenmaal voor de rechter, niet bij voorbaat waterdicht. Patrick: ‘Die zijn niet zo zeer rechtsgeldig als wel handig in gebruik en daarmee kunnen bepaalde minder strikte (onderdelen van) processen worden geactiveerd en voortgezet. Alle partijen begrijpen de intentie en het heeft zeker een bepaalde betrouwbaarheidswaarde. Als je echter een dispuut hebt en je komt voor de rechter, kun je een probleem krijgen. De wet zegt namelijk dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode voor authenticatie die daarbij is gebruikt, voldoende en aantoonbaar betrouwbaar is. Dat betekent in de praktijk dat je moet kunnen aantonen dat degene die heeft ondertekend daadwerkelijk die persoon is, dat hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud van het document en zich met de ondertekening daarmee akkoord verklaart.’

Rechtsgeldigheid

Een elektronisch gecertificeerde en gekwalificeerde variant van de persoonlijke ondertekening, volledig versleuteld en beveiligd, de derde optie dus, is daardoor wél rechtsgeldig. Net zo rechtsgeldig en waardevol als een ‘natte handtekening’. Patrick: ‘Voor belangrijke processen is die ‘persoonlijke’ ondertekening cruciaal. Zonder dat staat het proces stil. Stel je bent in gesprek met een partij en je doet of krijgt een aanbieding/offerte. Die gaat dan een paar keer heen en weer totdat iedereen het erover eens is. Dan is het eerste deel van het inkoopproces afgerond zodra er een handtekening onder een contract of opdrachtbevestiging staat. Het vervolg, de planning en inkoop van diensten, producten en tijd wacht op die handtekening. Zo gaat het bij ons, zo gaat het bij veel bedrijven. Standard Operational Procedure, zeg maar.’ Behalve dan het elektronisch ondertekenen van documenten die de overeenkomst bezegelen. Dat is blijkbaar niet zo standaard.

Snel, efficiënt, digitaal en betrouwbaar

‘We zien bij onze klanten dat het elektronisch ondertekenen wel belangrijk is, maar blijkbaar niet urgent (genoeg)’, constateert Patrick. ‘Het is eigenlijk nog mooier, veel van onze klanten beschikken al over de juiste tooling in de vorm van SignDoc, onderdeel van de Kofax-suite. Dat is zo’n instrument waarmee je die rechtsgeldige ondertekening volledig digitaal kunt afhandelen. Met Kofax SignDoc wordt een unieke persoonlijke code gekoppeld aan het document, onlosmakelijk met elkaar verbonden en daarmee absoluut rechtsgeldig. Patrick: ‘Dat geldt voor individuele ondertekening, maar ook meer personen kunnen eenzelfde document ondertekenen; dat is in verreweg de meeste gevallen aan de orde, want het gaat veelal om een overeenkomst waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Of het nu om een opdrachtbevestiging gaat, het openen van een bankrekening, het afsluiten van een verzekering door het tekenen van de bijbehorende polis of dat het gaat om processen als het accorderen van betalingen of een arbeidsovereenkomst. Dan is het plaatsen van deze vorm van elektronische handtekeningen sneller en efficiënter dan de altijd zo geroemde ‘natte handtekening’ en toch 100 procent rechtsgeldig.’

Betrouwbaar

Het werkt als volgt: de betrokkenen ontvangen een aankondigingsmail met een link naar een document of er staat aangegeven dat een document klaar staat om te ondertekenen. Zij geven vervolgens akkoord voor het digitaal ondertekenen (e-signing). Iedere ondertekenaar krijgt vervolgens via SignDoc zijn unieke code. Die heeft hij nodig, om zowel het document te kunnen lezen als ook om het te ondertekenen. In het proces kun je als initiatiefnemer zelf aangeven of het document in een bepaalde volgorde moet worden ondertekend of dat het tegelijkertijd kan plaatsvinden. Aan het eind van het proces, wanneer alle betrokkenen hebben ondertekend, ontvangen ze allemaal automatisch een versie van het document met alle handtekeningen daarin. Dit proces kan zowel op de pc als op een mobiel apparaat, wat het gebruik nog flexibeler maakt, maar daarom niet minder veilig. Dit systeem is 100 procent betrouwbaar.’

Conclusie

Het moge duidelijk zijn dat het digitaal kunnen ondertekenen van documenten een belangrijke opmaat is naar volledig digitaal werken. De inzet van de juiste middelen daarvoor vormt een juridisch waterdichte afronding van een aantal belangrijke en vaak voorkomende bedrijfsprocessen. Zonder dat mis je iets.

Voordelen

De voordelen van deze manier van documenten ondertekenen zijn groot:

  • Lagere operationele kosten
  • Kortere doorlooptijden
  • Hogere klanttevredenheid
  • Grotere controle over de informatie/de te tekenen of getekende documenten
  • Volledig rechtsgeldige elektronische handtekening
  • Gecertificeerd, beveiligd ondertekening proces
  • Totale compliancy (voldoen aan wet- en regelgeving)
  • Mogelijkheid tot integratie met biometrische gegevens van gebruikers op mobiele apparaten
Deel dit met vrienden!
Stel een vraag Offerte