Recruitment Privacy Statement

Recruitment Privacy Statement

Docspro heeft als onderdeel van Canon Nederland de recruitment privacy statement geüpdate:

 

Canon – Recruitment Privacyverklaring

Dit privacybeleid geeft onze sollicitanten (“u” of “uw”) algemene informatie over de verwerking van persoonlijke gegevens door Canon, evenals de rechten die u hebt op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. In deze kennisgeving verwijzen we naar dit type informatie als “Wervingsgegevens”. Lees deze kennisgeving zorgvuldig door voordat u uw persoonlijke gegevens aan Canon verstrekt.

Definitie van Canon

In het Privacybeleid betekent Canon “Canon Europa N.V en haar dochterondernemingen en wordt in deze kennisgeving aangeduid als” wij “,” ons “,” onze “of” Canon “.

Verzameling van persoonlijke gegevens

We verzamelen wervingsgegevens om onze resources, wervingsactiviteiten en voor de planning van organisaties te beheren. Daarom zijn enkele voorbeelden van de informatie die we mogelijk van u verzamelen:

  • Informatie over sollicitaties: deze informatie vertelt ons meestal wie u bent en helpt u een beeld te krijgen van uw mogelijkheden en geschiktheid voor bepaalde functies. Deze informatiebron kan uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, andere contactinformatie en uw favoriete manieren om gecontacteerd te worden omvatten. Deze informatiebron kan ook gegevens bevatten die zijn opgenomen in uw sollicitatiebrief, motivatiebrief, CV (bijv. beroepskwalificaties, eerdere werkervaring, opleidingsniveau, competenties en vaardigheden, huidige basisvergoeding, extra bonussen en / of commissie en persoonlijke interesses en ervaringen), informatie in uw sociale media-accounts of persoonlijke websites, hoe u hoorde over de functie, informatie over het soort werk en projecten waar u bij betrokken bent geweest en alle andere informatie die u ons mogelijk wilt verstrekken als onderdeel van uw sollicitatie.
  • Informatie over het wervingsproces: dit is informatie die is verzameld als gevolg van het sollicitatieproces, zoals uw prestaties in beoordelingscentra of interview en informatie verstrekt door uw referenten.
  • Informatie over toekomstige kansen: dit is informatie die wordt verzameld om contact met u te houden over toekomstige vacatures bij Canon, zoals uw naam, e-mailadres, LinkedIn-profiel, locatie, vakgebied en het soort functie waarin u bent geïnteresseerd. U kunt opt-out van deze database tijdens uw aanvraag indienen als u dat wenst.
  • Canon werving website-informatie: dit is informatie met betrekking tot uw gebruik van onze website, bijvoorbeeld uw IP-adres. Deze informatie kan worden verzameld met behulp van cookies en vergelijkbare technologie. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over hoe wij cookies en soortgelijke technologieën gebruiken.

Canon kan ook achtergrondcontroles en beoordelingen van derden uitvoeren en informatie van die personen opslaan tijdens het wervingsproces (“Pre Employment Checks”). Persoonlijke gegevens over strafrechtelijke veroordelingen of medische informatie worden alleen verzameld indien toegestaan ​​door de toepasselijke wetgeving.

Als u van plan bent om ons gegevens te verstrekken over een referentie of een andere derde partij als onderdeel van uw CV, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de derde partij erover geïnformeerd is dat wij hun gegevens ontvangen. Door dergelijke gegevens in te dienen, gaat Canon ervan uit dat u dat heeft gedaan.

We zullen aangeven waar de gevraagde informatie verplicht of optioneel is. We zullen ook de gevolgen toelichten als u besluit geen informatie te verstrekken waarvan wij hebben aangegeven dat het verplicht is. In sommige omstandigheden kan dit betekenen dat we uw aanvraag niet kunnen verwerken.

Gebruik van persoonlijke gegevens

We gebruiken deze persoonlijke gegevens voor de evaluatie en selectie van kandidaten. Typische voorbeelden van gebruik zijn:

  • Ondersteunen en verwerken van uw sollicitatie, bijvoorbeeld, zodat we kunnen beoordelen of u voldoet aan de specificatie, om kandidaten op de shortlist te plaatsen en om referenties en professionele kwalificaties van sollicitanten te verifiëren;
  • Interviews en tests opzetten en uitvoeren;
  • Het beheren van onze on-site beveiliging, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat onze gebouwen, activa, informatie, werknemers en ander personeel veilig zijn;
  • Evalueren en beoordelen van de resultaten van interviews en tests; en
  • Zoals wat nog meer nodig is in de wervingsprocessen, inclusief de definitieve werving.

We kunnen Recruitment Data ook gebruiken voor wettelijke en regelgevende naleving, bijvoorbeeld om te zorgen voor naleving van gezondheids- en veiligheidseisen en andere wettelijke of fiscale verplichtingen, of in verband met een rechtszaak of een intern onderzoek of audit en om te zorgen voor naleving van ons beleid met betrekking tot witwassen van geld, omkoping en corruptie, evenals monitoring van gelijke kansen.

Telkens wanneer we de wervingsgegevens verifiëren die tijdens het wervingsproces aan ons zijn verstrekt als onderdeel van Pre Employment Checks, wordt u vooraf verteld welke aspecten van uw Recruitment-gegevens zullen worden geverifieerd, inclusief een uitleg over hoe de Pre-Employment Checks zullen worden uitgevoerd, en informatie over strafrechtelijke veroordelingen (indien verzameld) of medische informatie wordt alleen verzameld via officiële geautoriseerde bronnen en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

We zullen uw wervingsgegevens alleen verwerken als we daarvoor een wettelijke basis hebben. Over het algemeen zullen we het verwerken om ons te helpen beslissen of we een arbeidsovereenkomst met u aangaan. Op andere momenten zullen wij uw Wervingsgegevens verwerken, omdat u ons daarmee heeft ingestemd, u kunt dergelijke toestemming op elk moment intrekken.

We kunnen uw wervingsgegevens ook verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of omdat het in ons legitieme zakelijke belang is om dit te doen (bijvoorbeeld als het nodig is om onze sollicitanten voldoende gedetailleerd te begrijpen zodat we een effectief wervingsproces kunnen uitvoeren).

Openbaarmaking van persoonlijke gegevens

(a) Binnen Canon

We beperken de toegang tot wervingsgegevens tot mensen binnen onze groep van bedrijven die dergelijke informatie ‘nodig hebben’. Bepaalde personen binnen Canon hebben bijvoorbeeld toegang tot uw wervingsgegevens om uw sollicitatie te verwerken en het wervingsproces te beheren (dit kunnen personen in ons Human Resources-team zijn en personen aan wie u zou rapporteren als uw sollicitatie succesvol is).

(b) Buiten Canon

Canon werkt met derden die diensten aan ons leveren. We kunnen uw wervingsgegevens bijvoorbeeld delen met dergelijke dienstverleners om ons online wervingsplatform te hosten en om uw sollicitatie en de informatie die u ons hebt verstrekt te screenen en verifiëren. Dit omvat het verifiëren van academische en professionele kwalificaties. Over het algemeen zullen we uw Recruitment-gegevens alleen aan onze leveranciers en andere derden bekendmaken in de volgende omstandigheden:

  • Wanneer wettelijk vereist;
  • In reactie op een legitiem verzoek om hulp door de politie of andere wetshandhavingsinstanties (inclusief wetshandhavingsinstanties in de landen waar Canon of haar onderaannemers en agenten actief zijn, evenals in de landen waarlangs uw persoonlijke gegevens zijn overgedragen volgens deze Kennisgeving); en/of
  • Om juridisch advies in te winnen bij onze externe advocaten of in verband met een rechtszaak met een derde partij.

Canon neemt passende technische, organisatorische en juridische stappen om uw persoonlijke gegevens te beveiligen.

Uw persoonlijke gegevens opslaan

Canon is een internationale organisatie met gelieerde bedrijven, bedrijfsprocessen, managementstructuren en technische systemen die nationale grenzen overschrijden. Daarom kan Canon bronnen en servers gebruiken die zich in verschillende landen in de EMEA-regio bevinden. Dien overeenkomstig kunnen uw persoonlijke gegevens worden overgedragen en verwerkt buiten het land waar u een Canon-website gebruikt of anderszins uw persoonlijke gegevens aan Canon verstrekt. Dit omvat landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonlijke gegevens.

Wanneer we uw wervingsgegevens buiten de EER of het VK overdragen, zullen we wettelijk verplichte stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat er voldoende beveiliging is om uw wervingsgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat deze veilig en in overeenstemming met deze kennisgeving worden behandeld. Als u zich in de EER of het VK bevindt, kunt u contact met ons opnemen voor een kopie van de veiligheidsmaatregelen die we hebben getroffen om uw wervingsgegevens en privacyrechten in deze omstandigheden te beschermen.

Het bewaren van uw persoonlijke gegevens

We bewaren uw wervingsgegevens in overeenstemming met ons interne bewaarbeleid en procedures. Canon bewaart uw persoonlijke gegevens gedurende 12 maanden vanaf de datum van indiening of de laatste update van uw gegevens/accountinformatie. Als u echter besluit dat u niet in aanmerking wilt komen voor verdere rollen, kunt u deze optie selecteren tijdens het aanvraagproces en aan het einde van het proces zullen we uw informatie in plaats daarvan verwijderen. Na 12 maanden na de indiening of de laatste update van uw profiel, worden uw persoonlijke gegevens geanonimiseerd en zijn ze niet toegankelijk voor weergave of tracking. Canon kan u voorafgaand aan het anonieme proces een herinnering sturen om u een optie te geven om uw gegevens in onze talentenpool te bewaren. Als u uw persoonlijke gegevens in onze talentenpool wilt behouden na de bovengenoemde periode, kunt u eenvoudig reageren op de verzonden herinnering en Canon kan uw gegevens voor een extra periode van 12 maanden bewaren.

Als u succesvol bent in het wervingsproces van Canon en een werknemer wordt, kunnen uw persoonlijke gegevens een deel van uw werknemersbestand worden, kunnen ze worden gebruikt voor andere werk/werkgerelateerde doeleinden en kunnen ze worden bewaard in de talentenpool van Canon voor mogelijke toekomstige rollen. Uw persoonlijke gegevens kunnen ook onderworpen zijn aan verdere aanvullende privacyvoorwaarden met betrekking tot Canon-werknemers.

Uw rechten

Als persoon over wie Canon persoonsgegevens verwerkt, heeft u het recht om toegang te vragen tot of rectificatie of verwijdering van de wervingsgegevens die wij over u bewaren. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen of bepaalde vormen van verwerking van uw sollicitatiegegevens te beperken en te verzoeken om een ​​machineleesbaar exemplaar te ontvangen van de sollicitatiegegevens die u aan ons hebt verstrekt.

Als u een fout in uw toepassing opmerkt die u wilt corrigeren, neemt u contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen met behulp van de gegevens in het onderstaande gedeelte. Elk verzoek om een ​​van deze rechten uit te oefenen, wordt door ons geval per geval beoordeeld. Er kunnen omstandigheden zijn waarin we wettelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen of vanwege relevante wettelijke uitzonderingen waarin de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet.

Als u zich zorgen maakt over de manier waarop we uw wervingsgegevens hebben verwerkt, vragen we u in eerste instantie contact met ons op te nemen. Als u nog steeds ontevreden bent, hebt u het recht om een ​​klacht in te dienen bij uw gegevensbeschermingsautoriteit.

We kunnen uw persoonlijke gegevens te allen tijde (inclusief uw CV) verwijderen, zonder enige kennisgeving. Bewaar daarom uw eigen kopie van de aan ons verstrekte persoonlijke informatie.

Contact opnemen

Neem contact op met Canon voor vragen of opmerkingen over deze Recruitment Privacy verklaring via uw regionale Canon-kantoor dat u kunt vinden op de Contact-pagina van onze website of rechtstreeks van onze Europese functionaris voor gegevensbescherming op DataProtectionOfficer@canon-europe.com.

We hopen dat Canon eventuele problemen die u hebt, kan oplossen. Als u echter nog steeds niet tevreden bent, kunt u uw bezorgdheid uiten bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

Definitie van Canon

In het Privacybeleid betekent Canon “Canon Europa N.V en haar dochterondernemingen en wordt in deze kennisgeving aangeduid als” wij “,” ons “,” onze “of” Canon “.

Laatst bijgewerkt: 26-04-2018

Versie: 1.0

Docspro

Bij vragen of meer informatie kunt ons u bereiken via info@docspro.nl of bellen met +31 (0) 172 – 419 334.

 

Stel een vraag Offerte