Blog

Validatie documenten cruciaal voor foutloze procesgang door organisatie

Validatie documenten cruciaal voor foutloze procesgang door organisatie

We zijn intussen al aardig gewend aan software-oplossingen die ons in staat stellen verschillende typen documenten (en de inhoud van die documenten) te herkennen. De mate van herkenning verschilt weliswaar per software-oplossing, maar Kofax mag wel als toonaangevend worden aangemerkt.

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen of nieuwsbrief.
LinkedIn Nieuwsbrief

Dat software niet altijd alles voor de volle 100 procent herkent begrijpen en accepteren we. Wat echter nog veel belangrijker is dan de herkenningsgraad van de software is de wijze en effectiviteit waarop de controle op die herkenning plaatsvindt, ook wel het validatieproces genoemd. ‘De mogelijkheden die Kofax hierin biedt, spannen daarin wat ons betreft de kroon’, aldus Patrick van Vulpen, Manager Business Development bij Docspro. ‘Valideren betekent niets anders dan controleren op de afgesproken en ingevoerde regels. Een goede controle levert je meer zekerheid en daarmee kom je zonder fouten verder in belangrijke bedrijfsprocessen, zoals factuurverwerking.’

Uitdaging: foutloze gegevensverwerking

Tegenwoordig gaat Kofax Capture als Intelligent Automation Platform (IAP) door het leven. Die naamsverandering is niet voor niets. Juist die intelligentie in de Kofax software-oplossingen bepaalt het succes van de toepassingen. Patrick: ‘Veel bedrijven zijn bezig met het digitaliseren en automatiseren van belangrijke informatieprocessen. Dat blijkt uit onderzoek van de informatiebehoefte over dit onderwerp bij bedrijven. In bijna de helft van de gevallen wordt Kofax Capture Validation door hen als zoekterm gebruikt. Er wordt dus heel vaak op gezocht. Dat zegt niet alles, maar wel dat veel organisaties ermee bezig zijn. Uit de herkenningsgraad van de software valt nauwelijks nog winst te boeken, die is al heel hoog, richting de 90 procent, afhankelijk van het type gegevens en het soort document die moeten worden herkend. Maar met welke zekerheid is het document of zijn de specifieke gegevens in dat type document herkend? Met andere woorden: hoe groot is de kans dat de gegevens foutloos door een geautomatiseerd proces verder kunnen worden afgehandeld? Daarin ligt de uitdaging.’

Straight Through Processing (STP)

Is de validatie geslaagd (en dus de herkenning gecontroleerd en gevalideerd aan de hand van de vastgestelde grenzen) kan er sprake zijn van Straight Through Processing (STP); er is geen mens meer nodig om het proces verder af te handelen. Patrick: ‘Als je erin zou slagen om de zekerheid omtrent het herkenningspercentage nog verder te verhogen, scheelt dat heel veel handmatig werk, kosten en daarmee ook de kans op fouten, juist door dat menselijk handelen. Het mooie is dat door de verdere ontwikkeling van het Kofax Intelligent Automation platform het mogelijk is om die validatie te laten plaatsvinden vanuit de webbrowser. Waar voorheen een ‘dikke’ client-computer met alle software benodigd was om het proces aan te sturen, kan dat nu helemaal web based en hoef je dus (nagenoeg) niets te installeren en vindt de verwerking plaats in de cloud. De resultaten komen naar de gebruiker voor verdere verwerking of gaan geautomatiseerd de volgende processtap door. Doordat het Kofax platform de wijzigingen direct aanleert en automatisch de herkenning optimaliseert, wordt het aantal handmatige handelingen steeds verminderd. Daarmee is deze toepassing ook voor thuiswerkers veel makkelijker bereikbaar en ‘bestuurbaar’. Het betekent de volgende stap in volledig plaats- en tijdonafhankelijk werken. Thuis of waar dan ook, je hebt altijd de juiste tools tot je beschikking die de gewenste resultaten leveren.’

Waarde Validation Module onderschat

‘De Validation Module is standaard onderdeel van het Kofax-platform’, licht Patrick toe. ‘Je kunt dus, als je al over dat platform beschikt, een nog hogere efficiëntie en effectiviteit bereiken in belangrijke verwerkingsprocessen – zoals factuurverwerking – door een juiste inrichting en afstelling van die Validation Module. Alleen weet nog niet iedereen dat en wordt de waarde van deze stap in het verwerkingsproces soms onderschat. Feitelijk is het een bevestiging van jouw manier van gegevens verwerken; dat die verifieerbaar goed is. Dat is een cruciaal onderdeel om zeker(der) te zijn van een foutloos verwerkingsproces.’

Stap vooruit, stap achteruit

Waar de Kofax Validation Module in de praktijk op neerkomt is dat de software de extractie en herkenning van de gegevens op het document controleert. Dat gebeurt aan de hand van de grenswaardes en instellingen die je als gebruiker zelf kunt aangeven. Patrick: ‘In de extractiefase haalt de software de gewenste gegevens van het document. De juiste herkenning van die gegevens is natuurlijk van essentieel belang. Maar hoe weet je nu met welke zekerheid of die gegevens correct zijn herkend en zijn omgezet naar een bruikbaar formaat voor verwerking in de achterliggende bedrijfsprocessen? Dat gebeurt in het validatieproces. De gegevens worden gecontroleerd aan de hand van grenswaarden die de gebruiker zelf kan instellen. Of de gegevens juist zijn geïnterpreteerd – en dus passen in het formaat dat wordt gevraagd voor de volgende stap in het proces – wordt gecontroleerd in de validatiemodule. Geeft die aan dat de data niet voldoen aan de afgesproken en ingestelde voorwaarden, dan gaat het verwerkingsproces weer een stap terug voor een nieuwe formatteringsslag. Stap vooruit, stap achteruit. Soms is het nodig om een stapje terug te doen om uiteindelijk sneller vooruit te komen.’

Flexibele aansluiting op processen

‘Je weet vervolgens door deze Kofax Validation Module precies waaraan alle gegevens die voortkomen uit de verwerkte documenten na de validatie aan voldoen. Dat geeft garantie op kwaliteit. Daardoor wordt de kans dat de volgende stap in het proces foutloos en zonder oponthoud verloopt aanzienlijk vergroot.’
De aansluiting op de verschillende bedrijfsprocessen is volledig af te stemmen op de situatie in de eigen werkomgeving binnen de eigen organisatie. De software binnen het Intelligent Automation Platform geeft daartoe alle ruimte. Dat zorgt in feite voor de hele orkestratie van het verwerkingsproces. Alle gegevens en processtappen worden naadloos op elkaar afgestemd. Alle processen – met factuurverwerking als bekendste voorbeeld, maar er zijn er uiteraard veel meer – kun je ontleden in stappen. Elke stap moet aansluiten op de voorgaande en de volgende. Eenmaal op de juiste wijze ingericht heeft niemand er echter nog omkijken naar. Letterlijk’, aldus Patrick.

Intelligentie is ‘driver’

Het gaat bij het geautomatiseerd verwerken van documentstromen om veel meer dan alleen het scannen, digitaliseren en herkennen. De kwaliteit van de herkenning wordt bepaald door de controle erop. Zie het als een vorm van handhaving: je stelt regels op en de naleving ervan moet voortdurend worden gehandhaafd. Patrick: ‘Het is juist de intelligentie die achter de software zit die voor die handhaving garant staat en daarmee het succes van de toepassing bepaalt. De zekerheid dat je hoe dan ook en waar dan ook altijd verzekerd bent van de vereiste kwaliteit van gegevensverwerking geeft bedrijven rust. Dat is veel waard. Zeker in deze tijd.’

Deel dit met vrienden!
Stel een vraag Offerte