Meer resultaten
Verzekeraar a.s.r. maakt sinds enige tijd gebruik van Kofax Power PDF. Belangrijkste reden voor het in gebruik nemen hiervan waren dat er veel minder noodzakelijke ‘patches’ nodig zijn. Voor de verwerking van inkomende documenten was a.s.r. al gestandaardiseerd op het Kofax platform, dus voor het bewerken van documenten was de keuze voor Kofax Power PDF dan ook al snel gemaakt. Het sluit niet alleen beter aan, maar verzekert de organisatie van een grotere eenduidigheid en consistentie in de bewerkingsfase van geclassificeerde en herkende, inkomende documenten die in een latere fase moeten kunnen worden bewerkt. Bijvoorbeeld voor het onherkenbaar maken van privacygevoelige gegevens.
Al is a.s.r. een groot, beursgenoteerd bedrijf, bij deze verzekeraar gaat het zeker niet alleen om winst. Het bedrijf doet er alles aan om mensen te verzekeren op een manier die bijdraagt aan een eerlijke en duurzame maatschappij. Onafhankelijke adviseurs, eerlijke voorlichting, heldere taal, goede bereikbaarheid en snelle, zorgvuldige dienstverlening. Dat zijn zo’n beetje de credo’s van de verzekeraar die zelf ook regelmatig vindt dat het anders kan. Anders moet. Zoals bij optimale beheersing van informatiestromen.
Het proces van volledige automatisering en correcte anonimisering is behoorlijk lastig. Marc van Someren, Product Owner Document Services bij a.s.r. ‘Het is complex en tegelijkertijd essentieel dat het goed gebeurt. Daarom zijn we erg blij met de Kofax Power PDF oplossing die we met Docspro hebben kunnen realiseren.’
Verzekeraar a.s.r. is voortdurend bezig met het optimaliseren en (deels) automatiseren van informatieprocessen, zoals bijvoorbeeld de inkomende documentstromen. Daarvoor maken ze al langer gebruik van de diensten en producten die Docspro (als specialist en deskundige op het gebied van input & procesoptimalisatie) levert. Kofax Capture, Kofax Transformation en de Docspro E-mail Importer hebben zo hun weg al gevonden binnen de werkprocessen van a.s.r. Van Someren: ‘Docspro heeft veel kennis van cruciale processen zoals het toepassen van documentclassificatie en data-extractie op inkomende documenten. In het verleden ging dat om veel papier, inmiddels is dat steeds meer digitaal, zoals PDF-bestanden, e-mail enz. Inkomende papieren post wordt gedigitaliseerd en gaat daarna de werkprocessen in. Datzelfde geldt voor PDF-bestanden die per e-mail worden ontvangen en dus al digitaal zijn. Waar wij voor de bewerkingsfase gebruik van wilden maken, is een intelligente tool die ons in staat stelt op eenduidige wijze en consistent bewerkingen te doen. Bewerkingen die nu eenmaal nog nodig zijn, zoals bijvoorbeeld het anonimiseren of valideren van bepaalde gegevens. Met name tot personen herleidbare informatie (PHI) willen we zo vroeg mogelijk in het proces kunnen identificeren en afschermen voor onbevoegden. Gegevens zoals het BSN-nummer van een cliënt moet direct kunnen worden afgeschermd.’
Het bewerken moet zo zorgvuldig plaatsvinden dat ook al bestaande informatie AVG-proof moet kunnen worden gemaakt. ‘Dat geldt niet voor alle informatie die in onze archieven zit, maar het komt zeker wel voor. De inkomende informatie wordt met Kofax direct geclassificeerd en de juiste gegevens worden herkend. Dan kunnen gevoelige gegevens op het document onleesbaar worden gemaakt en is het document AVG-proof. Maar er zijn altijd gevallen, die het nodig maken om documenten ook achteraf nog te kunnen bewerken. De toegang tot de documenten is daarbij vastgelegd in een strikte rechtenstructuur, gebaseerd op de rol die iemand vervult’, aldus Van Someren. De vorige PDF-oplossing werd vooral gebruikt voor het lezen van PDF-documenten, waarbij Kofax Power PDF slechts op een aantal plekken binnen a.s.r. werd gebruikt voor het bewerken van PDF-documenten. Van Someren: ‘Voor de andere PDF-oplossing was echter bijna maandelijks een patch noodzakelijk. Beheerstechnisch werd dat behoorlijk hinderlijk en maakte de acceptatie ervan bij onze gebruikers er niet beter op. Daarnaast waren de gebruikers op zoek naar extra functionaliteiten waardoor ze zelf op zoek gingen naar alternatieve oplossingen, ook online, die ze verder en makkelijker zouden kunnen helpen. Dat was uiteraard een onwenselijke situatie.’
De keuze voor Kofax Power PDF werd ingegeven doordat de functionaliteit van Kofax Power PDF robuust en krachtig is en ook de beheersbaarheid en eenduidig-heid beter waren gegarandeerd. Power PDF komt oorspronkelijk voort uit het portfolio van Nuance dat in 2019 is overgenomen door Kofax. Daarmee kwam het portfolio ‘vanzelf’ bij Docspro als platinum Kofax partner terecht. Dat kwam mooi uit want Docspro is al jaren dé partner voor a.s.r. op het gebied van Kofax.
Belangrijkste voordeel voor a.s.r. is dat er een stuk minder kwetsbare en beter beheersbare omgeving is ontstaan, doordat nu niet elke maand patches hoeven te worden uitgevoerd. De medewerkers beschikken over een stabiele tool met veel extra functionaliteiten. Van Someren: ‘Bij het gebruik van een goed werkende tool voorkom je de neiging om (online bijvoorbeeld) op zoek te gaan naar andere vergelijkbare tools of andere werkmethoden om de officieel protocollen te omzeilen. Deze manier van werken is digitaal duurzaam en gegarandeerd veilig. We hebben eenduidigheid in de werkwijze gecreëerd en duidelijkheid voor alle betrokkenen gerealiseerd om het gewenste doel te bereiken wanneer ze ad hoc gevoelige informatie moeten afschermen. Dat hebben we met Kofax Power PDF bereikt.’
De kracht van Kofax Power PDF zit bovendien in het feit dat er meer functionaliteit aanwezig is. Van Someren: ‘Het is een uiterst stabiele oplossing die bovendien, doordat nu iedereen naar tevredenheid ermee werkt, beheersbaarder is. Het gaat om belangrijke informatie en processen, zowel voor ons als voor onze cliënten. Dan willen we stabiele en betrouwbare producten en een betrouwbare partner die weet waar we naartoe willen en begrijpt hoe we daar kunnen komen.’
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
