Meer resultaten
Teleperformance is wereldwijd de marktleider in contactcenter outsourcing. Jaarlijks neemt Teleperformance Benelux ruim 4.000 nieuwe medewerkers aan en het bedrijf had dringend behoefte aan een geautomatiseerd proces voor foutloze en snelle verwerking van HR-documenten.
Aan het woord is Martijn Oord, Manager Shared Service Center bij Teleperformance Benelux: “Inherent aan onze branche is dat je een enorm hoog verloop hebt. Het was dus essentieel dat het onboardingsproces grondig op de schop moest. Verspreid over onze 6 vestigingen werken 3.500 mensen. Met een verloop van meer dan 100% moeten we jaarlijks 4.000 tot 4.500 mensen in dienst nemen om het aantal werknemers stabiel te houden. Elke maandag starten hier 50 tot 100 nieuwe collega’s en in piekperiodes loopt dat op tot 200 per week. Voor de contractdocumenten hadden we een papieren proces, maar dat was niet meer houdbaar.”
“We waren elke donderdag en vrijdag alleen maar bezig met het maken en printen van papieren pakketten met een tiental documenten voor de nieuwe werknemers: contract, geheimhoudingsverklaring, belastinggegevens, enzovoort. De mensen die hier begonnen moesten die 40 à 50 pagina’s op hun eerste dag allemaal doorlezen, invullen en ondertekenen. Niet echt een fijne start bij ons bedrijf en heel veel handmatig werk,” aldus Marisse Draaisma, HR-coördinator.
“Samen met Docspro hebben we al brainstormend onderzocht hoe dit proces optimaal geautomatiseerd kon worden. Vervolgens heeft Docspro de concrete oplossing geïmplementeerd”, vertelt Martijn Oord. Marisse Draaisma vervolgt: “Zodra iemand is aangenomen maken wij een contract en voegen dat samen in één PDF met de documenten die voor zijn of haar project nodig zijn. De rest van het proces verloopt volledig automatisch. Het systeem voegt de velden toe waar gegevens of een handtekening vereist zijn. Daarna wordt het hele pakket naar het privé-mailadres van de medewerker gestuurd. Via zijn of haar mail opent hij of zij een webapplicatie waarin de documenten worden aangevuld en ondertekend. Het mooie is dat het bestand pas kan worden teruggestuurd als het volledig ondertekend is, dus als we de documenten binnen krijgen weten we zeker dat ze compleet zijn,”.
“Als we iemand een contract sturen, hebben we natuurlijk al een aantal gegevens in ons systeem staan, zoals naam, adres, etc.”, vult Martijn Oord aan. “Het systeem herkent het medewerkersnummer en zorgt dat deze gegevens al zijn ingevuld op de documenten die verzonden worden. Op het loonbelastingformulier hoeven ze eigenlijk maar twee velden aan te vullen en een handtekening te plaatsen en dan is het klaar. Snel en makkelijk voor de nieuwe medewerker en zekerheid van consistente gegevens voor ons. De ingevulde PDF gaat automatisch weer ons systeem in, die vervolgens op de juiste plaats in het digitale medewerkersdossier wordt opgeslagen.”
Martijn Oord is erg tevreden over de implementatie: “Ruim 100 verschillende documenten automatisch kunnen omzetten in digitale formulieren is best complex. Gelukkig hoefden wij alleen maar aan te geven hoe we het wilden hebben en deed Docspro de rest. Tot nu toe draait alles foutloos. De opgebouwde kennis is na afloop met ons gedeeld, zodat we in de toekomst zelf nieuwe documenten kunnen toevoegen.”
Het HR Document Management systeem geeft Teleperformance de garantie dat alle contract-documenten aantoonbaar compleet zijn, correct zijn ingevuld en ondertekend én op de juiste plek worden opgeslagen. Voor nieuwe medewerkers geeft de snelle en professionele afhandeling van contractdocumenten vertrouwen, waardoor het commitment groter wordt. En waar voorheen per vestiging wekelijks enkele maandagen werden besteed aan het onboardingsproces, lukt dit nu in de helft van de tijd.
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
