Meer resultaten
Waterschap Rijn en IJssel levert een belangrijke bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving voor 650.000 mensen in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Bij het beheer van het oppervlaktewater en grondwater in de regio speelt opslag en uitwisseling van informatie vandaag de dag een grote rol. Om dat zo efficiënt mogelijk te doen werkt de organisatie al jaren met digitale documenten. De scanoplossing van Docspro is een belangrijke schakel in het documentbeheer van het waterschap, dat hoge eisen stelt op het gebied van scankwaliteit en gegevensherkenning.
Goed waterbeheer is een kostbare zaak, en ook Waterschap Rijn en IJssel kan elke euro maar één keer uitgeven. Het waterschap is daarom bij elke investering op zoek naar het maximale rendement, en toen de bestaande scanoplossing moest worden vervangen, ging men niet over een nacht ijs. “We zijn enige jaren geleden overgestapt op een nieuw documentbeheersysteem dat hogere eisen stelde aan het scanproces en de kwaliteit van de scans”, vertelt Martijn Heringa, Coördinator Documentaire Informatie Voorziening (DIV) bij Waterschap Rijn en IJssel. “Bovendien maken we daarbij nu gebruik van SharePoint TM, dus ook qua connectiviteit is de lat hoger gelegd. Tegelijkertijd wilden we onze factuurverwerking efficiënter maken en beter inrichten door middel van een betere en snellere scanapplicatie.
“Om de beste oplossing te vinden zijn we een aanbesteding gestart en zijn we na de eerste schifting ook op referentiebezoek geweest bij vergelijkbare organisaties. Daaruit bleek duidelijk dat Docspro de beste partner voor ons was, niet alleen vanwege de kwaliteit van de scanapplicatie en de inrichtingsmogelijkheden, maar ook prijstechnisch,” aldus Martijn Heringa. Zijn collega Inge van Gemert-Hoeving, die verantwoordelijk is voor de factuurverwerking, sluit zich daarbij aan: “We hebben ook informatie ingewonnen bij Unit4, de leverancier van ons financieel systeem. Daaruit bleek dat zij Docspro als een gewaardeerde partner beschouwen en dat de koppeling met de scanapplicatie al vele malen probleemloos is gerealiseerd. Dat heeft voor mij wel de doorslag gegeven.”
De DIV-afdeling had met de invoering van het nieuwe scanproces een duidelijk doel voor ogen, legt Martijn Heringa uit: “Wij wilden ons papieren archief vervangen door een digitaal archief, en daar- voor worden in de archiefwetgeving duidelijke eisen gesteld aan de kwaliteit van de scans en het scanproces. We verwerken jaarlijks ongeveer 20.000 documenten, bij elkaar circa 60.000 pagina’s. Veel van deze documenten bevatten een mix van beeld en tekst, en vaak bevat het beeld ook belangrijke informatie. Als er bijvoorbeeld groene aanslag is geconstateerd bij een watergemaal, dan moet dat ook duidelijk terug te vinden zijn in het digitale archief. Alle documenten worden daarom in kleur gescand en een juiste kleurweergave in de scans is voor ons essentieel. De scanoplossing van Docspro levert niet alleen standaard de gewenste beeldkwaliteit, maar het was ook eenvoudig om ons scanproces in te richten volgens het vier-ogen principe, om zo de volledigheid en kwaliteit te kunnen waarborgen. Met het nieuwe systeem hebben we dus een belangrijke stap kunnen zetten naar het verder digitaliseren van het waterschap.”
Ook voor de verwerking van de circa 16.000 facturen per jaar heeft het nieuwe scansysteem veel voordelen, meldt Inge van Gemert-Hoeving: “Tijdens het scannen wordt meteen alle relevantie informatie, zoals het bankrekeningnummer, automatisch herkend en vervolgens verder verwerkt in ons financieel systeem Coda van Unit 4. De herkenningsgraad van ons oude systeem was in de loop der tijd gedaald tot 30%, en met de nieuwe scanapplicatie haalden we in de startfase al makkelijk de 85% die we als minimum voor ogen hadden. Bovendien gaat alles nu een stuk sneller en kunnen niet-herkende gegevens veel eenvoudiger worden aangevuld of aangepast dan voorheen.” Een ander voordeel is dat allerlei vernieuwingen eenvou- dig zijn in te passen, gaat Inge verder. “Steeds meer facturen komen digitaal binnen. Docspro heeft ervoor gezorgd dat die automatisch in hetzelfde herkenningsproces worden meegenomen. En onlangs
“Over de oplossing die Docspro heeft geleverd zijn we meer dan tevreden,” concludeert Martijn Heringa, “maar we hebben ook gemerkt dat ze veel aandacht besteden aan nazorg. Als we een probleem melden – wat niet vaak voorkomt – horen we meestal binnen een uur dat het in behandeling is genomen en vervolgens wordt alles snel en goed opgelost.” Zijn collega is het daarmee eens: “Op een kleine afdeling als die van ons betekent een storing meteen dat het hele proces platligt. Mede daarom hebben ze nu een testomgeving voor ons ingericht om wijzigingen in het systeem uit te proberen. Daaraan zie je dat ze oog hebben voor onze specifieke situatie en goed met ons meedenken. We zijn er met Docspro echt op vooruit gegaan.”
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
