De meeste documenten komen binnen via de e-mail. Facturen, opdrachtbevestigingen, brieven en vele andere soorten documenten komen vaak via e-mail of als bijlage binnen. Ook zijn er best nog veel documenten die binnen komen via de papieren post en fax. Hierdoor kan het voorkomen dat u of uw medewerkers het overzicht kwijtraken tussen al deze documenten en daardoor misschien belangrijke informatie mist.
Alle documenten digitaal of papier, komen in hetzelfde proces terecht. In sommige gevallen worden de reeds digitale documenten eerst uitgeprint om vervolgens weer gescand te worden. Dit is uiteraard erg omslachtig en kost onnodig veel tijd. Om u deze tijd te besparen en u te helpen om het overzicht te bewaren hebben wij de Docspro E-mail Importer ontwikkeld.
Met de Docspro E-mail Importer kunt u zelf selecteren welke mailboxen uitgelezen moeten worden, denk hierbij aan bijvoorbeeld een e-mailadres waarin alle facturen of inkooporders binnen komen. De reeds digitale facturen, of inkooporders worden met de Docspro E-mail Importers automatisch ‘opgehaald’ en gekoppeld aan het ‘scanproces’ voor verdere verwerking.
Alle documenten binnen uw organisatie, zowel fysiek als digitaal, worden zo in hetzelfde proces geclassificeerd en gedistribueerd naar de juiste personen binnen uw organisatie. Hierdoor mist u, en uw medewerkers geen informatie meer en werkt u vele malen efficiënter.