Razendsnel en foutloos vertrouwelijke gegevens onleesbaar maken

Anonimiseren

Razendsnel en foutloos vertrouwelijke gegevens onleesbaar maken

Iedere organisatie of instelling dient zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens. Niet alleen sinds de komst van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), maar eigenlijk altijd al. Zo moeten bijvoorbeeld BSN-nummers, NAW-gegevens en e-mailadressen worden geanonimiseerd en is het ‘onleesbaar maken/lakken’ of ‘anonimiseren’ een arbeidsintensieve taak. Hoe gaat u om met het efficiënt en betrouwbaar anonimiseren van documenten, zoals WOB-verzoeken en WKBP-documenten?

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen of nieuwsbrief.
LinkedIn Nieuwsbrief

Vertrouwelijke informatie onleesbaar maken

Bij anonimiseren worden gegevens zodanig bewerkt dat zij niet meer aan een persoon of organisatie gekoppeld kunnen worden. Het anonimiseren van data gebeurt vooral ter bescherming van de privacy. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie wordt gelekt of in de verkeerde handen belandt, worden documenten vaak geprint, waarna een medewerker handmatig op zoek moet naar persoonsinformatie in het document en deze met een zwarte stift onleesbaar maakt. Daarna wordt het document opnieuw gedigitaliseerd en pas dan gedeeld met uw klanten of burgers.

Herkent u zichzelf of uw organisatie in de volgende punten?

  • Wij hebben een achterstand in het anonimiseren van stukken
  • Wij hebben een piek in het aantal WOB (Wet Openbaarheid van Bestuur) verzoeken
  • De werkdruk voor mij of mijn team is door het anonimiseren te groot
  • Wij zouden meer kennis en vaardigheid in het anonimiseren kunnen gebruiken

Lees dan vooral verder over het automatisch anonimiseren van documenten. Docspro biedt u namelijk de oplossing die bij u past.

Hoe werkt anonimiseren?

Anonimiseren is een methode waarbij persoonsgegevens zodanig worden bewerkt dat deze niet meer gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Deze bewerking is onomkeerbaar.

De waarde van anonimiseren

Anonimiseren is onomkeerbaar en geanonimiseerde data zijn volgens de AVG dan ook geen persoonsgegevens meer. Anonimiseren is een goede methode om documenten geschik t te maken om te delen met externe partijen zoals burgers en klanten, maar ook met leveranciers, medewerkers of andere externe partijen.

Waarom anonimiseren?

Een noodzaak om gegevens te anonimiseren kan voortkomen uit wetgeving. Zo kennen wij in Europa de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of ook wel GDPR genoemd. Hierin staat onder welke voorwaarden bedrijven en instellingen persoonsgegevens mogen verzamelen, verwerken en opslaan. Wilt u als bedrijf bepaalde gegevens langer bewaren of voor andere doeleinde gebruiken, dan kan dit alleen als u de informatie kunt ontdoen van identificeerbare persoonsgegevens.

Het inrichten van een zorgvuldig anonimiseringsproces

Een belangrijk onderdeel bij het proces om tot een goede anonimisering van documenten te komen is ook dat uitsluitend daartoe geautoriseerde personen het anonimiseren kunnen toepassen. Het is namelijk zo dat tijdens het anonimiseren de gegevensbeschermingsbeginselen nog wel van toepassing zijn totdat de betrokkene niet of niet meer identificeerbaar is.

Als deze documenten gepubliceerd worden, dienen de persoonsgegevens in het betreffende document daarom effectief onleesbaar en onomkeerbaar onherleidbaar te zijn.

Daarom biedt Docspro de Docspro Anonymizer en Kofax Power PDF aan om het anonimiseren volledig automatisch te laten verlopen. Op deze manier kan een arbeidsintensieve taak, die ook nog heel secuur moet worden uitgevoerd, op een eenvoudige wijze en tegen lage kosten.

Is het automatisch anonimiseren van documenten iets voor u?

AnonimiserenGeautomatiseerd anonimiseren is voor verschillende doelgroepen en business vraagstukken mogelijk. Onze oplossingen voor anonimiseren wordt reeds toegepast in het proces van:

  • Gemeenten
  • Financieel dienstverleners
  • Telecombedrijven
  • Provincies

Alle voordelen op een rij

  1. Kosten per geanonimiseerde documenten ligt lager
  2. Anonimiseren kan altijd en over
  3. Nooit meer printen, handmatig onleesbaar maken, opnieuw inscannen
  4. Juridisch geldig
  5. Duurzaam, u gebruikt minder papier
  6. U houdt grip op uw anonimiseringsproces. Handmatig ingrijpen is altijd mogelijk
  7. Substantieel lagere administratieve kosten en verkorting van doorlooptijd
  8. Veilig: de privacygevoelige gegevens zijn voorzien van een zwarte balk en zijn niet meer uit te lezen (anonimiseren is onomkeerbaar).

Wilt u een vrijblijvende demo over het anonimiseren van documenten?

Rima de BruijnWij komen graag (virtueel) bij u langs om onze oplossingen voor het anonimiseringsvraagstuk te presenteren.

 

 

 

 

Technologische oplossingen