De digitale transformatie begint bij het beheer van de inkomende data en documenten

Documentbeheer

Werk efficiënter, veiliger en behoud het overzicht!

Documentbeheer

‘De digitale transformatie begint bij het beheer van de inkomende data en documenten’

Organisaties hebben te maken met een groei aan data en documenten die via verschillende kanalen binnenkomen. De verwachting is dat dit de komende jaren nog verder gaat toenemen. Denk maar eens aan het aantal documenten die gemoeid zijn bij:

  • het factuurverwerkingsproces
  • het dossierbeheer bij HR
  • het beheren van contracten
  • of het aantal e-mails dat binnenkomt op uw info@ e-mailadres

Zet slimme technologie in om informatie voor u te laten werken!

“Zou het niet fijn zijn als de juiste informatie vanzelf op de juiste plek binnen uw organisatie terecht komt?”

Veel van de data en documenten die de organisatie binnenkomt is al digitaal en dankzij document management software kunnen we daar slim gebruik van maken. Als de documenten nog niet digitaal zijn, kunnen we deze met behulp van intelligente scansoftware (Capture) digitaliseren. Deze software herkent het type document, classificeert deze en kan het document vervolgens geautomatiseerd afleveren bij de juiste persoon of afdeling binnen de organisatie. Zo kunnen we het mogelijk maken om een groot percentage van uw documenten automatisch bij de juiste persoon of afdeling binnen uw organisatie te bezorgen voor verdere verwerking.

Documenten snel terugvinden en veilig archiveren

Wist u dat medewerkers gemiddeld 4 uur per week besteden aan het zoeken naar documenten? Met een digitaal archief is het slechts een kwestie van enkele kliks om de juiste documenten terug te vinden, mits u hiervoor geautoriseerd bent uiteraard. Geheel in lijn met de AVG kunnen er bewaartermijnen en autorisatieniveaus ingesteld worden, alsmede encryptie tot op documentniveau. Zo weet u zeker dat uw documenten ook op een veilige manier gearchiveerd zijn!

Workflow & Casemanagement

Ook ter ondersteuning van de verwerkingsprocessen, kunnen er ‘workflows’ ingesteld worden, denk aan het proces voor de factuurverwerking, of het proces bij sollicitatieprocedures. Dit zijn vaak al voor geïdentificeerde stappen en onderdelen die eenvoudig in een workflow of case verwerkt kunnen worden. Enkele voorbeelden:

  • Moet er een collega akkoord geven op een document?
  • Welke documenten mis ik nog?
  • Voor welke datum moet dit behandeld zijn?
  • Wat is de laatste versie van dit document?
  • Of welke documenten behoren bij dit dossier?

Ook in de cloud beschikbaar

Uiteraard is het ook mogelijk om uw documenten te beheren in de Cloud!

Wilt u ook voorop lopen?

Organisaties die in staat zijn om op een slimme, efficiënte en effectieve wijze om te gaan met deze enorme hoeveelheid documenten lopen voorop in de digitale transformatie. Wilt u ook voorop lopen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie en laat hieronder uw contactgegevens achter.

Voor meer informatie lees de meest gebruikte toepassingsgebieden voor Document Management of download onderstaande referentiecases.

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen.
LinkedIn

Klantcases

Connexxion

Scanintelligence voor HR

Sligro Food Group

Softwarerobots werken op turbo-snelheid

De Goudse Verzekeringen

Multi-channel capture oplossing - Digital Mailroom

Dutch Flower Group

Document Management Solution

Meer weten over Documentbeheer of onze andere oplossingen?

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op. U kunt ons ook bereiken via sales@docspro.nl of bellen met +31 (0) 172 – 419 334.

  • * verplichte velden
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Stel een vraag Offerte