Volledig digitale afhandeling van de factuurstromen

Amari Holdings

Amari Holdings

Amari Holdings logo

Inzet Robotic Process Automation (RPA) door Docspro en Kofax

Het verwerken van zo’n 10.000 facturen per jaar gaat niet zonder slag of stoot. Daar weten ze bij Amari Holdings BV alles van. Deze organisatie verleent alle stafdiensten voor de onderliggende zes werkmaatschappijen. Onder die stafdiensten valt ook de factuurverwerking. Met behulp van Docspro zijn ze erin geslaagd om het verwerkingsproces (nog verder) te automatiseren, met als gevolg kortere doorlooptijden, hogere kwaliteit van het werk en een kleinere kans op fouten door handmatige invoer.

Amari Holdings b.v. omvat een zestal vennootschappen die zich bezighouden met het handelen in aluminium- en (roestvast)staalproducten. Deels als halffabricaat en deels als bewerkt-, of zelfs compleet product voor diverse sectoren. Als centrale organisatie verleent de holding alle stafdiensten voor de Nederlandse Amari-ondernemingen, zoals directie, HR, IT en Finance. Daarvoor zijn ze goed uitgerust wat betreft software en tools om het werk snel, efficiënt en effectief te kunnen doen. Maar toch…

Uitdaging

Veel handmatige gegevensinvoer

Wendy van Arendonk, financieel directeur bij Amari Holdings b.v.: ‘Als holding verwerken we alle inkoopfacturen voor de verschillende ondernemingen. Dat is best een uitdaging: veel leveranciers, veel verschillende producten en diensten die we afnemen en vooral veel verschillende facturen. Vooral dat laatste is een hoofdpijndossier als het gaat om een efficiënte toepassing van automatisering in de verwerking van die facturen. Daarin hadden we al wel stappen gezet door het digitaliseren van papieren facturen. Deze worden net als de inkomende pdf’s door herkenningssoftware verwerkt. Dat werkt goed, maar net niet goed genoeg. De facturen moesten in een ‘to do’ lijst komen voor (handmatige) goedkeuring en voor handmatige invoer van de gegevens in ons financiële systeem, BTS. Dat systeem is een eigen ontwikkeling vanuit onze moedermaatschappij in Amerika, dus daar valt voorlopig niet aan te tornen. Er was echter geen koppeling van de herkenningssoftware en ons documentmanagementsysteem naar BTS. Dat maakt dat er veel handmatige handelingen werden gevraagd van onze medewerkers.’

Ger Eykholt, verantwoordelijk voor Information Management bij Amari Holdings: ‘Voor onze mensen, een aantal hoogopgeleide controllers, betekende die handmatige invoer van gegevens een naar ons idee onnodige taak: het kost tijd en er is een serieus risico op het maken van fouten door die handmatige invoer. Per factuur kwamen we, inclusief scanning en invoer in het financiële systeem en nog toevoegen van metadata, op een verwerkingstijd van zo’n 12 tot 15 minuten per factuur. Dat is echt een probleem.’

Wilt u weten hoe Amari Holdings de digitale afhandeling van de factuurstromen heeft gerealiseerd en welke voordelen dat met zich mee heeft gebracht? Vul onderstaand formulier in en ontvang de volledige referentiecase.

Deel dit met vrienden!

Ontvang de volledige referentiecase

Laat uw contactgegevens achter