Meer resultaten
Het verwerken van zo’n 10.000 facturen per jaar gaat niet zonder slag of stoot. Daar weten ze bij Amari Holdings BV alles van. Deze organisatie verleent alle stafdiensten voor de onderliggende zes werkmaatschappijen. Onder die stafdiensten valt ook de factuurverwerking. Met behulp van Docspro zijn ze erin geslaagd om het verwerkingsproces (nog verder) te automatiseren, met als gevolg kortere doorlooptijden, hogere kwaliteit van het werk en een kleinere kans op fouten door handmatige invoer.
Amari Holdings b.v. omvat een zestal vennootschappen die zich bezighouden met het handelen in aluminium- en (roestvast)staalproducten. Deels als halffabricaat en deels als bewerkt-, of zelfs compleet product voor diverse sectoren. Als centrale organisatie verleent de holding alle stafdiensten voor de Nederlandse Amari-ondernemingen, zoals directie, HR, IT en Finance. Daarvoor zijn ze goed uitgerust wat betreft software en tools om het werk snel, efficiënt en effectief te kunnen doen. Maar toch…
Wendy van Arendonk, financieel directeur bij Amari Holdings b.v.: ‘Als holding verwerken we alle inkoopfacturen voor de verschillende ondernemingen. Dat is best een uitdaging: veel leveranciers, veel verschillende producten en diensten die we afnemen en vooral veel verschillende facturen. Vooral dat laatste is een hoofdpijndossier als het gaat om een efficiënte toepassing van automatisering in de verwerking van die facturen. Daarin hadden we al wel stappen gezet door het digitaliseren van papieren facturen. Deze worden net als de inkomende pdf’s door herkenningssoftware verwerkt. Dat werkt goed, maar net niet goed genoeg. De facturen moesten in een ‘to do’ lijst komen voor (handmatige) goedkeuring en voor handmatige invoer van de gegevens in ons financiële systeem, BTS. Dat systeem is een eigen ontwikkeling vanuit onze moedermaatschappij in Amerika, dus daar valt voorlopig niet aan te tornen. Er was echter geen koppeling van de herkenningssoftware en ons documentmanagementsysteem naar BTS. Dat maakt dat er veel handmatige handelingen werden gevraagd van onze medewerkers.’
Ger Eykholt, verantwoordelijk voor Information Management bij Amari Holdings: ‘Voor onze mensen, een aantal hoogopgeleide controllers, betekende die handmatige invoer van gegevens een naar ons idee onnodige taak: het kost tijd en er is een serieus risico op het maken van fouten door die handmatige invoer. Per factuur kwamen we, inclusief scanning en invoer in het financiële systeem en nog toevoegen van metadata, op een verwerkingstijd van zo’n 12 tot 15 minuten per factuur. Dat is echt een probleem.’
Amari Holdings zocht een oplossing die in staat was de verwerking en validatie van de relevante gegevens na herkenning ‘zelf’ te doen, inclusief de export van die gevalideerde gegevens naar het financiële systeem. Bovendien zou het op zijn minst heel handig zijn wanneer er een workflow werd ingeregeld die alle procesfases automatisch afhandelt, tot aan de goedkeuring van de controller. Eykholt: ‘Op het moment van binnen komen, op papier of digitaal, moet er een beslissing komen of de factuur voor goedkeuring door moet en naar wie, dus een persoon of locatie (andere vestiging). Daarnaast moet een plaats in de grootboekrekening worden toegewezen. Voor we de huidige oplossing hadden werd op de vestigingen zelf de factuur voor goedkeuring voorgelegd en dan kregen wij ‘na verloop van tijd’ de goedgekeurde factuur voor verdere verwerking aangeboden. Dat is niet ideaal en kon soms behoorlijk lang duren. Dat is niet goed voor de snelheid waarmee de leveranciers betaald willen worden en dat is weer niet goed voor onze naam. Het is bovendien niet nodig, want het kan een stuk efficiënter, zo is gebleken met Kofax RPA en de workflow die we met de business consultants van Docspro hebben opgezet. Nu wordt centraal bij ons de hele factuurverwerking van de inkomende facturen afgehandeld. Het goedkeuringsproces wordt digitaal via de workflow ingezet.’
Het contact met Docspro was snel gelegd: Van Arendonk kende de organisatie al uit het verleden en kende ook de innovatieve oplossingen van Kofax en Docspro. ‘Het doel was om te komen tot een volledig digitale afhandeling van de factuurstromen. Daar zijn we een heel eind in gekomen. Dat wil zeggen, alles is digitaal tot aan de goedkeuring. Die wordt nu nog steeds handmatig gedaan. Het is de taak van de controllers om erop toe te zien dat dat proces goed en efficiënt verloopt. Zij hebben ook als taak om de bestellingen te matchen met de facturen. De Kofax softwarerobot helpt ze daar enorm bij.’
Nadat de business consultant van Docspro, Remco Zuijdervliet, het volledige proces in kaart had gebracht kon de softwarerobot worden ingeregeld. Eykholt: ‘Die softwarerobot is een mooi staaltje technologie: die doet het routinewerk wat anders door de controller handmatig gedaan zou moeten worden. De robot opent de BTS-client en vanuit de gecontroleerde pdf worden alle relevante gegevens nu direct overgezet naar het financieel systeem, terwijl tegelijkertijd een digitale versie van de factuur in het document management systeem wordt opgeslagen voor archiveringsdoeleinden en voor eventuele verantwoording achteraf. Het controleproces staat onder beheer van de controller: die bepaalt of er een goedkeuring nodig is of niet en controleert de grootboekrekening.’
Het voordeel van de inzet van de Kofax softwarerobot – die ‘s nachts werkt – is dat de doorlooptijd van het proces aanzienlijk is verkort en dat bovendien de kwaliteit van het werk is verbeterd. Er worden extra metadata toegevoegd en een XML-code, waardoor de documenten verderop in het proces sneller zijn te verwerken en terug te vinden.’ Eykholt vult daarbij aan: ‘Bovendien worden onze controllers nu niet meer belast met saai routinewerk zoals het invoeren van gegevens, met alle risico’s op fouten. Die tijd kunnen ze nu besteden aan het daadwerkelijk controleren van de financiële processen. Alleen de uitzonderingen worden nog handmatig verwerkt. Er is inmiddels een koppeling met het document management systeem gemaakt om het voor controllers mogelijk te maken tijdens het proces vanuit BTS het originele document op te vragen en eventueel te controleren. Het is voor ons de ideale oplossing.’
Voor Van Arendonk en Eykholt heeft Docspro zich wel bewezen als deskundige partij op het gebied van (het automatiseren van) dergelijke documentverwerkings-processen. Eykholt: ‘Ze begrijpen hoe deze processen verlopen, bereiden de aanpak goed voor, ze kennen hun zaakjes en weten waar voor ons de belemmeringen schuilen. Die kennis en deskundigheid vormen de toegevoegde waarde van een specialist als Docspro.’
De bedoeling is om, nu de Holding is ‘geüpgraded’ ook bij de andere bv’s op dezelfde manier processen te automatiseren. Van Arendonk: ‘De Kofax softwarerobot is 24/7 beschikbaar en we maken er nu nog maar enkele uren per dag gebruik van. Daar zit dus nog genoeg rek in om ook andere processen, zoals het verwerken van creditnota’s of de bankinformatie, op die manier te automatiseren. Er is gewoon nog veel meer uit de robot te halen. En deze oplossing was voor ons al, ondanks dat we er nu nog maar weinig gebruik van maken, voordeliger dan bijvoorbeeld een SaaS-oplossing, waarbij per verwerkt document zou moeten worden afgerekend. Dat zegt ook iets over Docspro: ze gaan niet voor de meeste verdienste op een oplossing, ze gaan voor een juiste en passende oplossing. Dat is écht hun verdienste…’
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
