Blog

Uitrol Wet Open Overheid alleen haalbaar met inzet van digitalisering en automatisering van informatieprocessen

Uitrol Wet Open Overheid alleen haalbaar met inzet van digitalisering en automatisering van informatieprocessen

Het zal de belangrijkste betrokkenen niet zijn ontgaan, maar eigenlijk is er weinig ruchtbaarheid over geweest: de Wet Open Overheid (Woo) is op 26 januari 2021 door de Tweede Kamer aangenomen en is nu op weg naar de besluitvorming in de Eerste Kamer. Volgens verwachting zou dan ergens eind van dit jaar de wet ‘erdoor zijn’. Maar ‘erdoor’ is iets anders dan ‘geïmplementeerd’.

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen of nieuwsbrief.
LinkedIn Nieuwsbrief

Specialist op het gebied van gegevensbescherming en privacy bij Docspro is Paul Schokker. Zijn ervaringen als zelfstandig Functionaris Gegevensbescherming zet hij tegenwoordig in voor de (overheids)klanten van Docspro. Paul staat deze klanten bij en begeleidt ze op hun weg naar een betere informatiehuishouding en hogere transparantie door middel van actief openbaar maken van informatie. Dat zijn namelijk de essentiële doelstellingen van de Wet Open Overheid.

Actief openbaar maken

Paul: ‘Wet- en regelgeving rondom gevoelige informatie is complex. In Nederland kennen we meerdere wetten die daarop betrekking hebben. Zoals – nu nog – de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) en daar nauw aan gerelateerd de Omgevingswet en de (nieuwe) Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg). Die laatste is alweer meer dan twee jaar ‘handhaafbaar’, maar daar is nog steeds wel wat winst te boeken. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt nu langzaam omgezet naar de Wet Open Overheid. Het wezenlijke verschil is dat met de Woo informatie altijd (en heel snel) openbaar wordt, tenzij er een aanleiding is om dat niet te doen. Dat is dus omgekeerd als met een Wob-verzoek het geval was: daar moest je vragen om openbaarmaking.’

Uitdaging voor informatiebeheer

Actief openbaar maken klinkt op het eerste gezicht als muziek in de oren voor de burger, maar stelt de overheid feitelijk ook voor een grote uitdaging. Paul: ‘Tegelijk met die actieve openbaarmaking geldt dat je ook moet voldoen aan de privacywetgeving. Hoe doe je dat dan? Wat betekent het voor de informatieprocessen van een overheidsorganisatie als straks informatie actief openbaar gemaakt moet worden? In het kort: de informatiehuishouding moet op orde zijn. Dat is de tweede grote doelstelling van die nieuwe Woo. Maar juist die doelstelling stelt overheidsorganisaties voor grote uitdagingen.’

Meer gestructureerde informatieprocessen

Een grotere bewustwording van het belang van informatie en de inrichting van informatieprocessen is cruciaal. In het kader van de Woo betekent het dat organisaties vanaf de creatie van informatie moeten nadenken over de relevantie ervan voor anderen. En hoe daarmee om te gaan. Paul: ‘Niet alleen moet informatie per saldo digitaal zijn, maar ook moet direct duidelijk zijn wat die informatie is, waarover het gaat, waarvoor het is gegenereerd, voor wie het belangrijk of relevant is en wat de context is. Daarnaast moet ook persoonlijke of gevoelige informatie herkend en afgeschermd worden wanneer de betreffende informatie in aanmerking komt voor publicatie. Want in het kader van de Woo geldt niet per definitie dat álle documenten van de overheid openbaar moeten worden gemaakt.’

Digitaliseren en herkennen

Essentieel om aan de voorwaarden van de Woo te kunnen voldoen is dat informatie digitaal is en dat u processen, activiteiten en het beheer van die informatie zoveel mogelijk automatiseert. Een groot deel van die uitdaging is te realiseren door inzet van geavanceerde softwaretools, ziet Paul. ‘Als het gaat om het anonimiseren en beschermen van gevoelige gegevens kunnen we bij Docspro onze eigen software-oplossing inzetten, zoals de Docspro Anonymizer.

Met deze software kunnen gevoelige kenmerken of persoonsgegevens geautomatiseerd worden herkend en geanonimiseerd. Stel dat een inwoner een e-mail aan de gemeente stuurt en daarin het BSN-nummer noemt of een kopie van het paspoort toevoegt. Dat zijn voorbeelden van data die een gemeente eigenlijk de organisatie niet in wil hebben, omdat er volgens de Avg geen geldige grondslag is om ze te verwerken. Met slimme software-oplossingen kunnen dit soort persoonsgegevens automatisch worden herkend en geanonimiseerd, voordat er ook maar een medewerker naar heeft gekeken.’

De gebruiker kan zelf databases met relevante (gevoelige) gegevens waarover hij beschikt importeren en toevoegen aan de lijst van kenmerken die geanonimiseerd moeten worden. Paul: ‘Met de Docspro Anonymizer controleert hij desgewenst of het inderdaad gaat om de juiste betekenis van een kenmerk.’ Voor adequate en veilige publicatie van digitale (PDF-) documenten kan Kofax Power PDF uitstekende diensten bewijzen.

Automatiseren

Daarmee alleen ben je er echter nog niet. Paul: ‘Het gehele proces van creatie tot archivering en alles wat ertussen ligt moet inzichtelijk zijn. Voordat iets een record wordt (statisch) is het een document (voortdurend in beweging en in gebruik in processen). Paul: ‘Tot nu toe is het nog zo dat na verloop van tijd zo’n record wordt overgebracht en voor openbaarmaking geschikt wordt gemaakt. Daarvoor geldt nu nog een termijn van twintig jaar, maar die gaat waarschijnlijk naar tien jaar. Die discussie loopt nog. Het kost al moeite om het hele proces goed in te regelen.

Met de introductie van de Woo hebben we het over veertien dagen(!) vanaf creatie tot het moment dat iets veilig gepubliceerd moet kunnen worden. Nogmaals, dat geldt alleen wanneer die informatie voor publicatie in aanmerking komt. Daar zit dus veel druk op. Om ook onder die grote druk geen fouten te maken, is het van belang om informatieprocessen rondom anonimiseren en publiceren te automatiseren. Daarmee worden consistent en consequent dezelfde taken op dezelfde manier uitgevoerd en zo min mogelijk fouten gemaakt.’

Afstemmen van processen en systemen

‘Wat je feitelijk wilt bereiken is dat er een waterdicht systeem ontstaat waarbij informatiebeheer – ook informatie uit bijvoorbeeld social media – en wet- en regelgeving (AVG, Woo, Omgevingswet etc.) naadloos op elkaar zijn afgestemd. Discrepanties in de manier waarop men met die informatie en -processen omgaat moeten zijn uitgesloten’, concludeert Paul. ‘Daarin zit de grootste uitdaging voor veel organisaties. In de praktijk zie je dat nogal eens deeloplossingen worden ingezet, maar dat leidt niet tot het gewenste geïntegreerde platform met geautomatiseerde processen, waarvan je zeker weet dat ze op orde zijn.’

Betrouwbare overheid

Aan het niet voldoen aan wet- en regelgeving kleven risico’s. Grootste risico is imagoschade. Paul: ‘Het intrinsieke doel van de Woo is om een betrouwbare overheid te creëren. De burger moet ervan op aan kunnen dat de overheid transparant is en kan uitleggen hoe bepaalde beslissingen tot stand zijn gekomen. Dat is hard nodig gezien de huidige onrust in de samenleving. Voorwaarde voor dat inzicht is dat men over de juiste systemen en instrumenten beschikt om te laten zien dat alles rondom informatie op orde is. Anders kun je nog drie wetten als de Woo aankondigen, maar dan gaat het simpelweg niet werken.’

Het is twee minuten voor twaalf

Ook wanneer de Eerste Kamer in de loop van dit jaar zal instemmen met de Woo is de nieuwe wet niet meteen geïmplementeerd. Sterker nog, dat gaat nog wel even duren. Paul: ‘De impact van deze wet is enorm groot en krijgt dus een lange aanloop, zeker enkele jaren. Toch is het twee minuten voor twaalf, want het gaat om een essentieel andere benadering van omgaan met informatie. Waar voorheen informatie ‘op aanvraag’ wordt gepubliceerd (en geanonimiseerd) moeten we naar een situatie toe waarbij informatie standaard ‘op voorhand’ veilig en vertrouwd wordt gepubliceerd, inclusief afscherming van gevoelige gegevens voor onbevoegde ogen. Vooralsnog is dat realiseerbaar met geavanceerde tools, maar het vraagt om meer dan alleen die tools.

Tools zijn niets meer dan een hulpmiddel voor de gewenste oplossing. De oplossing zit in de (h)erkenning van het belang van informatie en informatie op orde hebben. Als alle neuzen op dat gebied dezelfde kant opstaan is het veel eenvoudiger om tot een werkende oplossing te komen, ingevuld met de juiste technische instrumenten.’

Er is dus nog tijd om de zaak te regelen, maar het is belangrijk om nu de eerste stappen te nemen. Wilt u meer weten over onder meer hoe Docspro u met passende advies en begeleiding de oplossingen van Docspro, zoals de Docspro Anonymizer en Kofax Power PDF, kunt inpassen in een informatiestrategie die aansluit op de naderende uitdagingen rondom de Wet Open Overheid? Klik op onderstaande knop voor meer informatie.

Meer informatie

Relevante artikelen