Documentbeheer

Uw documenten op een efficiënte en voordelige manier afhandelen en beheren is niet zo eenvoudig als het wellicht klinkt. Hoewel de stroom documenten in de afgelopen jaren flink is toegenomen, is de manier waarop we ermee omgaan nog niet veel veranderd. Met een document management oplossing van Docspro krijgt u grip op de groeiende stroom documenten.

Documentbeheer, de voordelen

  • Terugzoeken is makkelijker en sneller
  • Altijd de juiste document versie
  • Documenten kunnen niet meer zoek raken
  • Informatie is niet locatiegebonden & sneller beschikbaar
  • Beheer is makkelijker en efficiënter
  • Duidelijke structuur, dossiervorming op bijv. project- of klantnummer
  • Documenten zijn voor meerdere personen tegelijk beschikbaar

Documentbeheer, hoe werkt het?

Veel mensen hebben een eigen structuur waarin ze documenten en informatie makkelijk terug kunnen vinden. Denkt u maar eens aan hoe u uw documenten op uw bureau ordent. U sorteert bijvoorbeeld op relevantie of te ondernemen acties. Maar wanneer het om informatie en documenten gaat waarvan meerdere (soms wel tot honderden) mensen gebruik maken, wordt het ineens een stuk moeilijker om een goede structuur te handhaven. U slaat een offerte op onder de holding terwijl uw collega dezelfde offerte opslaat onder de vestiging. Zo kan het gebeuren dat u een document niet kunt traceren of dat een document meerdere keren wordt opgeslagen waardoor de juiste versie niet te achterhalen is. Hiernaast is gebleken dat veel belangrijke documenten nog altijd worden opgeslagen op netwerkschijven, persoonlijke drives of in de e-mailclient. Hierdoor is veel kostbare kennis niet toegankelijk en gaat het verloren.

Het resultaat; een digitale chaos!

Document management is de oplossing

De document management oplossingen van Docspro zijn dé manier om meer grip te krijgen op alle documenten binnen een organisatie en de digitale chaos aan te pakken.

Met onze document management oplossingen kunt u alle belangrijke informatie centraal opslaan en beheren, volgens een structuur die het beste bij uw organisatie aansluit. Door het scannen en het digitaal archiveren van documenten behoudt u de structuur en het overzicht van uw documentenstroom. Doordat de documenten beschikbaar worden gesteld vanuit een digitaal archief, kunt u de voor u belangrijke documenten op elke locatie, waar dan ook raadplegen.

Document management, de oplossingen van Docspro

De kennis en ervaring die we sinds 1994 hebben opgedaan bij een diversiteit aan organisaties en instellingen heeft ertoe geleid dat wij voor een aantal veelvoorkomende en grootschalige documentenstromen ‘gestandaardiseerde’ oplossingen hebben ontwikkeld. U kunt daarbij denken aan oplossingen zoals Dossier Online, Digitaal Archiveren, Documenten integreren met bedrijfsapplicaties, E-mail archiveren en Documenten Migreren. Deze oplossingen kunnen organisatiebreed, maar ook per afdeling worden geimplementeerd. Daarnaast bieden wij ook oplossingen waar de focus ligt op de ICT ondersteuning van het bedrijfsproces, zoals een Digitale Postkamer, het Digitaal personeelsdossier, de Automatische factuurverwerking etc. Lees meer over deze en meer oplossingen bij Informatiemanagement.

Nieuwsgierig naar de Document Management oplossingen voor uw organisatie?

Bent u benieuwd naar de Document Management oplossingen die voor uw organisatie interessant zijn? Of wenst u meer informatie en advies? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend advies: telefoon 0172 419334, e-mail sales@docspro.nl. Voor meer informatie leest u ook eens onze referentiecases van onze klanten.

 

Neem contact op