Business consultancy
Wij helpen u effectiever te werken
Business consultants van Docspro adviseren organisaties bij vraagstukken op het gebied van informatiemanagement, digitale transformatie en gegevensbescherming inclusief privacy.
Door nieuwe technologie en een toename van complexiteit van processen binnen uw organisatie wordt het hiervan inzetten in de praktijk ingewikkelder en onvoorspelbaarder dan ooit. Uw organisatie, afdeling of team heeft wel de ambitie om te verbeteren waar het gaat om verhoging van efficiency en effectiviteit van processen, maar wat is nu het juiste moment om daarmee te beginnen, en hoe? Om blijvende meerwaarde te bieden aan de belanghebbenden en daarnaast het vertrouwen uw medewerkers, en de burger, in de organisatie te vergroten is het ook nodig om steeds aan te blijven passen op de veranderende behoeftes.
De business consultants van Docspro helpen u hierbij. Zij zijn gespecialiseerd in het inventariseren van organisatieprocessen, inclusief de data- en documentstromen, en kunnen deze koppelen aan de juiste oplossing voor uw situatie. Denk hierbij aan intelligent automation, robotic process automation en content services. Daarbij wordt geleund op kennis en expertise verkregen door opleiding en een jarenlange praktijkervaring.
Dat kan op alle niveaus binnen een organisatie, van management- tot operationeel niveau, binnen een specifiek team of afdeling. Het einddoel daarbij is altijd om medewerkers van de organisatie te helpen om effectiever te werken en daarnaast processen en resultaten blijvend en duurzaam te verbeteren. Hierdoor verkrijgen bedrijven een sterkere marktpositie, krijgen overheidsorganisaties meer vertrouwen van de burger en opereren beide meer compliant en reduceren zij kosten.
De business consultants van Docspro hanteren een doordachte methodiek om processen binnen de organisatie te verbeteren op een continu basis, in plaats van een eenmalige verbeteractie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Business Acceleration Model.
Het Business Acceleration Model
Stap 1 Identificeren
In de eerste stap identificeert de business consultant van Docspro samen met u een informatie-gedreven proces binnen organisatie, afdeling of team dat geschikt is om te verbeteren op basis van gedefinieerde doelstellingen.
Stap 2 Analyseren
In de tweede stap voert de business consultant een analyse uit, waarin hij onder andere input van betrokken medewerkers verzamelt en de aanwezige applicaties binnen het proces in kaart brengt om knelpunten inzichtelijk te maken. De business consultant zal hiervoor in gesprek gaan met zowel de opdrachtgever als met de medewerkers om te achterhalen hoe het proces precies in elkaar zit. De business consultants kunnen op afstand meekijken gedurende bureauonderzoek, en waar nodig zelfs meelopen met de medewerkers om een zo helder mogelijk beeld te ver krijgen van het te optimaliseren proces.
Stap 3 Verbeteren
In de derde stap wordt uiteengezet welke verbeteringen die voortvloeien uit de analyse binnen het proces doorgevoerd kunnen worden. Deze verbeteringen kunnen op meerdere manieren bewerkstelligd worden. Het is mogelijk dat de huidige softwareoplossingen enkel op een andere manier ingericht dient te worden, maar het kan ook zijn dat het verstandiger is om een nieuwe softwareoplossing met meer
functionaliteiten in te zetten. Naast verbeteringen binnen software of systemen, wordt er ook gekeken naar de effectiviteit van het team van medewerkers binnen het proces, en hoe deze verhoogd kan worden.
Stap 4 Presenteren
In de vierde stap wordt het advies gepresenteerd en waar mogelijk voorzien van een visuele weergave om de verbeteringen t.o.v. het huidige proces te verduidelijken. De overwegingen en mogelijkheden worden met de opdrachtgever besproken. De doelstelling en gekozen strategie is vertaald naar een passende oplossing. In overleg met de opdrachtgever wordt besloten om het advies, of delen daarvan, te implementeren onder stap 5.
Stap 5 Transformeren
In de vijfde stap worden de verbeteringen geïmplementeerd. Afhankelijk van de uitkomst van de analyse en de door u gemaakte keuzes betreft dit een transformatie van ingeregelde software, eventueel ondersteund door inzet van nieuwe oplossingen. Hiernaast wordt de meest efficiënte inzet van betrokken medewerkers gerealiseerd, en instrueren en trainen wij deze medewerkers passend. Het rendement van de gemaakte investering in software wordt zo verhoogd en de medewerkers zijn verzekerd van ondersteuning bij de nieuwe manier van werken.
Stap 6 Monitoren
Uw organisatie staat niet stil, zo ook de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, automatisering en robotisering. Nu het proces zo goed mogelijk geïmplementeerd is, is het van belang om het proces blijvend te monitoren zodat er steeds verbeteringen aangebracht kunnen worden. Dit omvat een monitoring en evaluatie op periodieke of continu basis, in plaats van een eenmalige momentopname voor een optimalisatie.
Technische of business consultants van Docspro kunnen op een periodieke basis worden ingezet om nieuwe ontwikkelingen te presenteren en waar nodig toe te passen. Middels periodieke afspraken kan er worden nagegaan of de doelstellingen die aan de grondslag lagen voor verbeteringen behaald zijn. Verbeteringen worden verder doorgevoerd waar dat nodig of gewenst is, en het borgt dat de gekozen oplossing past in de ontwikkelingen binnen de markt, voldoet aan de huidige stand van technologie, en dat deze uiteraard ook in de toekomst goed blijft werken.
Resultaten van verbeteringen kunnen merkbaar zijn van operationeel tot op strategisch niveau.
Een voorbeeld van optimaal benutten van data en informatie
De lokale overheid verzorgt de afhandeling van subsidieaanvragen van burgers voor energiebesparende oplossingen in hun woningen. Mensen kunnen tot drieduizend euro subsidie ontvangen van de instantie. Dat is veel geld voor gezinnen, maar de registratie en goedkeuring van binnenkomende bonnen en facturen van burgers tot en met het uitbetalen van de subsidie duurde maanden. Mensen konden die periode financieel niet overbruggen, dus kozen ze er vaak voor om niet te verduurzamen. Daarom klopte de instantie bij ons aan. Onze geadviseerde verbeteringen in het proces en de digitale oplossing zorgde, dat burgers nu binnen 1 week hun aangevraagde subsidie ontvangen.
‘Ja, in ons bedrijf kan ik een proces of (digitale) documentstroom opnoemen, die nu nog door onze mensen handmatig wordt uitgevoerd. Dat kan vast slimmer. Wie weet zelfs met een koppeling naar andere processen en procedures. Kan ik bij jullie aankloppen om te kijken waar wij meer winst halen? En wat de beste oplossing is?’
Jazeker!
Spar eens met een van onze business consultants over uw opties
Zoekt u een betrokken kennispartner voor de automatisering binnen uw processen en (digitale) data- en documentstromen? Vul onderstaand formulier in en Rima neemt zo spoedig mogelijk contact met u op.
Resultaten van business consultancy in digitalisering van uw processen
Kwaliteit verbeteren
De kwaliteit van de werkzaamheden verbetert aanzienlijk. Met minder handelingen en in minder tijd verlopen processen soepel en snel.
Compliance en accountability
Verhoog uw compliance ten aanzien van de verplichtingen die gelden uit wet- en regelgeving en maak deze aantoonbaar.
Bespaar tijd en geld
Er worden minder fouten gemaakt. Processen, werkzaamheden en handelingen worden geautomatiseerd. Dit bespaart u nog meer tijd en geld.
Verbeteren productiviteit
Een digitale collega gaat 24/7 door, wat de productiviteit bevordert.
Verhogen tevredenheid en vertrouwen
Gedigitaliseerde processen vergroten de tevredenheid en vertrouwen en daarmee automatisch de binding.
Verhogen rendement
Digitalisering, automatisering en robotisering zorgen bovendien, dat het werk door minder mensen wordt uitgevoerd. Dit verhoogt het rendement.
Capaciteit overhouden
U hebt capaciteit over om andere kernactiviteiten te doen en het bedrijf verder vooruit te helpen.
Betere prestaties van de medewerkers
Het werk wordt bovendien aantrekkelijker, doordat repeterende werkzaamheden tot een minimum zijn teruggebracht. Uw medewerkers krijgen zo meer binding met hun werk en dat ziet u terug in betere prestaties.